Cashproblemen: Hoe los je ze op?

Een gezonde cashreserve is essentieel voor elk bedrijf, groot of klein. Maar in deze onzekere tijden kan er altijd een cashprobleem opduiken, hoe zorgvuldig je ook budgetteert. Het is verrassend eenvoudig om problemen te krijgen met dit essentiële element van goed financieel beheer. Als je bedrijf explosief groeit met nieuwe bestellingen en nieuwe aanwervingen, kan die positieve ontwikkeling ironisch genoeg leiden tot cashproblemen.

Volgens een recente opiniepeiling van de Britse Kamers van Koophandel “melden steeds meer bedrijven dat hun cash eerder afneemt dan toeneemt. Een precaire situatie waarin veel kmo’s zich bevinden. “Slechts één op vier (25%) bedrijven zegt dat de cash de afgelopen drie maanden is toegenomen. Bij 30% is de cashreserve gedaald.”

In dit artikel behandelen we het volgende:

– Wat is cash en waarom is dat belangrijk?

– Waarom en wanneer doen cashproblemen zich voor?

– Hoe kan je anticiperen op cashproblemen?

– Het gebruik van software en cashprognoses

– Hoe beheer je de cash en los je problemen op?

– Zo hebben deze twee bedrijven hun cashproblemen aangepakt

– Slotopmerkingen: Focus op inkomsten en uitgaven en gebruik prognosesoftware

Wat is cash en waarom is dat belangrijk?

De cash is de hoeveelheid geld die je bedrijf binnenkomt en buitengaat over een bepaalde periode. Een positieve cashpositie betekent logischerwijs dat er meer geld binnenkomt op de bankrekening van je bedrijf of andere betalingssystemen, dan dat er buitengaat. Als je cashsituatie negatief is, gaat er meer geld buiten dan er binnenkomt. De meeste bankafschriften tonen de in- en uitstroomcijfers voor een bepaalde periode, met gedetailleerde gegevens over de transacties.

Als de negatieve cash enige tijd aanhoudt, kan je in het rood komen te staan en heb je moeite om je rekeningen te betalen. Een negatieve cashpositie kan ook invloed hebben op je werkingskapitaal – de hoeveelheid geld die je nodig hebt om de dagelijkse activiteiten van je bedrijf te financieren.

Als je geld wil lenen of een rekening-courantkrediet wil, zal de kredietverstrekker goed opletten hoe het geld door je bedrijf stroomt. Als je cashpositie niet gezond is, kan hij weigeren geld te lenen, lenen tegen een hoger tarief of meer garanties vragen.

In de meeste bedrijven zijn er drie soorten cash:

• De operationele cash uit je dagelijkse bedrijfsactiviteiten
• Investeringen: het rendement op investeringen en spaarrekeningen die je bedrijf mogelijk heeft.
• Financiering: de geldbewegingen tussen kredietverstrekkers, aandeelhouders, investeerders, eigenaars en anderen.

Het is belangrijk om het verschil te maken met winst, die meestal wordt gedefinieerd als het saldo dat overblijft als alle uitgaven zijn afgetrokken van de inkomsten.

Voor cash is liquiditeit relevant. Die geeft aan hoe gemakkelijk je je financiële verplichtingen op korte termijn kan dekken. Met andere woorden, je hebt misschien een aantal waardevolle activa en veel winstgevende orders in je boeken staan, maar er is niet genoeg cash om zaken als personeelslonen, nutsvoorzieningen en je btw-rekening te betalen.

Waarom en wanneer doen cashproblemen zich voor?

In wezen ontstaan cashproblemen wanneer je, om wat voor reden dan ook, grotere bedragen moet uitbetalen dan normaal. Belangrijker nog: die grote bedragen liggen hoger dan wat je binnenkrijgt.

