Éviter et contrôler les distractions

Pour améliorer notre flux de travail nous devons éliminer les distractions. Tous et chacun nous avons des distractions dans nos journées de travail qui nous empêches d’atteindre nos objectifs dans les délais fixés. Afin de contrôler les distractions, voire de les faire disparaître, voilà ce que je mets en pratique dans ma journée afin d’atteindre mes objectifs :

• Je planifie chaque matin ma journée en prenant 15 minutes afin de revoir ce que je souhaite régler et de m’assurer que c’est faisable. Trop en mettre sur la liste n’aide pas.
• Je mets mon téléphone sur répondeur lorsque je dois me concentrer sur un dossier. Ma boite vocale indique clairement les heures auxquelles je vais prendre les messages et retourner les appels. Ainsi, je peux me concentrer sur mon dossier et mes clients vont savoir que je vais les rappeler. Je m’assure aussi d’éteindre mon cellulaire.
• J’ai créé il y a de nombreuses années un courriel pour les urgences. Comme cela, si jamais mes clients ont une situation spécifique qui demande une assistance immédiate, ils savent comment me contacter. Cependant, cela demande de bien former les clients pour s’assurer qu’ils connaissent la définition du mot urgence. Ce courriel est l’une des seules distractions qui peuvent me sortir d’un dossier.
• Je réponds aux courriels à heure fixe mes clients sont au courant que j’ai un délai de réponse, j’aurais pu aussi choisir de mettre une réponse automatique pour les informer. Comme pour le téléphone, j’organise ma journée pour avoir des plages horaires dédiées à la prise de courriels et je désactive la notification de réception des nouveaux courriels.
• Je me réserve des moments dans mon agenda pour gérer les tâches administratives. En prévoyant un temps spécifique pour cela, je n’ai pas besoin de le faire entre deux rendez-vous. En plus, cela me permet d’être à jour dans mes affaires et ne pas être en permanence en mode rattrapage.
• J’ai mis en place un canal de communication privé avec mes employés. Cela peut être une application de chat très simple. L’important est de diminuer les courriels pour ne pas encombrer ma boîte courriel tout en facilitant et en encourageant l’échange avec mon équipe.
• Je désactive les notifications inutiles. Dans notre monde actuel, nous recevons une quantité incroyable de notifications. Je m’assure toujours de les désactiver et de garder uniquement les notifications pour le courriel d’urgence.

Cela va surement vous sembler vide au début, mais votre production ira à la hausse et vous allez pouvoir rapidement vous dégager du temps pour vous distraire en masse.