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Comment préparer votre entreprise pour la fin d’exercice

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La fin d’exercice peut être une des périodes les plus occupées pour une petite entreprise, alors que les chefs d’entreprise organisent leurs documents comptables. Prenez connaissance de ce qui suit pour découvrir comment vous aider à alléger les contraintes dans vos rapports comptables, en gérant efficacement le flux des tâches de votre entreprise tout au long de l’année.

Cela commence au début de l’année

Il va sans dire que la meilleure façon de planifier une fin d’exercice harmonieuse consiste à le faire dès le début de l’année. Partez du bon pied et offrez un service adéquat aux clients tout au long de l’année.

Pour ce faire, vous devez vous assurer que votre comptable reçoive mensuellement de toutes les informations dont il a besoin pour faire le rapprochement de vos comptes d’entreprise.

Conseil important : Demandez à votre comptable de produire une liste de contrôle de toutes les activités de clôture de fin de mois que vous pouvez cocher lorsque vous lui retournez vos fichiers mensuels. Cette tactique est particulièrement utile lorsque votre entreprise n’a pas de comptable interne pour assurer la communication.

En prenant tout de suite les choses en main, vous pouvez éviter de remonter à Décembre pour repérer les écarts survenus au cours de toute l’année.

Créer un compte à rebours de fin d’exercice

La préparation de la clôture d’un exercice financier peut exiger bien du travail supplémentaire en plus de vos activités quotidiennes, alors créez un compte à rebours de fin d’exercice.

Informez vos employés de la tenue de la clôture d’exercice, et encouragez-les à faire tout leur possible pour réduire les dépenses, recueillir les commandes et factures, soumettre les dépenses, et conclure la dernière commande.

S’assurer que vos comptes sont à jour

Chaque colonne de chiffres de vos comptes financiers devraient être calculés correctement, et correspondre à toutes vos factures, bordereaux de versement et relevés bancaires.

Répertoriez les ventes effectuées avant la fin d’exercice, mais pas encore payées comme encours de la dette. Incluez le montant, le numéro et la date de la facture.

Si vous croyez que des factures ne sont toujours pas réglées, envoyez une note en fournissant une brève explication.

Vous n’êtes pas obligé d’exécuter la fin d’exercice spécifiquement au dernier jour de l’exercice. La plupart des entreprises attendent d’avoir traité tous les paiements et encaissements pour l’exercice à clôturer.

Vérifier votre plan comptable

Le plan comptable ou PC définit quels comptes sont associés à votre rapport de profit et perte, de même que ceux associés au bilan.

En fin d’exercice, le plan comptable contrôle les comptes provisoires pour le nouvel exercice, il est donc important de vous assurer de le faire correctement.

S’assurer que les données de vos employés sont à jour

Assurez-vous de calculer correctement l’impôt et les dépenses à la fin de l’année civile. Car vous êtes tenu responsable d’effectuer correctement les cotisations au RPC et AE, non pas l’employé.

Webémission: Les Bases de la Fin d'Année dans Sage 50 Comptabilité - Édition canadienne

Avant de dire adieu à 2019, laissez-nous vous aider à clôturer votre année avec confiance. Dans cette webémission, vous découvrirez comment effectuer les procédures de fin d’année calendaire et fiscale, parcourir les différentes listes de contrôle, produire les rapports financiers nécessaires, imprimer les T4 et RL-1, débuter une nouvelle année, et plus encore.

Inscrivez-vous maintenant

En ayant les employés en tête, assurez-vous de faire le suivi de tous les remboursements de dépenses, et voyez à ce que les employés joignent les bons reçus à leurs formules de dépenses tout au cours de l’année.

Effectuer une maintenance

Assurez-vous que vos fichiers sont en bonne et due forme, et vos factures, reçus et relevés sont classés et stockés de façon ordonnée et facile d’accès – par exemple, copie papier ou en ligne. Si l’ARC demande des renseignements sur vos comptes, vous devez conserver vos enregistrements pendant trois ans.

Mettre les choses au point avec votre aide-comptable

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous communiquerez probablement avec votre comptable ou aide-comptable deux fois par année, plus particulièrement à la période des déclarations fiscales et la clôture d’exercice.

Au cours de ces périodes occupées, il est donc important que votre comptable soit informé de vos attentes en matière de communication. Déterminez un moment dans le mois où vous souhaitez communiquer, le format de fichiers que vous préférez recevoir, tout en précisant si vous avez des besoins spécifiques en matière de rapports. Par exemple, vous pourriez vous attendre à une analyse plus approfondie de la santé financière de votre entreprise de la part de votre comptable.

De plus, en établissant un contrat de service mutuel dès le début de votre relation, vous vous donnez une chance de réussir.

Utiliser un logiciel comptable infonuagique

L’un des gros problèmes à la fin de l’exercice est le suivant : Décembre est également un mois comme les autres. Vous avez encore les mêmes besoins qu’en Novembre. En passant à une solution comptable infonuagique, vous pouvez profiter d’un accès en temps réel à vos comptes. Vous pouvez donc récupérer les informations à partir du nuage sans l’aide de votre comptable ou aide-comptable, afin qu’il puisse s’occuper à compléter la fin d’exercice.

Les avantages du client à accéder en temps réel à ses comptes en nuage, lui permet d’obtenir les informations sans l’aide de son comptable ou aide-comptable, afin que ce dernier s’occupe à compléter le processus de fin d’exercice.

Capture des reçus à l’aide d’AutoEntry

La technologie de capture des reçus change la donne en matière de comptabilité pour les clients de micro et petites entreprises. AutoEntry est une appli conviviale qui fait correspondre manuellement les reçus aux relevés bancaires, et aide ainsi les utilisateurs à réduire le nombre d’heures généralement utilisées pour recouvrer des documents manquants. Pour les propriétaires de petites entreprises, ce processus est aussi simple que de prendre une photo et de la téléverser sur Instagram.

Inutile de dire qu’une fois mis en oeuvre, AutoEntry élimine toute difficulté à trouver les reçus papier lorsque Décembre se pointe.

Vérifier vos données et faire une sauvegarde

Si vous utilisez un logiciel comptable ayant un programme de vérification des données qui vous informe s’il y a des problèmes. Exécutez-le et assurez-vous de corriger rapidement les erreurs. S’il n’y en a pas, faites une sauvegarde afin que vous puissiez revenir là où vous avez commencé.