Comment aider vos clients à passer d’une comptabilité papier à des processus digitaux ?

La plupart des bureaux comptables vous le diront : une poignée d’irréductibles clients leur transmettent encore et toujours leurs informations financières sous format papier. Généralement, ils glissent les documents dans une boîte, souvent une boîte à chaussures, qui finit par déborder de reçus, factures et autres relevés bancaires. Du déjà-vu ? Vous avez déjà probablement constaté que l’établissement de leurs comptes annuels et déclarations fiscales est un processus particulièrement laborieux.

La bonne nouvelle ? Vous pouvez jouer un rôle crucial en améliorant considérablement la gestion financière de ces clients « boîtes à chaussures ». Vous pouvez, par exemple, les aider à passer à des processus digitaux.

Cet article explique pourquoi le passage au digital est bénéfique pour vous et vos clients, et vous indique quels sont les services que vous pouvez proposer pour soutenir le processus de transformation.

Les points suivants y sont abordés :

• Pourquoi les clients « boîtes à chaussures » sont-ils problématiques pour les comptables ?
• Pourquoi le passage aux processus digitaux facilite-t-il également la vie des comptables ?
• Avantages du travail digital pour les entreprises
• Comment les experts-comptables peuvent-ils aider leurs clients à passer à des méthodes de travail digitales ?
• Conclusion

Pourquoi les clients « boîtes à chaussures » sont-ils problématiques pour les comptables ?

Le concept de client « boîte à chaussures » illustre une réalité : par le passé, il arrivait à des clients de bureaux comptables de conserver leurs documents dans une boîte à chaussures. Aujourd’hui, cette notion désigne les clients qui conservent encore leurs documents financiers sur papier.

Il s’agit souvent de petites entreprises ou d’indépendants qui n’ont pas de comptable ou de système de comptabilité propre.

Quel est le problème des documents papier ? Ils empêchent les experts-comptables de prodiguer des conseils financiers précis et en temps utile.

La préparation des comptes annuels et des déclarations fiscales pour les clients qui ont encore des documents papier exige beaucoup plus de temps. En effet, il faut d’abord organiser les informations, puis les saisir manuellement dans le système. Ces tâches se font au détriment d’autres services importants pour ces clients, comme la fourniture de conseils stratégiques.

Le processus implique souvent le tri des relevés bancaires et des reçus de caisse. Par ailleurs, si les données ne sont pas suffisantes pour étayer les transactions commerciales, vous devez demander au client de vous fournir un complément d’information. Bilan : ce qui devrait normalement être assez simple peut donc devenir une tâche coûteuse.

Si vous devez travailler avec des documents financiers désorganisés, le risque d’erreurs telles que des doubles entrées ou des transactions manquantes est également plus élevé. En outre, des déclarations fiscales et des comptes annuels inexacts peuvent entraîner des amendes ou des pénalités.

Pourquoi le passage aux processus digitaux facilite-t-il également la vie des comptables ?

Efficacité accrue

Les logiciels comptables automatisent de nombreuses tâches comptables de routine telles que la saisie de données, les rapprochements bancaires et le traitement des factures.

Cette automatisation vous permet de gagner beaucoup de temps à la fin de l’année fiscale, lorsque vous préparez les comptes annuels de votre client.

Certains comptables craignent que, s’ils s’acquittent du travail de manière beaucoup plus efficace, leurs clients ne leur demandent un prix moins élevé. Cela vous donne simplement l’occasion de vous concentrer sur des services de conseil supplémentaires qui sont plus utiles à la fois pour vous et pour votre client.

Accès aux données en temps réel

L’accès en temps réel aux données financières de votre client vous permet de détecter tendances et problèmes dès leur apparition.

Autrement dit, vous pouvez fournir plus rapidement des conseils pertinents à votre client, par exemple, en l’aidant à exploiter des opportunités de croissance saisonnières. Vous pouvez également mieux prévenir d’éventuels déficits de trésorerie.

Précision accrue

Les logiciels de comptabilité contribuent à réduire le risque d’erreurs humaines et de divergences dans les documents financiers de vos clients. En effet, des processus intégrés permettent de repérer les problèmes potentiels, tels que des factures en double.

Vous dépendez donc ainsi moins des vérifications manuelles lorsque vous parcourez les dossiers de vos clients.

Coûts réduits

Afin que votre bureau comptable devienne un bureau sans papier, il est nécessaire que tous vos clients adoptent des processus digitaux. Cela permettra également de réduire les coûts, par exemple, d’impression, de stockage et de transport des documents.

Vous pourrez ainsi réduire vos frais généraux et, le cas échéant, proposer des prix plus compétitifs à vos clients.

Avantages du travail digital pour les entreprises

Afin de convaincre vos clients de l’intérêt de passer aux processus digitaux, il faut leur montrer que les avantages l’emportent sur les coûts.

Un système comptable stocke leurs documents de manière organisée et leur permet ainsi de gagner du temps lorsqu’ils ont besoin d’accéder à leurs dossiers. S’ils souhaitent consulter une facture ou des coûts de personnel spécifiques, ils peuvent trouver le numéro de facture ou le collaborateur avec la fonction de recherche. Cette recherche est immédiate et il n’est pas nécessaire de fouiller dans des piles de dossiers pour accéder aux informations.

Ils gagnent également beaucoup de temps dans la collecte d’informations pour les déclarations fiscales. En effet, le logiciel de comptabilité a déjà stocké toutes les informations, de sorte qu’il suffit de demander les bons rapports.

