Abordar un proyecto piloto para mejorar un proceso en la pyme

A la hora de abordar un proyecto de mejora de un proceso, una de las funciones del responsable del proyecto es mitigar en la medida de lo posible todos los riesgos que puedan impactar sobre el resultado final esperado: entregar en plazo, con la calidad pactada y cumpliendo el coste aprobado en el presupuesto.

La experiencia para hacer un buen plan es importante para lograr que lo planificado se parezca lo máximo posible al resultado final, aunque una cosa es lo que se escriba en un papel y otra lo que realmente sucede cuando se ejecuta un proyecto, dada la existencia de riesgos que hay que ir atajando a lo largo de la vida del proyecto. Por eso, para ayudar a mitigar los riesgos más importantes, una estrategia interesante en proyectos con alto impacto en una organización, es montar un proyecto piloto.

¿Qué es un proyecto piloto?

Un proyecto piloto es un ensayo en el que se elije implantar una porción de un proyecto de mayor envergadura, en lugar de abordar la totalidad. Se trata de una muestra significativa para ayudar en la toma de decisiones y decidir, en base a los resultados obtenidos, si se despliega el mismo proyecto con un mayor alcance y las medidas que habría que tomar para poder hacerlo con éxito.

El objetivo de un proyecto piloto es variado, siendo el factor común el de «hacer algo para ver cómo responde la organización y actuar»:

• Obtener información sobre el impacto del proyecto en la organización, viendo como reaccionan las personas afectadas y cómo impacta sobre otros procesos. Por ejemplo, al implantar un nuevo software de gestión, se puede plantear un piloto en un área o en un parte de todo el proceso.
• Obtener información sobre la capacidad técnica y financiera de la empresa para abordar un proyecto.
• Obtener información sobre la conveniencia de optar por una solución, en el caso de existir varias alternativas y que no se puede determinar a priori cuál es mejor.
• Obtener información para poder ajustar la siguiente fase de un macroproyecto y asegurar el cumplimiento del presupuesto.

¿Cuándo se debe abordar un proyecto piloto en una organización?

Un proyecto piloto es una estrategia recomendada cuando existe una incertidumbre importante en el cumplimiento del plazo de entrega de un proyecto, en el coste o en la calidad del mismo. Si la variación entre los escenarios posibles es demasiado grande, un proyecto piloto puede ayudar a reducir esa incertidumbre y a mejorar la planificación del proyecto global.

Es posible que abordar un proyecto piloto suponga un sobrecoste, al perder economías de escala, pero en el proyecto global, puede suponer perder menos dinero (si sólo se aborda la fase piloto y se decide no continuar con el proyecto), o bien, puede ayudar a contener el presupuesto aportando información que ayude a mejorar la implantación (reducción del precio de compra de material, mejora del proceso de realización de alguna tarea, mejor previsión financiera, entre otros.).

Claves para desplegar un buen proyecto piloto

Para desplegar un buen proyecto piloto, lo más importante es pensar en que debe ser una buena muestra significativa. Es decir, un proyecto a escala de otro de alcance mayor y que debe servir para obtener información para la toma de decisiones.

A la hora de diseñar un proyecto piloto, es importante elegir bien el alcance del mismo, ya que su objetivo es limitado y no puede pretenderse abordar el proyecto global, sino sólo esa muestra significativa de la que se habla. Así, el responsable de un proyecto piloto debe tomar decisiones como:

• Elegir un proceso cuyos usuarios sean «de confianza», para conseguir la máxima colaboración e ir al grano, con personas expertas en el proceso de negocio a mejorar.
• Elegir un equipo de personas expertas, que puedan aportar conocimiento para hacer las tareas del proyecto de la manera más eficiente posible.
• Cambiar el plan, e incluso el alcance, sobre la marcha si fuera necesario, con el objetivo de poder lograr el éxito en el proyecto piloto, es decir, de obtener información para la toma de decisiones en un proyecto de alcance mayor.

Además de las anteriores decisiones, el responsable de un proyecto piloto debe ser capaz de actuar rápido y de manera efectiva, siendo la experiencia su mejor arma. Debe ser un perfil sin miedo a equivocarse, ya que muchas veces este tipo de proyectos requieren fases de prueba y error, que no son aptas para aquellos que tienen poca paciencia.