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Anti-sèche pour vos factures : les mentions à ne pas oublier

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Anti-sèche pour vos factures : les mentions à ne pas oublier

Une femme élabore les factures de son entreprise.

L’argent est un élément vital pour toutes les entreprises. Sans lui, pas de survie possible. S’il est important de recevoir les paiements qui vous sont dus, être payé dans les temps est tout simplement essentiel pour éviter l’étranglement de votre trésorerie. L’une des options qui s’offre à vous est de recourir à une solution automatisée qui autorise les paiements directs au départ de vos factures, de telle sorte que vous soyez payé à temps.

Par ailleurs, une facture correctement rédigée peut faire une réelle différence pour un paiement rapide, dans la mesure où cela vous évite des complications pour cause d’informations incomplètes ou manquant de clarté.

Une facture bien conçue, qui comporte toutes les informations requises, fera bonne impression auprès des clients.

Un document comportant des erreurs élémentaires et une mise en page brouillonne risquent de donner l’impression d’un manque de professionnalisme, chose que vous aurez à cœur d’éviter.

Les différents types d’entreprises, telles que les entreprises unipersonnelles, les sociétés de personnes et les sociétés exonérées de la TVA, doivent respecter des exigences légales spécifiques en matière de mentions devant figurer sur une facture.

Nous vous proposons ci-dessous un guide complet dédié à la création d’une facture pour une petite société. Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour rédiger et envoyer des factures professionnelles et assurer ainsi le suivi de ce qui vous est dû.

Dans le présent article, nous abordons les sujets suivants :

Quels éléments doivent figurer sur une facture ?

Une facture type doit inclure les indications suivantes :

1. “Facture”

Identifiez le document à l’aide du nom “facture” afin de le distinguer d’un devis, d’une note de crédit ou d’un reçu.

2. Un numéro de facture unique

Le numéro de chaque facture doit être unique (sans doublons) à des fins d’identification explicite. Vous devez tenir à jour la liste des numéros et références utilisés.

Recourez pour ce faire à un système de numérotation consécutive.

3. Le nom de votre société, son adresse et son numéro de TVA

Les choses sont différentes pour les entreprises unipersonnelles et les sociétés de personnes mais il s’agit essentiellement d’indiquer clairement la dénomination commerciale et l’adresse professionnelle, de même que les coordonnées que le client peut utiliser pour vous contacter en cas de question ou de différend.

4. Nom et/ou nom de société, adresse et numéro de TVA du client

Il s’agit là d’une procédure habituelle pour toutes les factures, par ailleurs importante pour les clients qui désirent récupérer la TVA facturée.

5. Une description des produits ou services

Une description claire des produits et services facturés, chaque service ou article étant mentionné sur une ligne distincte pour une identification explicite.

6. La date de livraison

Ce que l’on appelle “date de livraison” correspond à la date à laquelle les produits ou services ont été fournis. La date de livraison peut différer de la date de facture mais se situe généralement dans un laps de temps de 30 jours.

7. La date de la facture

La date à laquelle la facture a été produite et non pas la date à laquelle les produits ont été livrés.

8. Prix par article, hors TVA, et quantité de chaque produit

Si une liste de produits ou de services figure dans la description, chacun d’eux doit être associé à un montant individuel. Le cas échéant, mentionnez également la remise par article. Ajoutez-y également le tarif de TVA pour chaque article si plusieurs tarifs s’appliquent.

9. Montant total hors TVA, total de la TVA et montant total à payer, TVA incluse

La somme totale de tous les produits figurant sur la facture.

Vous ne devez pas mentionner tout ce qui se rapporte à la TVA si le contexte est celui d’une exonération. Voir également ci-dessous le chapitre consacré aux “Factures exonérées de TVA”. Les exemptions doivent être clairement mentionnées.

Vous devriez également inclure les éléments suivants :

10. Délai de paiement

Habituellement précisé dans les conditions générales et acceptées comme telles par votre client.