L’utilisation d’outils numériques pour créer des processus plus automatisés aidera également les membres de l’équipe à gagner du temps. C’est le cas, par exemple, pour les notes de frais. Au lieu d’un processus manuel sur papier, les collaborateurs peuvent soumettre des formulaires en ligne et recevoir une approbation par courrier électronique.

Les clients « boîte de chaussures » ne voient peut-être qu’un résumé de leurs chiffres d’affaires sur une base trimestrielle ou même annuelle, ce qui signifie que de petites erreurs peuvent se glisser et entraîner des problèmes de plus grande envergure et coûteux à résoudre.

Cependant, le mode de travail digital leur donne un accès en temps réel aux données financières et  leur permet de prendre des décisions étayées sur la base d’informations actualisées.

Ce mode de travail permet également aux entreprises d’être plus flexibles, car les collaborateurs peuvent travailler n’importe où, n’importe quand, et avoir accès à toutes leurs données. Résultat : une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe, même lorsqu’ils travaillent à distance.

Il en résulte une meilleure communication et, en fin de compte, une plus grande productivité au sein de l’entreprise.

Les conséquences de cette situation concernent les collaborateurs. Le travail digital permet également de rationaliser les interactions avec les clients. Par exemple, un processus de commande et de paiement en ligne flexible pourra déboucher sur une meilleure expérience globale du client.

Comment les experts-comptables peuvent-ils aider leurs clients à passer à des méthodes de travail digitales ?

1. Analyse initiale pour appréhender les processus

En tant que conseiller de confiance, vous pouvez jouer un rôle clé en aidant vos clients à passer à des méthodes de travail digitales.

Commencez par une analyse pour appréhender l’état actuel des processus comptables de vos clients.

Identifiez les domaines dans lesquels ils rencontrent le plus de problèmes et ceux dans lesquels ils pourraient avoir le plus besoin d’aide.

2. Explication des technologies numériques

Ensuite, vous pouvez expliquer quelles sont les technologies digitales disponibles et comment les clients peuvent utiliser les outils numériques pour améliorer leurs activités et accroître leur efficacité.

Certains clients sont peut-être effrayés par les risques de sécurité liés au transfert de leurs données financières dans le cloud. Dans ce cas, vous pouvez les conseiller et les rassurer sur les moyens d’atténuer ce risque, par exemple en mettant en place un système de mot de passe fort et en veillant à ce que les appareils soient équipés des logiciels de sécurité les plus récents.

3. Recommandations en matière de logiciels

Grâce aux informations obtenues au cours de l’analyse, vous pouvez recommander et aider vos clients à mettre en œuvre des solutions logicielles adaptées à leurs besoins et à leur budget. Au nombre de celles-ci, citons les logiciels de comptabilité dématérialisés, les logiciels de gestion des salaires et les outils de gestion des dépenses.

Une démonstration en ligne ou en personne est le moyen le plus efficace de leur montrer exactement ce que ces outils peuvent faire pour eux.

4. Formation et assistance

Dès que votre client a choisi ce qui lui convient, vous pouvez lui proposer une assistance ou une formation sur la manière d’utiliser efficacement ces outils.

Elle peut prendre la forme d’une séance de formation personnelle ou d’un webinaire en ligne.

Les clients aiment souvent utiliser des applis personnelles sur leur téléphone. Qu’à cela ne tienne ! La plupart des logiciels de comptabilité dématérialisés comprennent aussi des applis. Par conséquent, encouragez-les à se familiariser avec ces applis en guise de première étape vers l’adoption du logiciel.

Si votre client effectue des transactions en déplacement, suggérez-lui une solution de paiement mobile telle qu’Apple Pay ou Google Pay.

Comme la plupart des méthodes de paiement mobile s’intègrent à n’importe quel système comptable, il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les données, d’envoyer des factures papier et d’attendre le paiement…

5. Aide à la migration des données

Les clients peuvent trouver décourageant de passer de systèmes papier à des plateformes numériques. C’est pourquoi vous pouvez les aider dans ce processus. Vous pouvez également leur proposer d’effectuer cette tâche pour que les données soient transférées avec précision et classées de manière appropriée.

Pour garantir l’utilité de leurs nouveaux outils financiers, vous pouvez aider vos clients à mettre en place une routine régulière pour la saisie des données, par exemple en effectuant le rapprochement de leurs transactions bancaires chaque semaine.

6. Aide à l’optimisation des processus digitaux

Il est également judicieux de fournir à vos clients des conseils permanents sur la manière d’optimiser leurs processus digitaux. Vous pouvez ainsi recommander les pratiques d’excellence, résoudre les problèmes et identifier les domaines susceptibles d’être améliorés.

Vous pouvez apporter votre soutien de plusieurs manières. L’une d’entre elles consiste à envoyer régulièrement des bulletins d’information avec des conseils par courrier électronique. Une autre consiste à proposer des cours en ligne. Vous pouvez également organiser régulièrement des événements en ligne au cours desquels les clients peuvent échanger avec vous et poser des questions.

7. Établissement de contacts réguliers

Quelle que soit votre méthode, il est essentiel de rester en contact avec vos clients tout au long de leur parcours digital afin de vous assurer qu’ils se familiarisent avec la nouvelle façon de travailler. Vous pourrez ainsi anticiper les problèmes éventuels et les résoudre en temps utile.

Conclusion

Les clients « boîte à chaussures » peuvent représenter un défi de taille pour les experts-comptables, mais ils représentent également une opportunité d’apporter un soutien précieux.

Vous pouvez proposer à vos clients la transformation digitale par le biais de formations et d’un support continu, les aider à migrer leurs données et à en assurer la maintenance.

En vous engageant activement auprès de vos clients et en vous lançant ensemble dans ce voyage digital, vous créez un partenariat précieux à long terme.