Tirer le meilleur parti possible de son temps : un parcours en 4 étapes à l’attention des gérant(e)s de petites sociétés

Gérer une petite société implique de devoir résoudre une grande variété de problématiques.

Depuis l’acquisition de clients plus nombreux et les services à leur proposer jusqu’au relationnel, en passant par la facturation, le suivi des paiements, le paiement des fournitures et des équipements, la gestion des collaborateurs — et bien d’autres choses encore… Largement de quoi s’occuper !

Nombreux sont ceux et celles qui se rendent compte qu’ils consacrent davantage de temps à faire en sorte que la boutique continue de tourner plutôt qu’à la faire progresser. En d’autres termes, ils travaillent plus sur les rouages que sur la direction.

« Au Royaume-Uni, une PME court en moyenne après cinq factures impayées, représentant un montant moyen de 8.500 livres (9.930 euros). Ce qui monopolise, chaque jour, pas moins d’une heure et demi de leur temps. » – Tide

De surcroît, les décideurs et dirigeants de petites entreprises passent jusqu’à 12 heures par semaine — soit 30% de leur temps de travail — pour assumer ces tâches.

Ces derniers temps ont été synonymes de nombreux défis — mais également de nombreuses opportunités. Faire en sorte de les gérer correctement exige du temps, une denrée rare.

Recourir à l’automatisation constitue l’une des principales solutions que vous puissiez apporter à ce problème. Mais comment procéder ? Comment le faire selon une démarche qui corresponde aux besoins de votre société ? Et qui vous aide à exploiter vos opportunités de manière optimale ?

Nous abordons tous ces points, et d’autres encore, dans ce qui suit :

• Etape n°1 : Prenez le temps d’identifier là où le bât blesse plus particulièrement et pourquoi
• Etape n°2 : Evaluez l’impact qu’auraient le problème et la solution
• Etape n°3 : Précisez la nature du problème : implique-t-il des personnes, des processus ou des systèmes ?
• Etape n°4 : Il existe une appli pour cela — et elle est parfois gratuite
• Conclusion

Etape n°1 : Prenez le temps d’identifier là où le bât blesse plus particulièrement et pourquoi

Ce que nous entendons par là, c’est qu’au lieu de vous focaliser sur l’impact (nous déboursons x euros par mois en frais bancaires), vous avez intérêt à vous concentrer sur le pourquoi.

La clé réside ici dans une analyse de causalité.

Cela vaut la peine de prendre le temps de comprendre la source des problèmes. Par exemple, une augmentation des frais bancaires pourrait être due à un paiement tardif de factures.

Et elles sont payées en retard soit parce que vous ne facilitez pas les choses pour vos clients en vue d’un paiement, soit parce ce que vous ne leur envoyez pas un rappel suffisamment tôt.

Que faire, dès lors, pour résoudre ces défis ?

Voici trois pistes possibles :

Ajoutez des boutons de paiement à vos factures

Les clients reçoivent une facture par courriel qui comporte un bouton “Payer maintenant”, renvoyant vers un prestataire de paiement, tel que Mollie. Cela vous permet de recevoir rapidement et en toute sécurité des paiements, directement au départ de la facture.

Et cela a également pour effet de faciliter le paiement pour vos clients.

Implémentez une solution automatisée de vérification de solvabilité

Vous avez la possibilité d’intégrer votre prestataire de courriel avec des logiciels qui envoient automatiquement aux clients, en temps voulu, des courriels et messages comportant des rappels de paiement, ou encore des copies de facture, des accusés de réception de paiement et d’autres choses encore.

Le tout en vous préservant une image de professionnalisme et de courtoisie et en vous faisant gagner du temps.

Contrôlez régulièrement la solvabilité des clients

Vous pouvez avoir recours à des logiciels pour vous aider à mieux évaluer la solvabilité de clients par le biais de rapports de crédit qui indiquent la situation financière d’un client.

Etape n°2 : Evaluez l’impact qu’auraient le problème et la solution

Nous ne limitons pas ici le raisonnement à du “pensez à l’argent” — même si le résultat final influencera généralement votre trésorerie.

Il pourrait tout aussi bien s’agir de paramètres qui ont provoqué de l’absentéisme ou de la rotation de personnel, de la perte de clients, ou encore une carence en prospection de clientèle. Par exemple, si vous avez besoin de plusieurs équipes pour s’occuper d’un client insatisfait, recourir au courriel et à l’envoi de pièces jointes ne constitue pas toujours la meilleure manière de coopérer en toute souplesse.