Il s’agit des conditions de délai de paiement : elles devraient figurer en bas de la facture. Par exemple, paiement dans les 30 jours.

11. Numéro de bon de commande

Si votre client vous communique un numéro de bon de commande (numéro B.C. ou PO), ce dernier doit clairement être repris sur la facture.

Il arrive que certains clients demandent que le nom de la personne de contact figure sur la facture.

Il est conseillé de demander un bon de commande dans la mesure où, une fois généré, ce dernier donne lieu à un contrat juridiquement contraignant entre vous et votre client.

12. Mode de paiement de la facture

Enumérez les différents modes possibles de paiement de la facture et mentionnez vos coordonnées bancaires. Par exemple, votre numéro de compte (IBAN) et le numéro de code bancaire (BIC/SWIFT) pour un virement bancaire.

Plus d’informations sur la façon d’être payé dans les délais impartis :

Facture d’entreprise unipersonnelle vs facture de société de personnes

Selon que vous soyez propriétaire d’une entreprise unipersonnelle ou d’une société de personnes, il vous faut tenir compte d’un certain nombre de différences lorsque vous établissez une facture.

Factures exonérées de TVA

Si vous êtes assujetti à la TVA — c’est le cas pour toute entreprise qui exerce des activités économiques de manière régulière et indépendante —, vous êtes tenu de facturer la TVA à vos clients. Des exemptions sont toutefois possibles, par exemple si votre chiffre d’affaires est inférieur à 25.000 euros — et si vous êtes enregistré sous le régime de l’exonération de TVA pour les petites entreprises — ou si vous exercez exclusivement des activités exonérées de TVA, par exemple des activités socio-culturelles, financières et médicales. Dans ce cas, vous pouvez ne facturer aucune TVA à vos clients.

A mentionner dès lors sur la facture :

  • « Régime spécial de franchise pour les petites entreprises »
  • Ou « Exonéré de la TVA en raison de l’article… », si le service concerné est exonéré de la TVA. Les bases légales pour l’exonération doivent être décrites en détail.

Autres mentions exceptionnelles possibles :

  • « Transfert de TVA », si la TVA est due par le cocontractant
  • « Facture émise par le client » en cas de self-billing (auto-facturation)

Types de factures

Il existe différents types de factures :

  • Facture classique – la plus utilisée
  • Facture récurrente – à montant fixe, souvent à fin de mois, tel qu’un loyer
  • Facture d’heures de travail – sur la base du temps de travail (nombre d’heures prestées) et d’un tarif horaire fixe
  • Facture périodique – en cas de projets de longue durée afin, dans l’intervalle, de faire payer une partie de la somme due
  • Facture d’acompte – pour faire payer une partie pour exécution ou livraison
  • Facture pro forma – facture non officielle ; correspond davantage à un devis ou à une confirmation de commande
  • Facture commerciale – facture spéciale pour commerce international, comportant des données supplémentaires pour la déclaration en douane si les produits franchissent les frontières. Plus de détails ci-dessous.

Factures internationales

Une facture commerciale est nécessaire en cas de commerce international. Elle est utilisée pour la déclaration en douane si les produits franchissent les frontières. L’élément important à retenir en la matière est que les coordonnées de l’acheteur et du vendeur doivent y figurer, de même que le nombre de produits vendus, leur coût et les taxes à payer. Vous devez par ailleurs ajouter le pays d’origine, les conditions de vente, le numéro d’identification du transporteur, un code harmonisé pour chaque produit et une déclaration attestant de l’authenticité de la facture.

Dans la mesure où d’autres règles sont d’application, vous ne facturez pas de TVA sur vos factures destinées à l’étranger. Plus d’informations au sujet des règles de TVA dans l’UE ici.

Modalités de paiement d’une facture

Il est de votre responsabilité de préciser au préalable vos modalités de paiement et d’en convenir avec vos clients.

Privilégiez la simplicité et mentionnez clairement vos conditions sur la facture de telle sorte que le destinataire sache quand le paiement doit être effectué.

