¿Qué es y para qué sirve un modelo de gobierno en la pyme?

La gestión de proyectos en las pymes es una de las artes que necesitan una eficacia máxima, para así poder aprovechar los recursos dedicados y sacar la máxima rentabilidad. Muchas veces el margen de error es mínimo y la barrera entre ganar y perder dinero es muy delgada, por lo que hay que poner mecanismos para garantizar el éxito.

Una de las herramientas que las empresas tienen a su disposición son los modelos de gobierno, que sirven para ordenar las relaciones con los clientes, tanto externos como internos y llevar los proyectos a buen puerto.

¿Qué es un modelo de gobierno?

Un modelo de gobierno es una estructura organizativa aplicada a un proyecto, con el objetivo de ordenar las relaciones entre el cliente y los proveedores y ayudar a lograr las metas propuestas.

Como si de una empresa en sí misma se tratara, un modelo de gobierno es una fórmula que permite ordenar las relaciones entre los distintos agentes que participan en el proyecto, fijando roles y responsabilidades, así como mecanismos para la toma de decisiones y discusión de requerimientos y resultados de los diferentes entregables.

Los modelos de gobierno son de gran utilidad cuanto más complejo sea el proyecto, es decir, cuantos más agentes participen y cuanta más dificultad técnica pueda existir. También en proyectos de larga duración, para poder perseguir los entregables parciales y no esperar al final del proyecto para discutir la calidad del resultado, teniendo tiempo para corregir posibles desviaciones entre los requisitos definidos y la ejecución.

En un entorno multiproyecto, los modelos de gobierno cobran aún más importancia, para poder tener un control de la cartera de proyectos y las relaciones de todos ellos con los distintos clientes.

¿Cómo puede ayudar un modelo de gobierno a una pyme?

Un modelo de gobierno es una potente herramienta para que las pymes puedan gestionar un proyecto, ya que les permite gestionar con eficacia y aprovechar los recursos al máximo. Si hay algo que caracteriza a la pyme es que no puede permitirse despilfarrar recursos, por ejemplo, teniéndolos ociosos mientras se espera a que se tomen decisiones que afectan a la dirección del proyecto.

La pyme tampoco puede permitirse cambios repetidos en los requisitos de un proyecto, necesitando tener requisitos claros y bien definidos, así como una aprobación de los mismos por parte del cliente para su posterior ejecución técnica.

Por todo lo anterior, un modelo de gobierno puede ser útil en la pyme, ayudándole a ser eficaz en la gestión de proyectos y a lograr las metas propuestas de calidad, plazo y coste, logrando una rentabilidad.

Un ejemplo de modelo de gobierno para la pyme

Un ejemplo de modelo de gobierno para la pyme es el siguiente:

1 Roles y responsabilidades:

• Director de proyecto: es el máximo responsable del proyecto, siendo su misión gestionar las relaciones con el cliente y coordinar el trabajo de los jefes de proyecto, dirigiéndoles para asegurar el cumplimiento de los objetivos y la ejecución de la estrategia fijada.
• Jefes de proyecto: para gestionar diferentes partes del proyecto bien por área técnica (definición, ejecución técnica y pruebas, implantación y puesta en marcha) o por área de conocimiento funcional. Necesarios en proyectos complejos, cuando el director del proyecto no puede abarcar la gestión y la ejecución.
• PMO: responsable de la oficina técnica, que incluye el proyecto dentro del portfolio para su control. Tiene como responsabilidad aportar visión global de la planificación, ayudar a establecer prioridades, fijar metodología de gestión y seguimiento y a levantar riesgos en la ejecución.

Además de los anteriores, que sirven para el día a día de la gestión del proyecto y para fijar estrategia, se requiere la participación de otras figuras como, por ejemplo, una persona clave de la dirección de la empresa a la hora de firmar el contrato o cuando haya que gestionar algún asunto conflictivo que pueda suponer un gran impacto en el proyecto.

2 Órganos de decisión:

Para gestionar un proyecto con éxito, deben formalizarse determinados órganos de decisión, con el objetivo de hacer un seguimiento de los diferentes hitos y entregables fijados, así como para la toma de las decisiones necesarias y establecer prioridades durante la vida del proyecto. Estos son algunos ejemplos de órganos de decisión que se pueden establecer:

• Comité de proyecto con el cliente: el objetivo de este órgano es el seguimiento del proyecto y los principales entregables con el cliente, así como la discusión de las acciones necesarias para mitigar riesgos y problemas que están activos y que afectan al cliente o al plazo, calidad o coste del proyecto. Los asistentes obligatorios deben ser, por parte de la empresa responsable de ejecutar el proyecto, el director del proyecto, el PMO y, opcionalmente, alguna persona clave de la dirección de la empresa y responsables de proyecto. Por parte del cliente, deben estar presentes el responsable del proyecto y, opcionalmente, pueden incorporarse perfiles superiores (si se va a tratar algún asunto que requiera una aprobación superior, por ejemplo, de presupuesto) o algún perfil técnico o de negocio, que pueda aportar alguna ayuda puntual. La frecuencia ideal es semanal, aunque pueda ser necesario variarla en determinadas fases del proyecto.
• Comité de dirección del proyecto: el objetivo de este órgano es el seguimiento a nivel interno del proyecto, entre el director y los responsables de proyecto. Se trata de perseguir el cumplimiento de los plazos, niveles de calidad y presupuesto, siguiendo estándares de gestión. Este es el órgano adecuado para plantear riesgos y problemas y tomar decisiones para aplicar acciones correctoras. La frecuencia ideal es semanal, aunque pueda ser necesario variarla en determinadas fases del proyecto.
• Comité de seguimiento con la dirección de la empresa: la empresa necesita saber qué proyectos está ejecutando, así que debe montar un comité de seguimiento para poder acceder a la información del estado del proyecto y su evolución en calidad, plazos y coste. La frecuencia ideal es semanal, aunque pueda ser necesario variarla en determinadas fases del proyecto.

3 Información y documentación:

En cualquier modelo de gobierno debe contemplarse la forma de dejar constancia de lo tratado en las diferentes reuniones, vía actas y a través de informes de seguimiento. Toda esta documentación es importante que esté organizada, idealmente a través de un gestor documental, que pueda ser consultable por las personas adecuadas cuando sea necesario.

Esto significa que se deben generar informes, siguiendo un estándar, para ser presentados en los diferentes comités. Estos informes deben ser fieles a la realidad y contar las cosas con mano izquierda, aportando información de los riesgos y problemas que requieren una gestión por parte del equipo de proyecto, incluyendo al cliente.