De l’inefficacité dans la collaboration pourrait se traduire par la perte d’un client.

Dans ce cas, utiliser un logiciel de type tableau blanc, intégré à un potentiel de messages instantanés et à du stockage de documents, pourrait se traduire par une résolution nettement plus rapide d’un problème de service clientèle.

Et n’oublions pas que les contraintes de conformité peuvent provoquer pas mal de maux de tête s’il n’est pas correctement assumées.

Pour demeurer conforme, vos données et votre gestion doivent être en ordre et être conservées de manière sécurisée. C’est encore mieux si votre expert comptable ou votre comptable peut accéder à l’information par le biais d’un logiciel, de telle sorte à vous épauler par des conseils.

Veillez à faire d’un processus d’amélioration une priorité, afin de vous garantir la transformation progressive dont vous avez besoin, compte tenu de l’impact préétabli. Recourez également au bon logiciel décisionnel (business intelligence) pour vous guider et pour mesurer vos performances.

« Des entreprises largement automatisées ont six fois plus de chances d’enregistrer une croissance de chiffre d’affaires supérieure à 15% » – Thinkautomation.com

Etape n°3 : Précisez la nature du problème : implique-t-il des personnes, des processus ou des systèmes ?

Autant l’informatisation peut s’avérer utile, autant il est important de bien comprendre si le problème vient des individus, des processus ou des systèmes.

Par exemple, vos employés disposent-ils des compétences adéquates ? Le processus utilisé souffre-t-il de redondance ? Les systèmes concernés communiquent-ils entre eux ou sont-ils source d’un surcroît de travail manuel pour transférer ou relayer des données ?

Ajouter de l’automatisation peut contribuer à accélérer un processus — à condition que le processus lui-même soit celui qui convient, est effectué par la personne adéquate et a l’effet désiré sur les autres processus et activités qui lui sont associés.

Etape n°4 : Il existe une appli pour cela — et elle est parfois gratuite

Vous avez l’embarras du choix pour ce qui est de la manière d’automatiser vos processus — mais ces options ne seront réellement utiles que si elles peuvent communiquer avec vos principaux systèmes.

Lorsque vous vous mettez en quête d’une solution, n’oubliez pas de tenir compte des éléments suivants :

• Potentiels : faites en sorte de choisir quelque chose qui corresponde aux fonctionnalités que vous avez identifiées comme indispensables (les “must have”) et qui s’aligne le plus possible avec celles considérées comme “nice to have”.
• Flexibilité : efforcez-vous d’anticiper, de vous projeter dans l’avenir. La solution vous sera-t-elle utile, tant aujourd’hui que demain ?
• Intégration : votre but est d’alléger votre charge administrative, pas d’en rajouter. Recherchez une solution qui puisse opérer de concert, “co-”opérer, avec d’autres solutions.
• Support : vous vous y connaissez peut-être en technologie, ou peut-être pas. Quoi qu’il en soit, vous pouvez en arriver à un stade où vous avez besoin d’aide – un système bénéficiant d’un support de qualité peut s’avérer d’une importance critique.

Vous avez la possibilité d’étudier les possibilités d’intégration en consultant une place de marché d’applis qui héberge des solutions soigneusement sélectionnées, telle que Zapier, qui s’intègrent avec des logiciels de gestion d’entreprise.

Conclusion

Peut-être vous dites-vous « OK mais les choses n’en sont pas encore là. Je m’en sors ». Posez-vous plutôt quelques questions importantes : « Est-ce nécessaire ? » et « Combien cela me coûte-t-il réellement de simplement “m’en sortir” ? »

La pandémie a engendré un regain d’informatisation mais nombreuses sont les entreprises qui se sont contentées d’être simplement présentes en ligne.

En réalité, les opportunités se nichent dans bien d’autres leviers d’action.

Imaginez que vous puissiez vaquer à vos occupations et accomplir vos tâches en sachant que le planning est optimisé, que les clients obtiennent le service dont ils ont besoin, que fournisseurs et factures sont payés, que les campagnes de marketing sont lancées, que toutes les dépenses et transactions commerciales sont justifiées, quel que soit le canal emprunté — et cela, en exigeant un minimum d’efforts de votre part.

Et, résultat direct, imaginez à quoi pourraient ressembler vos soirées, vos week-ends et votre solde bancaire…