Porque é que a reconciliação bancária pode ajudar o seu gabinete de contabilidade a ser mais eficiente

Saiba mais sobre a reconciliação bancária, uma inovação contabilística que pode ajudar o seu gabinete de contabilidade a automatizar as tarefas de reconciliação e a tornar-se mais eficiente.

A reconciliação bancária com obtenção automática do extrato bancário, diretamente do banco, é um avanço significativo para a contabilidade.

Esta brilhante inovação no software ajuda os profissionais de contabilidade a serem muito mais eficientes, reduzindo consideravelmente o trabalho de reconciliação manual.

Trata-se de uma tecnologia que permite a obtenção dos extratos bancários, diretamente do banco para o software de contabilidade, resultando numa enorme poupança de tempo e desgaste que era necessário até receber os extratos em papel ou em ficheiro.

Este tipo de ligações é relevante para empresas de qualquer dimensão, mas em especial para gabinetes de contabilidade, que são quem substitui milhares de empresas na tarefa de reconciliação bancária de movimentos.

A reconciliação bancária, quando executada através de software de contabilidade beneficia de diversos desenvolvimentos que automtizam muitas das tarefas contabilísticas manuais, desde a obtenção do extrato bancário, diretamente do banco, aos lançamentos contabilísticos que são gerados, automaticamente, a partir das linhas do extrato bancário que não existem na contabilidade, passando pelar reconciliação automática dos movimentos contabilísticos com as linhas do extrato bancário.

A automatização das várias tarefas inerentes à reconciliação resulta em que os profissionais de contabilidade sejam mais eficientes e possam aplicar o seu tempo e o seu conhecimento no que realmente acrescenta valor aos seus clientes.

Neste artigo abordaremos:

• O que é a reconciliação bancária?
• O que são e como funcionam os feeds?
• O uso de feeds é seguro?
• De que forma é que a reconciliação bancária é sinónimo de eficiência
• Como começar a utilizar a reconciliação bancária
• Considerações finais sobre a reconciliação bancária

O que é a reconciliação bancária?

A reconciliação bancária é uma responsabilidade do Contabilista que se reflete em três tarefas:

1. Obtenção do extrato

Para que ocorra esta picagem é necessário estar-se na posse do extrato bancário e, este, pode ser obtido de diferentes formas: em papel, por ficheiro ou diretamente do banco (através de feeds).

• Reconciliação

Processo pelo qual se faz a picagem (manual ou automática) dos lançamentos contabilísticos com os movimentos do extrato bancário. 

• Lançamento na contabilidade 

Após a picagem entre o extrato bancário e a contabilidade há sempre a necessidade de se efetuarem movimentos contabilísticos para todos os itens que constam no extrato bancário, mas que não têm correspondência na contabilidade.

A automatização destas três tarefas simplificam a reconciliação bancária, asseguram a exatidão e atualização das contas, ao mesmo tempo que reduzem consideravelmente a introdução manual de dados, permitindo poupar bastante tempo.

O que são e como funcionam os feeds?

Os feeds são os dados extraídos das transações bancárias, ocorridas num determinado período, através de uma ligação direta ao banco.

O seu fornecedor de software pode dispôr de ligações diretas ao(s) seu(s) banco(s) e, através de feeds, automatizam a obtenção do extrato bancário.  e otimizam o tratamento contabilístico dos dados das transações bancárias.

Depois de recolhidas as informações, os detalhes das linhas do extrato bancário são copiadas para o seu software de contabilidade para aí se poder dar seguimento à reconciliação.

O uso de feeds é seguro?

Os feeds bancários mantêm os seus dados seguros, na medida em que fazem uso de ligações fidedignas a um vasto número de instituições bancárias, nacionais e internacionais.

Para permitir o acesso ao seu banco, a plataforma de ligação armazena as credenciais de início de sessão, num sistema altamente seguro.

Para proteger as suas informações, o fornecedor do software de contabilidade não visualiza e não guarda as credenciais bancárias, nem pode aceder-lhes de forma alguma.

Depois de fornecer estas credenciais, a plataforma de ligação inicia sessão no site do banco em nome da empresa que está a ser trabalhada, obtém as informações do extrato bancário e transfere-as para o software de contabilidade.

De que forma é que a reconciliação bancária é sinónimo de eficiência

Antes de todos estes automatismos que revolucionam a reconciliação bancária , era necessário introduzir manualmente as transações de um extrato bancário no software contabilístico ou carregar um ficheiro manualmente. Mas ambos os processos manuais consomem muito tempo e são propensos a erros.

A automatização de grande parte do trabalho manual relativo à reconciliação bancária permite:

– a obtenção imediata de dados, dando autonomia ao Contabilista para iniciar a tarefa quando bem entender

– maior agilidade na realização desta tarefa, uma vez que o Contabilista dispõe de toda a informação que necessita para a reconciliação

– poupança de tempo por não ser necessário gastar tempo a introduzir dados na contabilidade

– minimizar erros devido à picagem, maioritariamente, automática e pela criação direta de movimentos contabilísticos, a partir do extrato

– ter ganhos de eficiência resultantes das melhorias implementadas nas várias fases da reconciliação.

No que respeita aos lançamentos contabilísticos que são gerados a partir do extrato bancário, na sua base está um conjunto de configurações que, ao conterem as contas que devem ser movimentadas em cada caso, fazem com que o processo de lançar na contabilidade seja automático, seguro e fiável.

Como começar a utilizar a reconciliação bancária

Antes de transferir e fazer a correspondência das transações no software de contabilidade, é necessário  fazer a ligação da conta de banco, existente na contabilidade, à respetiva conta bancária para ativação dos feeds.

No seu software, comece por aceder ao plano de contas, selecione a conta do banco (na contabilidade) e indique que pretende ligar a conta contabilística ao banco, para obter os respetivos feeds.

Assim que a ligação é feita, é possível transferir as transações relativas às datas pretendidas. Os dados bancários são apresentados na janela de reconciliação, permitindo fazer a correspondência das transações com o seu software de contabilidade ou criar novos lançamentos contabilísticos, se necessário.

Considerações finais sobre a reconciliação bancária

A reconciliação bancária é uma ferramenta de extrema importância para os Contabilistas, já que uma parte significativa dos movimentos contabilísticos envolve a utilização dos extratos bancários para criação de movimentos contabilísticos relacionados com pagamentos, recebimentos e despesas bancárias, para o correto reconhecimento de ganhos e gastos.

Através da automatização de grande parte deste processo, os feeds reduziram consideravelmente a quantidade de dados que as empresas têm de introduzir, resultando num enorme impacto em termos de eficiência.