Evitez ces 5 mythes comptables pour améliorer votre clôture d’exercice

Pour de nombreuses sociétés, le début de l’année est le signe qu’il est temps de rentrer ses impôts de l’année précédente. Tous vos chiffres sont-ils prêts pour votre clôture d’exercice ? Quel est le menu pour boucler l’exercice comptable ? Bénéfices, perception d’impôt, inventaire, listes détaillées des dépenses – y compris les salaires, pertes, utilisation des véhicules, fournitures, fournisseurs, services d’utilité publique, location, assurances, intérêts sur les emprunts ou cartes de crédit…

Si vous avez répondu par la négative à la première question et si vous avez sans doute l’impression d’être submergé, il se peut que le crédit que vous accordez à l’une ou à plusieurs des idées reçues suivantes ait rendu la gestion du volet financier de votre société plus compliquée que nécessaire.

La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas trop tard pour simplifier et que le moment est idéal pour réfléchir concrètement à la manière de rendre nettement plus facile la prochaine clôture d’exercice.

Pour mieux comprendre la nature des idées fausses les plus courantes et la réalité des faits, nous avons abordé le sujet avec Theresa M. Joslin, propriétaire de Guthrie Tax Service Inc. à Redlands en Californie. En tant qu’E.A., Enrolled Agent ou agent agréé, elle est détentrice d’une autorisation du Département du Trésor américain et se plie à de strictes exigences éthiques et pédagogiques.

Mythe n° 1 : La comptabilité, c’est simplement des maths.

Faux !

Certes, les experts comptables ont recours aux mathématiques mais la comptabilité implique aussi de comprendre la loi, la législation fiscale, et la manière dont elles s’appliquent à votre société.

« La comptabilité est un processus de haut niveau qui observe la progression de la société et tire des conclusions au départ des données collectées par un comptable, en élaborant des états financiers », déclare Theresa Joslin. « En tant qu’experte comptable, je peux vous expliquer les choses de telle sorte que vous puissiez prendre de meilleures décisions. »

Un expert comptable est en mesure d’analyser votre situation financière dans sa globalité et de vous donner des conseils stratégiques. Il ou elle peut rédiger les documents financiers essentiels, tel que le compte de profits et pertes, et peut se charger de votre déclaration fiscale.

Lorsque vous clôturez votre exercice et vous préparez pour votre déclaration fiscale, vous faites bien plus que réconcilier une liste de frais et de revenus. Vous devez comprendre comment les lois et la législation fiscale — locale et fédérale — s’appliquent à votre société.

Mythe n° 2 : Un expert comptable sert uniquement à calculer mes impôts – pour le reste, mon logiciel suffit.

Faux !

Comme nous venons de le mentionner, un expert comptable peut intervenir pour le calcul des impôts et leur dépôt mais la véritable valeur du travail d’un expert comptable réside dans son expertise et dans la formation continue qui l’accompagne.

La législation fiscale et les lois ne cessent d’évoluer. Un bon expert comptable reste à jour en s’appuyant sur des groupements professionnels, en suivant des séminaires, des formations en ligne et en s’adonnant à une bonne dose de lecture. Afin de se tenir au courant de ce qui est nouveau, dépassé, et de ce qui peut se traduire par des amendes ou des allègements fiscaux négligés, un expert comptable peut consacrer jusqu’à 10 voire 15% de son temps, chaque mois, à du pur perfectionnement professionnel.

« Quel propriétaire d’entreprise a du temps ou est prêt à consacrer du temps à ce genre de choses ? », s’interroge Theresa Joslin.

En matière de logiciels, la bonne solution, implémentée de manière adéquate, est une aide précieuse non seulement pour la clôture de l’exercice mais vous permet également d’effectuer le suivi de la santé financière de votre société tout au long de l’année. Un expert comptable peut vous conseiller afin que vous configuriez votre logiciel de telle sorte à générer un rapport de clôture en moins d’une journée, au lieu de consacrer plusieurs week-ends à farfouiller dans des boîtes à chaussures pleines de reçus ou dans des tableaux Excel.

« En avril, je ne pourrai pas vous aider », déclare Theresa Joslin. « Au plus vite nous prendrons contact, mieux ce sera. Une société n’est pas en position de se contenter d’improviser. »

Mythe n° 3 : J’opère en société unipersonnelle. Je n’ai donc pas besoin d’un compte en banque distinct.

