Groei stimuleren: 5 manieren waarop boekhouders succesvol bedrijfsadviesdiensten kunnen aanbieden

Uw klanten verwachten meer van u dan enkel de boekhouding en belastingaangiftes. Belangrijker nog: ze hebben ook meer nodig dan dat.

We bevinden ons in een van de moeilijkste economische periodes in decennia, en veel sectoren krijgen klappen. Maar we komen erdoor, en bedrijven zullen niet enkel overleven, maar ook weer aanknopen met succes.

Die veerkracht en groei zullen voor een groot deel samenhangen met de ondersteuning die goede boekhouders kunnen bieden.

We weten ook dat de naleving van wet- en regelgeving belangrijk blijft.

Kleine ondernemingen zullen altijd zekerheid willen in een wereld waar regels en wetten voortdurend wijzigen.

Maar voor de meeste boekhouders is focussen op compliancediensten geen duurzame basis voor rendement.

Adviesdiensten op schaal aanbieden zorgt echter voor:

• meer inkomsten per klant;
• een sterk verhoogde betrokkenheid bij de teamleden;
• meer tevreden klanten;
• hogere winsten voor het boekhoudkantoor.

Maar als bedrijfsadvies zo geweldig is, waarom was het in het verleden voor veel kantoren dan zo moeilijk om te starten met bedrijfsadviesdiensten, of om die service op te schalen naar meer dan hun 10 of 20 procent grootste klanten?

In dit artikel onderzoeken we waarom bedrijfsadvies zo moeilijk op te schalen was, en hoe uw kantoor dat kan aanpakken, zodat u niet alleen uw klanten kunt helpen groeien, maar ook uw eigen kantoor.

Daarbij komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Eerst beter, dan groter
• Focus op reproduceerbare adviesdiensten (en niet op maatwerk)
• Bedrijfsadvies is meer dan jaarrekening- en cashflowprognoses
• Maak gebruik van technologie
• Vermijd vooroordelen over uw klanten
• Bedrijfsadvies eenvoudig maken: 5 manieren om uw klanten diensten aan te bieden
• Succesvol bedrijfsadviesdiensten aanbieden

Eerst beter, dan groter

Eerst beter, dan groter geldt voor vrijwel alle activiteiten van boekhoudkantoren, niet enkel voor het introduceren of opschalen van bedrijfsadviesdiensten.

We zien dit telkens opnieuw. Boekhoudkantoren worden heel enthousiast over de mogelijkheden en beginnen onmiddellijk na te denken over manieren om dergelijke diensten op te schalen en ze bedrijfsbreed aan alle klanten aan te bieden.

Het wordt dan een zware taak, waarbij een groot deel van het team moet worden betrokken.

Als het niet goed gepland wordt met de juiste mensen, realistische doelen en kristalheldere communicatielijnen, dan kan het oorspronkelijke enthousiasme tot mislukkingen leiden.

Het kan dan moeilijk worden om dat te boven te komen en het team klaar te stomen voor de volgende fase van het project. Net zoals bij alles in het bedrijfsleven is het ook hier belangrijk om een stap terug te zetten en goed te plannen.

Waarom niet met uw eigen kantoor beginnen?

Zo creëert u verhalen en een draagvlak en bouwt u een sterk samenwerkingsverband uit voor de geplande implementatie.

Vervolgens kunt u met enkele klanten werken en het team van bij de start betrekken. Bekijk wat voor uw boekhoudkantoor werkt en wat niet.

We weten dat mensen niet van verandering houden. Vaak focussen ze daardoor vooral op waarom iets niet zal werken voor ons, voor onze klanten of in onze context.

Stel liever vragen zoals: “Als we het in onze context willen laten werken, hoe pakken we dat dan aan?”

Het is belangrijk dat de systemen en processen aansluiten bij zowel het kantoor als de klanten, dat de tarieven worden getest en overeengekomen, dat de juiste klanten worden geselecteerd voor de beginfase (kies eerst de meest voor de hand liggende), dat er duidelijke en bereikbare doelen worden gesteld en dat er een feedbackproces wordt opgesteld en nageleefd.

Met andere woorden: begin klein, perfectioneer en schaal dan op.

Focus op reproduceerbare adviesdiensten (en niet op maatwerk)

Adviesdiensten worden meestal verstrekt door meer ervaren teamleden (vennoten en managers) aan belangrijke klanten, vaak in de vorm van maatwerk.

Dat werkt goed voor uw belangrijkste klanten, die specifieke behoeften hebben en voor dergelijke diensten kunnen en willen betalen.