Dans de grandes entreprises, un département n’est peut-être pas au courant des conditions dont vous êtes convenu avec votre personne de contact.

Si vous êtes une petite société ou un entrepreneur, il est généralement conseillé d’éviter les modalités de paiement complexes afin de parer à tout malentendu et retard de paiement.

Pour vous assurer du meilleur résultat possible, mentionnez simplement :

“A payer dans les 30 jours.”

Ou recourez à une formule amicale et à un langage moins formel :

“Nous apprécions de faire affaire avec vous. Merci de payer dans les 30 jours qui suivent la réception de la présente facture.”

Modalités fréquentes de paiement de facture

Habituellement, une autre entreprise dispose de 30 jours pour payer votre facture, à compter de la date de réception de la facture. Vous avez toujours la possibilité de convenir d’un autre délai. Veillez à le préciser par écrit et à ce que le délai soit bel et bien mentionné sur votre facture.

Paiement anticipé

Peut s’appliquer lorsque vous traitez avec de nouveaux clients ou des clients ayant de mauvais antécédents de paiement. “Paiement anticipé” signifie que vous exigez un paiement intégral avant que les produits ou les services ne soient livrés.

Net (N)

Les délais de paiement nets indiquent le nombre de jours dont le client dispose pour payer une facture. “Net 10” signifie que le montant total doit être payé dans les 10 jours et “Net 30” qu’il doit l’être dans les 30 jours.

“Net” peut être remplacé par l’abréviation “N”, par exemple N10 ou N30.

Fin de mois

Fin de mois signifie que le paiement intégral doit intervenir endéans le nombre de jours suivant la fin du mois pendant lequel la facture a été générée.

Formule possible à mentionner sur une facture : “A payer dans les 30 jours fin de mois”.

Si votre facture est datée du 5 avril et que vous avez fixé comme modalité “30 jours fin de mois”, le paiement intégral doit être effectué avant le 30 mai.

Mois suivant la date de facturation

“15 jours mois après la date de facture” signifie que le montant total doit être payé au cours de la première quinzaine du mois suivant la date de facturation.

Par exemple, si le délai de paiement est “15 jours mois après la date de facture” et si la facture est datée du 5 janvier, le paiement doit intervenir avant le 15 janvier. Si la même facture est datée du 20 janvier, le paiement doit intervenir avant le 15 février.

Remise

Une remise est octroyée sur le montant total si le paiement est effectué endéans le nombre de jours mentionné.

“1/10 Net 30” ou “1% 10 Net 30” signifie qu’une réduction de 1% est offerte sur les paiements qui sont effectués dans les 10 jours. Sinon, le montant intégral doit être payé dans les 30 jours.

Si vous attachez une grande importance à la rapidité de paiement, le fait d’accorder une remise pour paiements rapides peut vous permettre de recevoir votre argent plus rapidement sur votre compte bancaire.

Paiement échelonné

Il est possible de convenir d’un plan de paiement avec votre client afin de faire effectuer le paiement du montant total en plusieurs phases.

Par exemple, quatre paiements échelonnés de 25% chacun ou deux paiements échelonnés de 75% et 25%.

Si vous êtes engagé dans un projet de grande envergure, demandez un paiement anticipé partiel, par exemple 25%, et des paiements étalés pendant toute la durée du projet afin d’éviter les risques et de gérer votre trésorerie.

Méthodes de paiement d’une facture

Après avoir précisé le montant à payer, vous aurez également à cœur de faciliter la manière dont votre client vous paiera concrètement.

Mentionnez sur votre facture les différents modes de paiement que vous acceptez, de même que vos coordonnées bancaires.

Méthodes habituelles de paiement d’une facture

Virement bancaire

L’un des modes de paiement les plus fréquents est le virement bancaire – un paiement électronique effectué directement d’un compte bancaire vers un autre et généralement exécuté en ligne ou à la banque.

Un délai de trois jours est habituellement nécessaire pour qu’un paiement apparaisse sur votre compte. Les paiements plus rapides deviennent toutefois monnaie de plus en plus courante. Ils peuvent même se matérialiser instantanément sur votre compte lorsqu’ils sont effectués au sein d’une même banque.

