Planifier votre premier événement de l’industrie

Quels sont vos objectifs premiers de l’évènement?

Avant même de commencer, il est important de vous poser les questions suivantes :

• Faites-vous la promotion d’un produit?
• Avez-vous une mise à jour de vos services que vous devez partager?
• Y a-t-il une nouvelle réglementation canadienne qui touche les milieux d’affaires de vos participants?

Établissez une proposition de valeur

Mettez-vous à la place de la perspective du participant, que gagnera-t-il à assister à votre évènement? Faites une recherche sur les besoins de son entreprise, et adaptez votre évènement en conséquence.

• Quelles perspectives ou informations pouvez-vous partager avec les participants?
• Avez-vous une façon ou un moyen à leur suggérer comment développer leur entreprise ou augmenter les bénéfices?

Quand planifier votre évènement?

Imaginez un calendrier rempli de congés fériés, de périodes occupées d’une industrie, et trouvez le moment idéal de tenir votre évènement.

Répondez à ces questions afin d’éviter les affrontements et de maximiser l’occasion.

• Quelle est la situation de l’industrie de votre participant?
• Y a-t-il des journées de sensibilisation de l’industrie sur lesquelles vous pouvez capitaliser?
• Votre évènement entre-t-il en conflit avec des périodes occupées de vos clients? (période des déclarations fiscales ou fin de l’exercice)
• Quels évènements concurrents du calendrier devez-vous éviter pour obtenir la plus grande participation possible?
• Les conditions météorologiques dans votre région causeront-elles un problème?

Quand commencer à planifier votre évènement

Au minimum trois mois avant d’organiser un évènement. Des organisations qui tiennent des évènements de grande envergure planifieront 8 mois à l’avance.

Certains lieux de réunion confirmeront simplement 60 jours avant l’évènement, au cas où ils auraient une occasion de se joindre à un évènement qui réserve un certain nombre de chambres d’hôtel. Par exemple, un mariage.

C’est une bonne idée de prévoir un autre lieu de réunion durant le processus de planification.

Au cours de cette planification, vous devrez également vous occuper des invitations, y compris :

• L’inscription
• Décider si vous allez facturer des frais pour vos clients qui participent
• Publicité sur les médias sociaux / initiatives de sensibilisation aux évènements
• Prendre contact avec des commanditaires potentiels

Comment organiser un service traiteur pour votre évènement

Il est probable que vous ayez déjà participé à un évènement d’une industrie, et avez constaté qu’il y a de nombreuses façons d’organiser un service traiteur pour un évènement.

La meilleure façon de planifier ce dont vous servirez consiste à regarder d’abord le déroulement de votre calendrier d’évènement.

Par exemple, si votre évènement débute au déjeuner et se termine avant le diner, vous pouvez servir des rafraîchissements, du thé et café. À partir d’ici, si votre évènement s’étend sur le diner, alors fournissez-le. S’il y a des évènements prévus après l’heure du souper, alors fournissez-le.

Si vous tenez votre évènement dans un hôtel, il est probable que l’hôtel aura des forfaits de restauration offerts pour une variété de besoins.

Informez vos participants des rafraîchissements qui seront servis au moment de l’inscription.

Préparer un programme

Quand il s’agit de préparer un programme pour votre premier évènement, assurez-vous qu’il concorde avec la proposition de valeur offerte au cours du processus d’invitation.

Vous devrez également déterminer si vous ou vos employés ferez toute la présentation ou si vous ferez appel à des conférenciers experts. Si vous confiez la tâche à des présentateurs externes, définissez ce qui suit :

• Le coût ou autres attentes des présentateurs
• Toute préparation de présentation dont ils ont besoin
• La proximité de vos conférenciers avec votre auditoire

Gestion du risque

Il y a toujours un risque que quelque chose pourrait déraper le jour de l’évènement, alors comme les scouts, il est important d’être préparé.

• Faites un essai de votre présentation entre collègues afin que le déroulement se fasse dans les délais prévus
• Soyez en contact avec votre lieu de réunion en prévision de l’évènement
• Planifiez la livraison des bannières ou autre matériel promotionnel une semaine avant l’évènement
• Prévoyez une autre façon de faire votre présentation si votre Power Point/projecteur lâche (p.ex. les sorties sur imprimante)

Suivi de l’évènement

• Faites un compte-rendu avec votre équipe après la tenue de l’évènement, et déterminez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.
• Distribuez un formulaire pour recueillir les commentaires de vos participants.
• Analysez les données des réponses internes et externes combinées en vue de résoudre des problèmes au cours des prochains évènements.

Évaluez le succès de l’évènement

Il est important de considérer les connaissances acquises de votre évènement et revenir sur vos objectifs premiers

L’évènement vous a-t-il aidé à atteindre les objectifs que vous vous étiez initialement fixés? Et referiez-vous l’évènement?

Il est possible que vous pourriez atteindre vos objectifs en représentant un évènement enrichi ou déterminer qu’un autre canal de marketing pourrait convenir à un objectif donné, par exemple, une webémission.

Évènements avec Sage

Si vous êtes comptable ou aide-comptable avec clients, vous pourriez être admissible au Sage’s Accountant Event Sponsorship Program (Programme de parrainage d’évènements des comptables de Sage).