Comment économiser de l’argent en amortissant mieux vos actifs immobilisés

Vous est-il déjà arrivé de vous rendre à votre bureau un jour de calme plat, le week-end ou pendant les vacances, et d’y jeter nonchalamment un regard ? Vous avez sans doute vu un environnement professionnel rempli d’ordinateurs, de bureaux, de sièges et de placards. Pour le commun des mortels, il ne s’agit là que de meubles. Dans le monde de la finance, ces fournitures ont droit à une autre qualification : les voilà soudain devenues des actifs immobilisés.

L’amortissement d’actifs immobilisés, ou le suivi du cycle de vie d’actifs immobilisés et la déclaration de leur valeur résiduelle à des fins d’assurance et de fiscalité, représente l’un des processus financiers les plus importants pour les entreprises. Toutefois, nombre de sociétés éprouvent des difficultés à produire des rapports précis à propos de leurs actifs immobilisés. Conséquences ? Elles dépensent trop en primes d’assurance et en impôts. Dans cet article, nous analysons les raisons qui, pour de nombreuses sociétés, transforment ce processus en défi ainsi que la manière de surmonter l’obstacle.

Les défis d’un calcul d’amortissement d’actifs immobilisés

Les actifs immobilisés sont source de croissance. Chaque organisation, quel que soit son secteur, a besoin d’ordinateurs, de copieurs, de bureaux et de matériel de bureau pour prospérer. Mais tous ces éléments doivent être amortis de manière précise au fil des ans, en respect d’une planification souvent complexe. Qui plus est, le type d’actifs détermine les règles et la législation qui s’appliquent. Il se peut par exemple que l’élément en question doive suivre un schéma ou une méthode spécifique afin d’être amorti.

Il est essentiel pour procéder à l’amortissement de connaître le type d’actifs qui figurent dans les comptes de la société. Si une société n’en est pas sûre à 100 %, c’est la totalité du processus qui devient particulièrement complexe et chronophage. De nombreuses sociétés ont par exemple recours à des tableurs pour lister leurs actifs immobilisés et pour générer leur schéma d’amortissement. Le tout combiné à des actes d’inventaire informels et ad hoc lorsqu’un collaborateur en trouve le temps. Cela se traduit parfois par des lacunes dans le suivi administratif. De quoi déstabiliser soudainement l’inventaire.

Dès lors, la mise à jour et l’amortissement des actifs immobilisés s’avèrent souvent un véritable défi pour l’équipe financière. En particulier lorsqu’elle est accaparée par la collecte des éléments budgétaires prioritaires et par les contrôles annuels. Qui plus est, les membres de l’équipe comptable doivent souvent collaborer avec d’autres départements, comme le service informatique ou les bureaux régionaux par exemple. Ces derniers disposent souvent de leurs propres listes d’actifs dont ils ont la gestion. La réconciliation de ces données est alors source de charge administrative supplémentaire.

Bien que cette méthode de gestion de vos actifs immobilisés soit largement répandue, le compteur grimpe rapidement, que ce soit en termes de temps ou de moyens financiers à y consacrer. Premier élément : gérer vos actifs immobilisés manuellement exige beaucoup de temps de la part de vos collaborateurs. Du temps qui peut être plus utilement investi. C’est même l’un des obstacles les plus fréquents à la productivité au sein de sociétés en croissance. Deuxième élément : si des actifs qui ne sont plus utilisés ne sont pas supprimés de la comptabilité, les impôts et primes d’assurance qui s’y rapportent continuent d’être payés par les sociétés concernées.

Un amortissement d’actifs immobilisés inexact est source de frais superflus

Quel est le coût réel d’un processus d’amortissement inefficace pour une société ? En moyenne, les entreprises paient environ 12 % d’impôts et de primes d’assurance en trop pour leurs actifs immobilisés. De même, des erreurs dans le calcul du montant amortissable sont source de coûts supplémentaires. Et ce, en raison du fait que les primes d’assurance sont généralement basées sur un pourcentage de la valeur totale actuelle d’un actif.

Les entreprises passent ainsi à côté de réductions auxquelles elles auraient normalement eu droit. Au bout du compte, cela se traduit par des coûts totaux de possession (TCO) plus importants que strictement nécessaires. Un processus d’amortissement des actifs immobilisés inefficace a pour effet de voir les entreprises gaspiller du capital qu’elles auraient sinon pu investir à bon escient afin d’assurer leur croissance.