A mentionner sur votre facture :

  • Votre numéro de compte IBAN
  • Votre code BIC ou SWIFT avec, éventuellement, le nom de votre banque
  • Une communication éventuelle

Vous avez également besoin de ces éléments dans le cadre de paiements internationaux. L’IBAN, International Bank Account Number, est par ailleurs votre numéro de compte international et est utilisé par la majorité des pays européens, par l’Australie et la Nouvelle Zélande. Le code BIC, Bank Identifier Code, ou SWIFT, Society for Worldwide InterBank Financial Telecommunications, permet d’identifier votre banque. Ces chiffres figurent sur votre carte bancaire.

Paiement en ligne

Pour des modes de paiement en ligne, tels que Bancontact, PayPal, iDEAL, une autre appli bancaire ou une carte de crédit telle que Visa ou Mastercard, il convient d’ajouter un lien de paiement à votre facture en ligne. En sélectionnant ce lien, votre client atterrit directement dans un environnement de paiement sécurisé où il ou elle pourra choisir un mode de paiement et effectuer immédiatement le paiement.

Pour ce faire, vous devez recourir aux services d’un Payment Service Provider qui autorise différentes méthodes de paiement en ligne, comme par exemple Mollie ou MultiSafePay.

Paiement cash

Vous pouvez recevoir un paiement en cash d’un montant maximal de 3 000 euros. Cette méthode s’applique plus particulièrement aux petites sociétés qui traitent avec des particuliers. La majorité des factures B2B ne sont pas payées en espèces.

N’oubliez pas que le paiement en cash ne constitue pas la méthode la plus sûre étant donné que vous risquez de vous exposer à de faux billets de banque et que vous courez un risque supplémentaire lorsque vous vous rendez à la banque pour y déposer les espèces que vous transportez avec vous.

Quel est le meilleur moment pour envoyer votre facture ?

La réponse la plus logique à cette question est la suivante : dès que possible. Plus vous retardez l’envoi de votre facture, plus long sera le délai de paiement.

A cela s’ajoute la législation sur la TVA qui vous oblige à envoyer votre facture au plus tard le quinzième jour ouvrable du mois suivant la livraison de votre produit ou de votre service.

En cas de vente de produits

Les options sont plus simples. Vous pouvez demander à être payé avant que les produits soient envoyés, à la réception des produits ou selon vos propres conditions, par exemple dans un délai classique de 30 jours.

Davantage de flexibilité pour des services

  • De nombreuses études existent au sujet du meilleur jour de la semaine ou du mois pour l’envoi de votre facture mais le fait est que vous serez payé au moment où les entreprises procèdent à leurs paiements. Et cela se produit généralement – mais pas toujours – à la fin du mois.
  • Cherchez à savoir quand votre client effectue ses paiements et demandez quels sont les délais à respecter pour émettre les factures dans le courant du mois en cours.
  • Si votre projet est de longue durée, vous négocierez sans doute une émission mensuelle de facture. Habituellement à la fin du mois afin de couvrir le mois en cours.
  • Si vous procédez par paiements échelonnés (tel que mentionné ci-dessus), vous pouvez convenir au préalable de la date d’émission des factures. Un exemple : avant de commencer, après soumission des propositions, avant présentation des premières esquisses et après finalisation, et à la signature.
  • Pour les free-lances individuels qui travaillent pour une grande entreprise qui applique une politique de paiement à 90 jours, ce type de dispositions peut paraître infaisable pour des raisons de trésorerie et de risque élevé. Le fait de négocier une facturation au début de votre intervention, voire même avec mention d’une date antérieure au début de votre travail, peut vous permettre de contourner leur système habituel et diminuer les délais de votre paiement. Vous pouvez également insister pour qu’ils respectent vos délais de paiement mais la chose n’est pas toujours possible dans le cadre d’un système rigide.

Pensez toujours à vérifier l’exactitude de votre facture avant de l’envoyer afin d’éviter les retards.