Ervaren teamleden zijn beperkt beschikbaar, dus wat gebeurt er als we minder ervaren teamleden erbij betrekken en op de traditionele manier adviesdiensten beginnen aan te bieden aan kleinere klanten?

Het nieuwe team heeft minder ervaring, en bestaande systemen en processen leunen nog steeds sterk op de hulp, training en verstrekking door die drukbezette ervaren personen.

Kleinere bedrijven zijn niet bereid (of in staat) om de tarieven voor diensten op maat te betalen.

En vaak veronderstellen vennoten dat kleinere bedrijven, die al niet staan te springen om de kosten voor boekhouding en belastingaangiftes te betalen, ook niet zullen willen betalen voor adviesdiensten – zelfs al betalen ze wel voor coaches, mentoren en bedrijfsorganisaties.

Ten slotte is er ook een gebrek aan begrip over wat bedrijfsadvies is. Vaak wordt het proces moeilijker voorgesteld dan het is, of men gaat ervan uit dat het betekent dat er grote aantallen rapporten naar (toch al overwerkte) bedrijfsleiders moeten worden gestuurd.

Reproduceerbare adviesdiensten verstrekken betekent dat u meer kunt presteren met het betrokken team, en dat u tegelijk uw klanten meer kunt bieden.

Veel boekhoudkantoren zien hun gemiddelde inkomsten per klant stijgen als ze reproduceerbare adviesdiensten aanbieden, zowel in vergelijking met enkel compliancediensten als met advies op maat.

Door het kader voor reproduceerbaar advies te volgen dat ik hieronder presenteer (zie de paragraaf Bedrijfsadvies eenvoudig maken), kunt u een groter deel van uw team adviesdiensten laten aanbieden aan meer klanten, op een manier die winstgevend is voor uw kantoor en voor tarieven die uw klanten bereid zijn te betalen.

Bedrijfsadvies is meer dan jaarrekening- en cashflowprognoses

Boekhouders zijn sterk in probleemoplossend denken, en vaak stappen ze meteen over naar de oplossing. Daarom weten wij dat jaarrekening- en cashflowprognoses belangrijk zijn voor onze klanten.

Maar we nemen zelden de tijd om onze klanten alles uit te leggen.

We spreken vaak ook een andere taal tegen kleine ondernemers en overschatten hun cijferkennis.

Kleine ondernemers willen geen jaarrekening- of cashflowprognoses kopen. Ze willen meer geld, tijd of vrijheid (of een combinatie van alle drie).

We onderschatten ook vaak onze eigen luistervaardigheid en hoe belangrijk klanten het vinden dat wij er voor hen zijn.

Een klein bedrijf leiden is immers soms een eenzame taak, en veel bedrijfsleiders hebben niemand met wie ze daarover kunnen praten. Vrienden die in loondienst werken, begrijpen vaak niet de uitdagingen en problemen waar ze voor staan.

Bedrijfsleiders willen niet dat hun familie zich zorgen maakt en willen niet zwak overkomen bij andere (succesvolle) bedrijfsleiders. Bovendien kunnen ze niet praten met wie hen waarschijnlijk het best zouden kunnen helpen – hun concurrenten.

En niemand wordt een vertrouwd adviseur met enkel adviessoftware en het versturen van rapporten..

Stel u voor wat onze klanten zouden doen als ze een helder beeld hadden. Zodra wij hen hebben geholpen om heldere doelstellingen te formuleren, is het onze taak om hen te helpen die te ook te verwezenlijken.

Maak gebruik van technologie

Bij kleine ondernemingen rekent bijna 80% van de bedrijfsleiders op hun boekhouder voor bedrijfsadvies, volgens een onderzoek van Accounting Today.

Als belangrijkste eigenschappen kozen bedrijfsleiders voor de volgende top 5:

1. Een vertrouwd adviseur zijn (78%)
2. Snel antwoorden op vragen (74%)
3. Hun bedrijf of sector begrijpen (74%)
4. Betaalbaar zijn (70%)
5. Duidelijk communiceren in een voor niet-boekhouders begrijpelijke taal (69%)

Zonder technologie te gebruiken is het moeilijk om uw klanten dat allemaal te bieden.

Het probleem aanpakken met een groter team is geen oplossing voor het kostenplaatje.

Maar één ding is duidelijk. Hoewel technologie geen mirakeloplossing is, kan ze wel het zware werk helpen verzetten.

