Effectuer une analyse coûts-bénéfices de votre système ERP

La planification des ressources de l’entreprise (ERP) est une proposition extrêmement intéressante pour les entreprises qui cherchent à consolider et à diffuser les informations de gestion dans l’ensemble de l’entreprise. Cependant, l’intégration de nouvelles technologies nécessite une analyse économique pour justifier l’investissement.

Une enquête réalisée par le groupe Aberdeen a révélé que neuf entreprises manufacturières sur dix avaient mis en œuvre des solutions ERP en vue d’améliorer la planification des ressources, d’accroître l’efficacité et de booster leur croissance. Par ailleurs, une étude de Panorama Consulting a révélé que près de neuf entreprises sur dix, plus précisément 86 %, utilisant un ERP sont satisfaites des résultats de leur initiative. Ces documents montrent qu’il est nécessaire d’adopter de nouvelles technologies qui simplifient les tâches des entreprises.

Avant de mettre en œuvre un ERP dans l’ensemble de leur organisation, les chefs d’entreprise doivent effectuer une analyse de l’investissement économique. Les dépenses opérationnelles et financières doivent être comparées au retour sur investissement (ROI) prévu pour chaque achat important de l’entreprise.

Si le retour sur investissement prévu dépasse le coût total de possession (TCO), un nouveau système ERP devrait exercer un impact positif sur la rentabilité. Il convient toutefois de prendre plusieurs éléments en considération avant de parvenir à cette conclusion.

Prise en compte des coûts de l’ERP

Les entreprises doivent prendre en compte les coûts d’achat de l’ERP et les coûts associés à la mise en œuvre de l’ERP pour l’ensemble du personnel. Il se peut que des sources de capital doivent être utilisées pour adapter la solution à de nouveaux modèles commerciaux. Si des systèmes existants sont en place, un travail d’intégration devra être effectué pour synchroniser les technologies. La conversion des fichiers et la consolidation des informations de gestion seront systématiques. Cependant, l’élimination progressive des anciennes procédures et des anciens systèmes peut également entraîner des coûts et une migration des données chronophage.

Une fois l’installation terminée, il faut tenir compte des coûts des tests qui sont effectués régulièrement pour s’assurer que l’utilisateur bénéficie de toutes les fonctions. Des révisions et des mises à niveau régulières de l’ERP peuvent être nécessaires au fil du temps. Parallèlement, le développement d’une équipe pour s’adapter aux nouvelles procédures est susceptible de nécessiter un soutien financier. Les dépenses imprévues doivent également être prises en compte dans le cadre des pratiques d’excellence en matière de gestion des risques.

Prise en considération des avantages de l’ERP

L’achat d’un ERP doit être envisagé dans une perspective à long terme. Il est donc important d’examiner les avantages qu’il générera pour votre entreprise.

L’utilisation de solutions ERP et de processus de gestion des ressources rationalisés permet de simplifier les procédures et de réduire les coûts de retraitement et de traitement manuel. Les décideurs reçoivent plus d’informations et peuvent monitorer les performances des différents départements et de l’ensemble de l’entreprise, un suivi favorable à l’efficacité des processus décisionnels.

Sur le lieu de travail, l’automatisation des tâches manuelles augmente la vitesse de réalisation et de livraison, et réduit le taux d’erreurs humaines. Les collaborateurs essentiels peuvent alors se concentrer sur les tâches créatrices de valeur ajoutée. La fiabilité est assurée grâce à des systèmes complets qui notifient les écarts et les erreurs.

Quel est l’avantage le plus souvent cité des systèmes ERP ? Ils permettent à toutes les parties de l’entreprise d’évoluer ensemble comme un tout. Ils facilitent la saisie de données et l’établissement de rapports sur toute une série d’actifs, qui permettent de surveiller plus facilement les processus opérationnels et de résoudre immédiatement les problèmes. Fortes de données claires et univoques dans les mains des décideurs, les entreprises et organisations peuvent fixer des attentes réalistes en termes de délais et de coûts.

Définir les attentes

Les systèmes ERP ne changeront pas les performances de l’entreprise d’un claquement de doigts. À bien des égards, ils constituent un catalyseur du changement plutôt que la solution à proprement parler. Il est donc judicieux d’être prudent lors de la projection des avantages économiques des nouveaux systèmes et processus ERP, car des objectifs irréalistes peuvent affecter de manière significative le succès perçu de la mise en œuvre.

Nous ne saurions que trop recommander aux entreprises d’élaborer « le pire » scénario de coûts et de formuler une estimation « probable ». Cependant, il est tout aussi important d’établir un business case solidement étayé pour un investissement dans un ERP, surtout dans un climat économique difficile où les budgets restent limités. La prise en compte de ces éléments inscrit les objectifs du projet dans un contexte stratégique, et permet aux décideurs de déterminer plus facilement s’il faut opter pour un ERP.

Valoriser au mieux un ERP

Si les processus opérationnels sont constamment évalués et ajustés, le retour sur investissement de la mise en œuvre d’un ERP relève de l’évidence. En révisant régulièrement les processus, en exploitant à la fois des données quantitatives et un retour d’information direct de la part du personnel participant à la planification des ressources, le ROI devrait finalement dépasser le TCO, avec une plus-value pour l’entreprise.