La oficina de proyectos, una figura interesante en la organización de la pyme

La oficina de proyectos es una figura organizativa que, bien implantada, puede reportar interesantes beneficios a las pequeñas y medianas empresas. Entendiendo un proyecto como cualquier iniciativa de la empresa que suponga un volumen mínimo de esfuerzo (horas, euros) y que requiera desarrollar un trabajo, sujeto a unos riesgos, en unos plazos determinados, con un presupuesto y una calidad determinada, la oficina de proyecto puede dar soporte para gestionar y coordinar su ejecución, desde el principio hasta el fin.

Da igual que la empresa sea industrial o de servicios, la oficina de proyectos, conocida también por sus siglas en inglés, PMO, puede aportar mucho valor a la pyme si se organiza con criterio y sentido común. En la entrada de hoy, vamos a ver de qué manera lo puede hacer.

 

La propuesta de valor de la oficina de proyectos para la pyme

Desde la oficina de proyectos se puede proporcionar valor a la pyme en varios frentes. A continuación, se mencionan los más importantes:

• Proporcionando una visión global de los proyectos en cartera: dirigida a cualquier área que la demande, desde la oficina de proyectos se elabora información de calidad sobre la cartera de proyectos, es decir, sobre el estado de los proyectos en curso, sobre los que ya se han cerrado y acerca de los que están programados para ejecutarse en el futuro.
• Proporcionando información en detalle sobre cualquier proyecto: desde la oficina de proyectos, se elabora información con gran nivel de detalle de cualquiera de los proyectos en cartera. Desde la PMO se puede informar, por ejemplo, acerca del grado de avance, tanto real como esperado, sobre el estado de cada tarea, sobre los riesgos y problemas que afectan al proyecto, sobre el presupuesto incurrido y sobre los distintos «entregables» previstos durante su ejecución.
• Elaborando metodología corporativa para la gestión de proyectos: para que todos los proyectos se gestionen siguiendo un patrón común, la oficina de proyectos elabora metodología en materia de gestión de proyectos. En ella se indica básicamente qué es un proyecto y, a partir de ahí, el cómo, cuándo, qué y quien debe reportar información en cada uno de ellos. La idea es que el patrón fundamental de gestión de proyectos sea común a toda la organización, independientemente de quien sea su responsable.
• Asegurando la calidad de los datos reportados: en base a la metodología corporativa de gestión de proyectos, una de las funciones clave de la oficina de proyectos es perseguir que se cumpla la metodología corporativa de reporte de proyectos, de tal manera que el proceso de información que llevan a cabo los responsables de proyecto tenga un nivel de calidad suficiente para generar información veraz sobre la cartera de proyectos.
• Manteniendo bajo control los riesgos asociados a los proyectos: una de las misiones más importantes de los responsables de proyecto es la de informar de los riesgos que puedan afectar al proyecto. Por ejemplo, una dependencia con un segundo proyecto, la cual podría hacer que el primero se parase en caso de que no avanzase a buen ritmo. La oficina de proyectos debe controlar que se están reportando en cada proyecto los riesgos que realmente existen y con la categoría adecuada, en función de su nivel de probabilidad de ocurrencia y el impacto en el proyecto. En paralelo, también debe aprovechar su visión global de los proyectos para informar sobre posibles riesgos cruzados entre ellos, como puede ser que un equipo entre en conflicto por tener programado para el mismo día dos tareas diferentes que no son compatibles.

Conclusiones

La oficina de proyecto, o PMO, es una figura que en la organización de una pyme puede aportar mucho valor para conseguir los objetivos marcados en cada proyecto, de plazo, calidad y coste. Es frecuente ver como en muchas organizaciones se llevan a cabo proyectos y a veces ocurre que un departamento no se entera de lo que está desarrollando otro, incurriendo en sobrecostes, retrasos y otros contratiempos que son no son producto de otra cosa que no sea la falta de una visión global.

La oficina de proyectos aporta una manera de trabajar común para todos, basada en una metodología corporativa, y que permite a los órganos de dirección disponer de una visión global de los proyectos y los riesgos que les afectan. No es una figura muy común en el entorno de la pyme, pero en estos tiempos en los que prima la eficiencia y el buen hacer, no estaría de más plantearse cómo la creación de una podría ayudar a la organización.