U moet begrijpen hoe de juiste technologie uw kantoor kan helpen, met de juiste mensen die de juiste processen toepassen om reproduceerbare, consistente, winstgevende en waardevolle resultaten te behalen.

En door technologie op die manier in te zetten, kunt u bieden wat technologie op zichzelf nooit kan bieden.

Een menselijke aanpak.

Vermijd vooroordelen over uw klanten

Het was vroeger verleidelijk om te beoordelen of klanten al dan niet interesse zouden hebben in bedrijfsadvies.

Daarbij werd dan gekeken naar de bedrijfsgrootte, de winstgevendheid of de cashpositie.

Als boekhouder kent u echter wel hun huidige situatie, maar mogelijk niet hun plannen voor de toekomst.

Misschien is de klant prijsgevoelig en stelt hij tarieven voortdurend ter discussie. Of misschien heeft de klant nooit vragen gesteld of interesse getoond in andere diensten die u aanbiedt naast boekhouden en belastingaangiftes.

Het verrassende is dat klanten die prijsgevoelig zijn voor compliancediensten (misschien omdat ze die diensten niet echt waarderen, ook al zijn ze wettelijk verplicht), veel meer openstaan voor een gesprek over tarieven voor diensten die hen helpen om hun doelen te bereiken, als ze maar begrijpen welke toegevoegde waarde u hun kunt bieden.

Ze huren graag bedrijfscoaches en mentoren in, en betalen hun lidmaatschap van organisaties voor netwerken en ondernemersontwikkeling.

En vaak zijn die premies merkelijk hoger dan wat ze betalen voor hun boekhouding en belastingaangiftes.

Het is ook erg verrassend dat veel klanten niet weten dat u bedrijfsadviesdiensten aanbiedt of dat u hen kunt helpen met hun bedrijf.

Dat gebeurt zelfs als u deze diensten vermeldt op uw website, nieuwsbrieven en brochures en tijdens bedrijfsevenementen.

De eenvoudige oplossing is om met uw klanten te gaan praten.

Ontdek wat hen ’s nachts wakker houdt, wat hun plannen zijn, waar ze op hopen, wat ze vrezen, wat hun uitdagingen en dromen zijn en wat ze in hun leven en met hun bedrijf willen bereiken.

Vertel ze hoe uw boekhoudkantoor hen kan helpen.

Toon ze welke toegevoegde waarde u kunt creëren.

Door een kwantificeerbare waardepropositie aan te bieden en duidelijk aan te tonen waarmee en hoe u hen kunt helpen, maakt u het hun gemakkelijker om in te stemmen.

Bedrijfsadvies eenvoudig maken: 5 manieren om uw klanten diensten aan te bieden

Dus, wat is een herhaalbaar kader voor bedrijfsadvies en hoe kan een boekhoudkantoor bedrijfsadviesdiensten implementeren of opschalen?

Het bovenstaande kader voor bedrijfsadvies is exact hetzelfde als dat van grote consultancybureaus, de ‘big 4’ accountantskantoren, kleine gespecialiseerde accountantskantoren en vrijwel alle andere bedrijven in vermogens-, belasting-, marketing-, merk-, tijds- en financieel beheer.

Bedrijfsadvies is echt zo eenvoudig. Natuurlijk kunt u, afhankelijk van hoe groot uw klant is of de mate van betrokkenheid, bepaalde elementen benadrukken of juist afzwakken.

1. Help uw klanten te begrijpen waar ze op dit moment staan

Niet al uw klanten kennen hun cijfers. Ze begrijpen hun financiële overzichten niet.

Als ze knikken, dan is dat meestal omdat ze niet dom willen lijken in uw bijzijn. Door de zaken minder complex te maken helpt u hen om alles te begrijpen.

Het was tenslotte Leonardo da Vinci die zei: “Eenvoud is de ultieme verfijning.”

Uw team kan snel begrijpen hoe een klant presteert aan de hand van de 7 belangrijkste cijfers die elke bedrijfsleider zou moeten kennen:

• Omzet
• Bedrijfswinst
• Cash conversion cycle
• Bedrijfsrendement
• Brutowinst
• Omzet per werknemer
• Belangrijkste cashdoel

Deze cijfers geven een compleet beeld van de verlies- en winstposten, de balans, de cashpositie en de efficiëntie en effectiviteit van uw klant.

Deze zeven belangrijke cijfers maken de zaken minder complex en helpen uw klanten begrijpen welke cijfers er echt toe doen.

2. Laat uw klanten nadenken over wat mogelijk is

Klanten nemen zelden de tijd om na te denken over wat mogelijk is en welke richting ze uitgaan.

