4 conseils simples pour garder votre esprit organisé et efficace

La productivité sans le stress est une chose à laquelle la plupart des gens aspirent. Et pourquoi pas? C’est une bonne façon de gérer votre entreprise. En déplaçant les choses dans différentes catégories et niveaux de priorité, vous créez un espace libre dans votre esprit pour réfléchir et vous concentrer sur ce qui compte vraiment dans le moment présent.

Au fil des ans, j’ai souvent dit la phrase « votre cerveau est un bureau terrible », principalement parce que c’est vrai. Si vous gardez toutes vos listes de choses à faire dans votre tête, elles ne sont pas au bon endroit. Vous finirez par accorder à une chose plus d’attention qu’elle ne le mérite ou pas autant d’attention qu’elle le mérite.

De petits conseils pour reprendre le contrôle
C’est l’objet de mon premier livre : aider les gens à prendre du recul et à créer un espace mental clair pour atteindre une productivité sans stress dans les affaires et dans la vie. Je l’ai écrit en 2001 pour décrire ce que j’avais appris au cours des 25 années que j’avais passées jusqu’à ce moment. Depuis, il est devenu un succès dans le monde entier.

Ainsi, j’ai la méthode Getting Things Done (GTD) dans le sang et je pratique ce que je prêche. Pour un nouveau venu, cela peut sembler beaucoup à assimiler et peut-être même un peu décourageant. Pour vous aider à démarrer, j’ai instauré quelques petits conseils pour vous libérer l’esprit et penser aux choses importantes.

Certaines de ces techniques sont basées sur les principes primaires du GTD : saisir, clarifier, organiser, réfléchir et s’engager. D’autres conseils sont conçus pour vous aider à faire le vide dans votre tête afin de gagner rapidement en productivité dans des périodes chargées ou incertaines. Avec un peu d’assiduité, ils vous aideront à prendre du recul, à vous donner l’espace nécessaire pour penser, créer et agir, et à contrôler votre productivité.

1. Utiliser un outil de capture

Que vous soyez à votre bureau, en réunion ou ailleurs, utilisez un stylo et du papier comme je le fais ou une note, un mémo vocal ou une application d’enregistrement sur votre téléphone intelligent, ce qui vous convient le mieux, pour capturer des idées, des pensées ou des tâches réalisables au fur et à mesure. Mais plutôt que de les laisser là, placez-les dans une liste appropriée pour les examiner afin de savoir ce que vous devez en faire.

2. Révisez vos listes

Rassemblez toutes vos notes, tous vos mémos vocaux ou tous vos enregistrements et traitez-les, en marquant tout ce que vous avez terminé, et établissez une liste des « prochaines étapes ». Vous pouvez le faire tous les jours, tous les deux jours ou même toutes les semaines, mais rester au courant dans un monde des affaires où les choses peuvent changer rapidement vous aidera à travailler plus intelligemment.

3. Organisez votre boîte de réception

Pour beaucoup, la boîte de réception zéro n’existe que rarement. Mais en suivant quelques étapes logiques et en créant quelques dossiers supplémentaires, c’est plus facile que vous ne le pensez. Tout d’abord, quel est le sujet du courriel et doit-il être répondu? Si la réponse est non, vous pouvez décider de le supprimer ou de le classer pour référence. Si vous répondez par l’affirmative, vous pouvez soit vous en occuper immédiatement, soit le déléguer, soit le reporter à plus tard.

4. Respectez la règle des deux minutes

Lorsque vous êtes occupé, il y a beaucoup de petites tâches que vous pouvez remettre à plus tard, précisément parce qu’elles sont petites. C’est particulièrement vrai pour les courriels. Ainsi, pour toute tâche qui peut être examinée, exécutée, terminée et sortie de votre tête en moins de deux minutes, faites-la. Pourquoi? Parce qu’il vous faudra plus de deux minutes pour clarifier, organiser et réviser que pour la faire en premier lieu.

S’engager différemment pour une meilleure productivité
Les affaires peuvent être difficiles. Toutes les petites mesures que vous pouvez prendre pour rester productif et faciliter votre travail peuvent vous aider à rester sur la bonne voie, vous donnant ainsi la tête claire dont vous avez besoin pour travailler et vous concentrer sur votre entreprise plutôt que dans celle-ci

Ainsi, même si votre monde ne changera pas radicalement lorsque vous utiliserez tous ou même certains de ces conseils, vous changerez la façon dont vous vous engagez dans ce monde pour vous donner une activité sans stress et productive.