Par ailleurs, les coûts d’opportunités dans le cadre de la gestion de vos actifs immobilisés n’ont pas uniquement un caractère financier. En effet, les coûts cachés, liés au temps que vos collaborateurs consacrent aux opérations ainsi que les inefficacités, jouent également un rôle. Lorsque des professionnels de la finance doivent monopoliser leur temps pour éplucher vos actifs immobilisés et leur amortissement, vous les privez d’un temps qu’ils pourraient consacrer à des tâches plus utiles. Veiller à ce que le RGPD soit bien appliqué par exemple, ou la formulation de conseils financiers stratégiques à destination de la haute direction.

Qui plus est, une gestion laxiste de vos actifs immobilisés peut avoir pour conséquence de remettre en cause l’exactitude de vos rapports financiers. Un souci supplémentaire dont votre équipe n’a certainement pas besoin. Les actifs qui ne bénéficient pas d’un suivi adéquat risquent en outre d’être égarés, voire volés. Ce qui, à son tour, exigera du temps de la part de vos collaborateurs et entraînera des coûts de remplacement. La plupart des sociétés qui font face à ces défis recherchent dès lors des solutions pour retrouver la maîtrise du processus.

Comment reprendre le contrôle et économiser de l’argent

Heureusement, il existe des méthodes plus simples et moins onéreuses pour gérer vos actifs immobilisés. En recourant à des logiciels spécialement conçus pour cette tâche, une entreprise peut tenir à jour son registre de façon précise et assurer correctement ses actifs. Elle y gagnera également du temps. Votre équipe financière pourra notamment se concentrer sur des projets plus importants. Voici trois manières de retrouver le contrôle. Elles vous permettent de gérer vos actifs immobilisés avec précision tandis que vous ne payez que pour ceux qu’utilise votre société.

• Procédez à un inventaire complet. Procéder à un tour d’horizon complet de vos actifs immobilisés ne présente pas nécessairement de difficultés. A l’aide de lecteurs de codes-barres, vous pouvez réaliser un inventaire en toute simplicité. Y compris lorsque plusieurs sites sont concernés. Vous pouvez ensuite rassembler et centraliser les divers enregistrements collectés en un seul et même endroit. Vous mettez ainsi un terme au compartimentage, vous évitez les doublons tandis que vos collaborateurs s’épargnent pertes de temps et tracas.
• Optimisez le cycle de vie de vos actifs immobilisés. Une fois que vous savez de quelles ressources vous disposez, vous pouvez passer aux choses sérieuses : déterminer quelle méthode d’amortissement s’applique à chaque élément, ainsi que la manière de gérer au mieux leur cycle de vie. Des logiciels intelligents permettant d’effectuer le suivi des actifs immobilisés peuvent également s’avérer utiles. Ils vous seront d’une grande aide, que ce soit pour calculer l’amortissement et la répartition des coûts ou pour établir les états financiers. Ce type d’outil peut même conserver des copies numériques d’actifs importants et faire ainsi office de référence sans équivoque pour chaque actif de l’organisation. Au lieu de courir après l’information lorsque vous en avez besoin, vous avez ainsi la possibilité, en tant que société, de planifier vos futurs investissements de manière proactive et d’en maximiser le ROI.
• Investissez dans du logiciel pour assurer le suivi de vos actifs immobilisés. Les tableurs sont utiles mais ils s’avèrent rapidement insuffisants lorsqu’il s’agit d’assurer le suivi de vos actifs. A un moment donné, il vaut mieux investir dans du logiciel dédié capable de rationaliser vos processus. Votre société y gagnera ainsi en visibilité sur ses actifs immobilisés. Vous réduirez les coûts totaux de possession, tout en simplifiant vos flux opérationnels et financiers.

A première vue, la gestion des actifs immobilisés semble assez complexe. Ces derniers sont tributaires d’une quantité de règles, de législations, de méthodes d’amortissement et sont souvent dispersés géographiquement. Les tenir à l’œil représente ainsi un certain défi. Sans compter les nombreux tableurs et silos d’informations. Il existe toutefois une meilleure manière de les gérer ; une manière qui économise des coûts et qui augmente la productivité. En rationalisant le processus de suivi et d’amortissement des actifs immobilisés, vos actifs peuvent se transformer en rouage bien huilé de votre organisation, ainsi qu’une source de croissance plutôt que d’entrave.