Faites preuve de célérité, de politesse et d’exactitude.

Comment envoyer votre facture

La structure de votre facture ne représente que la moitié du processus. Il est sans doute plus important de veiller à ce que votre facture parvienne à la bonne personne, apte à vous payer.

Demandez à votre client le nom et les coordonnées de la personne de la comptabilité qui procèdera au paiement.

Il est essentiel de disposer de cette information de telle sorte à pouvoir faire la chasse aux retards de paiement, étant donné que la personne qui effectue le paiement dispose de l’autorité pour le faire.

Le moyen traditionnel pour envoyer des factures est de le faire par courriel. Lorsque vous procédez à l’envoi à destination du département comptable, mettez dès lors votre personne de contact en copie (CC).

Utilisez un document qui peut être ouvert de manière universelle. Les départements comptables privilégient avant tout les PDF.

N’envoyez pas de fichiers Word ou Excel, dans la mesure où ils risquent d’être reformatés lors de l’ouverture sur différents appareils. L’information peut alors devenir illisible et, chose plus importante, être modifiée.

Objet

Les grandes entreprises qui doivent traiter des milliers de factures désirent se simplifier le plus possible la vie. Pour éviter que votre courriel s’égare, il est recommandé d’utiliser un objet lisible.

Un département comptable surchargé vous en saura gré.

Structure de l’objet

[Nom de votre entreprise] [Votre facture produits/services] [mois/année]

Par exemple…

Sparkle Design, Facture services de conception de brochure, janvier 2021

Rédiger votre e-mail

Nul besoin d’écrire un roman. Pour faire preuve de professionnalisme, libellez votre courriel de manière claire et concise :

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A l’attention de [grande entreprise],

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Veuillez trouver en pièce jointe ma facture datée du 31 janvier 2021, d’un montant de 500 euros, pour services de conception de brochure.

(Non essentiel) Si vous avez un numéro de bon de commande, ajoutez-le ici. Autorisé par [ajoutez ici le nom de votre personne de contact].

N’hésitez pas à me contacter si vous avez la moindre question.

Cordialement,

Jane Smith

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Enfin, comment être, à chaque fois, payé dans les temps

Devoir se mettre en chasse de retards de paiement peut donner la même sensation qu’une mort à petit feu. L’exercice monopolise votre temps et détourne votre énergie de la gestion de votre société.

Votre meilleure ligne de défense se situe dans ce que vous faites avant même de rédiger la facture :

  • Prévoyez des conditions générales claires ainsi qu’une convention écrite (signée sur papier ou via courriel).
  • Convenez au préalable du délai de paiement dans le cadre de vos conditions générales.
  • Demandez un numéro de commande (B.C. ou PO) – un bon de commande ou ordre d’achat (PO ou Purchase Order) constitue un contrat entre vous et votre client.
  • Demandez à de nouveaux clients de payer leur première facture en avance.
  • Demandez au préalable un paiement échelonné pour des factures importantes afin de répartir le risque. En cas de retard de paiement, à un stade quelconque, vous avez alors la possibilité de mettre le travail en pause afin d’éviter tout risque de coûts supplémentaires.
  • Prévoyez un mode de paiement aisé – le plus efficace est le virement ou le paiement en ligne.
  • Obtenez le nom et les coordonnées du responsable de votre paiement.
  • Tenez-vous au courant de vos factures et envoyez des rappels dès que la date-butoir est dépassée. Ne fermez jamais les yeux sur des retards de paiement dans l’espoir que le paiement se fera de lui-même.
  • Le fait de traquer un retard de paiement démontre que vous êtes un gestionnaire professionnel et que vous escomptez être traité comme tel.

Pour mieux gérer votre temps, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité qui envoie pour vous des factures professionnelles à mesure que vous gérez vos commandes. Et ce, en lieu et place du processus chronophage que sont l’établissement et l’envoi de vos factures.

Cela vous procurera davantage de temps pour vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : développer votre entreprise.