Faux pour une bonne part !

La réponse dépend de la nature de votre entreprise, de votre situation financière actuelle, de votre lieu de résidence et d’activité, et de vos intentions à long terme.

Une entreprise unipersonnelle (“personne physique”) qui opère par exemple sous raison sociale ou sous un nom commercial autre que le nom de la société sous lequel elle est enregistrée ne doit pas disposer d’un compte bancaire spécifique pour la société, même si cela peut faciliter les choses pour la tenue à jour des données, en particulier en période d’imposition.

Dans la mesure où il n’est pas possible d’établir une distinction entre un nom commercial et vous-même, le ou la propriétaire, les revenus engrangés par la société unipersonnelle sont les revenus que vous générez vous-même. Vos bénéfices et pertes sont déclarés en même temps que votre déclaration d’impôts personnelle. Dans la déclaration fiscale, vous devez distinguer les frais personnels des frais professionnels ; mélanger les comptes peut avoir pour conséquence de passer à côté de réductions fiscales, soit qu’elles aient été négligées ou qu’elles n’aient pas été octroyées, ce qui se traduit par un surcroît d’impôts.

Attention : les sociétés sont, elles, bel et bien obligées de disposer de comptes bancaires distincts pour les finances personnelles et professionnelles.

Même si vous n’avez pas recours à un expert comptable à plein temps, une séance de conseils d’une heure ou deux peut vous garder sur la bonne voie et vous aider à comprendre si une société unipersonnelle ou une entreprise est la meilleure option pour vous.

Mythe n° 4 : Les experts comptables coûtent trop cher.

Faux pour une bonne part !

Pourquoi ? La réponse dépend ici de la valeur qu’il y a, selon vous, à travailler avec un professionnel par comparaison avec le coût qu’impliquerait de faire des erreurs, que vous ayez fait une erreur dans vos déclarations, que vous les ayez rentrées en retard, ou que vous soyez passé(e) à côté de réductions. En comparaison aussi, bien entendu, avec la valeur du temps que vous consacrez aux mythes n° 1, 2 et 3 et à parlementer avec l’administration fiscale en cas d’anomalie.

Un exemple : préfèreriez-vous payer une amende de 10 à 25%, en plus des suppléments pour déclaration tardive, ou payer un expert comptable professionnel afin de vous aider à éviter ces frais et à tirer le parti optimal de la législation fiscale ?

« De simples modifications peuvent coûter cher à votre entreprise », souligne Theresa Joslin. « Quelles sont par exemple les conséquences de l’octroi d’avantages à vos collaborateurs par rapport à une augmentation de salaire ou à un bonus ? Tâtonner dans le noir, sans être accompagné ou conseillé, peut vous coûter cher. »

Mythe n° 5 : La comptabilité est réservé aux hommes.

Faux !

On dénombre autant de femmes que d’hommes, voire plus, dans la profession.

• Au Canada, 50,5% de tous les inspecteurs, experts comptables et professionnels de l’investissement sont des femmes.
• En Europe, 64,3% des professionnels du droit et de la comptabilité sont des femmes.
• Aux Etats-Unis, 63% de tous les experts comptables et inspecteurs sont des femmes. Néanmoins, les femmes continuent de gagner moins que les hommes, que ce soit aux Etats-Unis ou au Canada. Un récent article publié dans Forbes — Supporting Women’s Accounting Leadership — analyse les raisons de cette situation et les remèdes potentiels.

En conclusion ? Tout dépend de la manière dont vous choisissez l’expert comptable avec lequel (laquelle) vous désirez travailler.

En premier lieu, ne limitez pas vos choix à des experts comptables exclusivement masculins. Ensuite, fiez-vous plutôt à leurs références, aux domaines d’expertise qui correspondent à vos besoins, et aux licences et certifications obtenues. Enfin, fiez-vous à votre instinct. Avez-vous le sentiment de pouvoir échanger aisément avec cette personne ? Comme c’est le cas pour tout professionnel, trouver la bonne personne est un choix personnel, sur lequel bâtir une relation de travail basée sur la confiance et le respect.

Dès lors, pour l’année en cours et la suivante, voici un conseil très simple :

« Incluez un expert comptable dans votre martingale, même si ce n’est que pour une consultation pour créer votre société ou pour une vérification comptable annuelle », déclare Theresa Joslin.