Sommige klanten zitten vast in dagelijkse beslommeringen en kunnen zich geen andere toekomst of route voorstellen.

De 7 belangrijkste cijfers vormen de basis voor de 5 hefbomen tot succes:

• Omzet
• Bedrijfswinst
• Cash conversion cycle
• Brutowinst
• Omzet per werknemer

Toon uw klanten wat de mogelijkheden zijn voor hun bedrijf en hoe ze die kunnen bereiken.

Help ze begrijpen welke ingrepen bij welke hefbomen een effect hebben op hun cashpositie, en bereik overeenstemming over hoe een betere toekomst eruit zou zien.

3. Bereken de kloof tussen waar ze nu staan en wat ze willen bereiken

Boekhouders zijn goed in kritisch denken. Gebruik uw vaardigheden om uw klanten te helpen een betere inschatting te maken van de kloof en of ze die kunnen overbruggen.

U kunt uw klanten ook helpen de kloof tussen winst- en cashverbeteringen te overbruggen en te begrijpen welke hefbomen de grootste impact hebben op hun winst en cashflow.

4. Stel een plan op

Een planning is essentieel voor succes. Nu kunt u technologie gebruiken om een plan op te stellen voor elk van uw klanten.

Accountants zijn goed in het opstellen van financiële plannen. Maar op zichzelf zijn financiële plannen nutteloos.

Een actieplan met wie/wat/waar, dat de hefbomen voor succes koppelt aan specifieke acties en resultaten, zorgt voor focus, verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid.

Het geheime ingrediënt is aansprakelijkheid.

Onderzoeken wijzen uit dat bedrijfsleiders van kleine ondernemingen die schriftelijke doelstellingen hebben vastgelegd en daarop worden afgerekend, 78% meer bereiken.

En ten slotte, als uw klanten financiering nodig hebben om hun doelstellingen te bereiken, dan kunt u hen daarbij helpen.

Het is goed om te beseffen dat de meeste groeibedrijven externe financiering en investeringen nodig hebben. Ze kunnen zelden groeien op basis van hun operationele kasstromen.

Wees hier proactief in en help hen dat te verwezenlijken, zodat ze de juiste financiering krijgen voor de juiste prijs.

5. Meet resultaten af tegen het plan

In het leven verloopt niets volgens plan, of toch bijna niets.

Plannen moeten voortdurend worden geëvalueerd en bijgewerkt. Voor boekhouders is het eenvoudig om budgetten af te meten tegenover feitelijke maand- of kwartaalresultaten op basis van een voorspelling op jaarbasis of een periode van 12 achtereenvolgende maanden.

Dat is waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van de jaarrekeningen en klanten kunnen de variaties begrijpen.

Gewoonlijk zijn hier vier redenen voor:

• Er zitten fouten in het plan en het moet worden aangepast.
• Klanten hebben iets gedaan wat niet de bedoeling was.
• Klanten hebben iets nagelaten.
• Of er bleek iets niet te werken waarvan iedereen dacht dat het wel zou werken.

Gebruik systemen voor vergaderingen en agenda’s om uw team te betrekken en te begeleiden, zodat ze telkens opnieuw dezelfde uitstekende resultaten leveren.

Succesvol bedrijfsadvies aanbieden

Momenteel zitten we midden in een ‘perfect storm’ voor bedrijfsadvies.

Met alles wat er momenteel gebeurt in de wereld, richten bedrijven zich tot hun boekhouders voor bijkomende ondersteuning.

Enkel compliancediensten aanbieden is niet langer voldoende.

Adviesdiensten kunnen leuk, interessant en lonend zijn. Maar niet iedereen zal voldoende interesse of zelfvertrouwen hebben om meer klantgericht te werken.

Boekhouders die dat wel willen doen, die goede conversaties willen hebben met hun klanten en zich echt willen verdiepen in een bedrijf, zijn vaak veel tevredener over hun werk en hebben gelukkigere klanten.

Bedrijfsadvies is niet langer enkel afhankelijk van de vennoten van het boekhoudkantoor.

Door gebruik te maken van de juiste technologie, met goede systemen en processen, wordt het mogelijk om minder ervaren teamleden te betrekken.

En op die manier is het mogelijk om reproduceerbare adviesdiensten aan te bieden tegen prijzen die bedrijfsleiders van kleine ondernemingen bereid zijn te betalen en die de winstgevendheid van uw boekhoudkantoor verhogen – zodat u zowel groei stimuleert voor uw kantoor als voor uw klanten.