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Réduire la charge administrative : 12 conseils pour les directeurs financiers

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Un homme fait de la paperasserie, et il veut réduire la charge administrative

Les entreprises du monde entier déclarent que 71 % du temps consacré à l’administration concerne la comptabilité et des questions liées à la facturation et au suivi des paiements. C’est ce qui ressort d’un sondage de Sage. Comment les directeurs financiers pourraient-ils y investir moins de temps ? Voici 12 conseils pour réduire la charge administrative.

1. Gagnez du temps en n’établissant pas vous-même les factures

Bien évidemment, la facturation est inévitable. Mais il n’y a aucune raison pour vous ou votre équipe de le faire. Confiez à vos vendeurs le soin d’établir les factures via votre appli de comptabilité. La plupart des progiciels de comptabilité offrent cette fonctionnalité et fonctionnent également sur les appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes. L’établissement d’une facture électronique ne prend que quelques minutes et peut se faire directement chez le client. De plus, vous évitez la discussion selon laquelle le client prétend ne pas avoir reçu la facture.

2. N’assurez pas vous-même le suivi des factures impayées

Encourager les mauvais payeurs à payer rapidement est une tâche dont n’importe qui peut s’acquitter au sein d’une entreprise. Pourquoi ne laissez-vous pas le vendeur s’en charger dans le cadre de ses attributions ? En effet, il n’obtient sa commission qu’une fois le paiement effectué. Par conséquent, il ne ménagera certainement pas ses efforts pour y arriver. De plus, vous devez veiller à ce que les vendeurs reçoivent une notification du logiciel de comptabilité si une facture n’est pas payée à temps.

3. Veillez à établir une offre cohérente et de qualité

Vous pouvez gagner un temps incroyable en préparant une offre correcte et détaillée suffisamment à l’avance. Si vous y parvenez, vous n’avez qu’à convertir l’offre en facture dans votre logiciel comptable.

4. Planifiez vos tâches

Il est souvent tentant de se charger d’abord des tâches les plus urgentes et de mettre au frigo celles qui le sont moins pendant un certain temps. En soi, rien de bien grave, mais ce n’est pas parce que vous estimez que quelque chose est moins urgent que le client n’attend pas que vous répondiez à sa question. C’est pourquoi vous seriez bien inspiré de planifier une heure fixe chaque jour ou chaque semaine pour également traiter ces cas moins urgents. Vous pourriez, par exemple, assurer chaque jour le suivi des retards de paiement entre 13 et 14 heures.

5. Chronométrez-vous et établissez un nouveau record

Si, après un certain temps, vous avez besoin d’une heure pour approuver, disons, cinq propositions commerciales, mettez-vous au défi d’en traiter six la prochaine fois. C’est ainsi que vous vous stimulerez à être encore plus productif et à rester toujours vigilant et en alerte.

6. Divisez votre journée

Vous vous souvenez peut-être encore des horaires très stricts de l’école ? Tout bien considéré, ce serait une bonne idée de mieux structurer votre journée de travail et de la diviser en différents blocs horaires. Vous pourriez ainsi travailler avec des blocs de 30 minutes. Vous affectez des tâches à chaque bloc de temps que vous voulez ensuite terminer. Prévoyez également vos pauses. La structure vous aidera à travailler plus efficacement.

7. La règle des deux minutes

Si l’on vous confie une tâche supplémentaire qui ne prend que deux minutes à accomplir, faites-la immédiatement. Ainsi, vous n’avez pas à l’ajouter à votre liste À faire et vous n’avez pas à répondre à votre collègue ou client que vous essaierez de vous en charger plus tard. Résultat ? Vous perdez moins de temps.

8. Automatisez

Vous travaillez très probablement avec un logiciel de comptabilité qui peut automatiser un grand nombre de vos tâches quotidiennes. L’intelligence artificielle y contribue aussi dans une mesure toujours plus large. Par exemple, un logiciel peut garantir que les factures sont automatiquement envoyées à la personne responsable de la validation du paiement.

9. Déléguez !

Les tâches dont vous vous acquittez au quotidien doivent-elles être à tout prix effectuées par vous-même ? Votre expérience, vos compétences et vos connaissances sont-elles vraiment absolument nécessaires ? Si ce n’est pas le cas, vous pouvez déléguer certaines tâches à des collègues. Vous abandonnez alors le contrôle… Seule contrainte : vous devrez investir un peu de temps au début pour leur inculquer ces tâches, mais, à terme, cette approche vous fera gagner beaucoup de temps.

10. Tirez parti de nouvelles fonctions du logiciel

S’il y a une nouvelle fonctionnalité disponible dans le logiciel que vous utilisez, il y a alors de fortes chances que vous en receviez une notification. N’ignorez pas ces notifications, car ces nouvelles fonctions sont en effet toujours conçues pour vous faciliter la tâche et vous faire gagner du temps.

11. Choisissez vos horaires de travail

Tout le monde ne peut pas choisir quand il ou elle travaille, mais si c’est possible, vous pouvez gagner beaucoup de temps. Par exemple, travaillez très tôt ou tard dans la journée pour ne pas être dérangé par les e-mails entrants.

12. Ignorez vos e-mails

Avant toute chose, désactivez les notifications et ignorez vos e-mails pendant la majeure partie de la journée. Cela vous empêche de répondre constamment aux e-mails, mais pas de faire le restant de votre travail. Vérifiez et répondez à vos e-mails à intervalles réguliers. Faites-le une ou deux fois par jour pour réduire considérablement cette source de distraction.

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