Misschien heb je moeten investeren in nieuwe apparatuur of machines. Of heb je een groot order binnengehaald en moet je meer grondstoffen of producten kopen dan normaal, plus misschien ook meer personeel aannemen om het order uit te voeren. Misschien komt er een bijzonder drukke periode aan waarin je veel voorraad en tijdelijk personeel nodig hebt, zoals Kerstmis of de zomervakantie. Meer in het algemeen kan het slecht zijn voor je liquiditeit als je te veel voorraad koopt en die laat liggen.

Het is ook mogelijk dat een grote klant in deze moeilijke economische tijden zijn betalingen uitstelt of zelfs failliet gaat. Misschien komt het geld er uiteindelijk wel, maar tot het zover is, kan je moeite hebben om rond te komen.

Hoe kan je anticiperen op cashproblemen?

Mike Benson heeft een aantal bedrijven geleid, voornamelijk in de horeca. Hij zegt: “Het is essentieel om de problemen te signaleren vooraleer ze zich voordoen. De brand blussen op het moment dat je merkt dat het geld op is, is geen manier om een bedrijf te runnen. Het is belangrijk om je bewust te zijn van de risico’s en voortdurend op je hoede te zijn voor waarschuwingssignalen.”

Het is essentieel om regelmatig je banksaldo te controleren en achter uitstaande facturen aan te gaan. Maar het is ook van vitaal belang dat je de cashpositie kan voorspellen. Neem de tijd om een prognose op te stellen en te voorspellen hoe je cashverbruik er over een bepaalde periode zal uitzien. Zo heb je een goed idee van wat er met je cashpositie zou kunnen gebeuren als bepaalde gebeurtenissen plaatsvinden en kan je anticiperen.

Je kan een template voor kasstroomprognoses gebruiken in een spreadsheet om een schatting te maken van de hoeveelheid geld die je bedrijf binnenkomt en buitengaat, meestal per maand.

Het gebruik van software en cashprognoses

Ook boekhoudsoftware kan je helpen met prognoses en projecties. De software modelleert wat met je liquiditeit zou kunnen gebeuren in bepaalde scenario’s. Zo kan je zien welke impact de aankoop van een nieuwe machine zal hebben op je cashpositie of wat er zou kunnen gebeuren met het bedrijf als je een extra personeelslid aanneemt om nieuwe bestellingen uit te voeren.

Je kan de software ook gebruiken om het effect te zien van rentewijzigingen en pieken en dalen in je omzet. Software kan je waarschuwen als een grote klant zijn betalingsvoorwaarden heeft gewijzigd en kan je waarschuwen dat een zorgwekkend aantal klanten openstaande facturen heeft. Zo kan je erop anticiperen dat je cash negatief beïnvloed kan worden tot je klanten betalen.

Op dezelfde manier kan de software de informatie en prognoses leveren die je nodig hebt om je financiën te plannen wanneer je investeert in nieuwe machines of extra voorraad inkoopt.

Hoe beheer je de cash en los je problemen op?

Moedig klanten aan om sneller te betalen. Om ervoor te zorgen dat er geld op je rekening komt, kan je je klanten aanmoedigen om sneller te betalen. Bied bijvoorbeeld kortingen aan voor snellere of automatische betalingen. Een krachtige stimulans is ook om te waarschuwen voor rentekosten bij te late betalingen, hoewel je natuurlijk wel moet oppassen dat je niet te hardvochtig overkomt.

Je zou een volumekorting kunnen geven die je klanten aanmoedigt om grotere bestellingen te plaatsen. Dat kan sneller geld opleveren in plaats van te wachten op een groter aantal kleinere bestellingen over een langere periode. Je klanten kunnen bovendien op de lange termijn geld besparen.

Bied meer betalingsmogelijkheden

Breid het aantal betaalmogelijkheden uit, zoals creditcards en online betaalmethoden. Er is ook een mogelijkheid om klanten via automatische incasso te laten betalen.

Controleer je uitgaven

Je bent van plan om te investeren in nieuwe apparatuur of je moet een grote hoeveelheid voorraad aankopen. Misschien kan je je leverancier voor de gelegenheid vragen om iets te doen aan de betaaltermijnen? Bijvoorbeeld dat je de helft van een factuur nu betaalt en de andere helft over een paar maanden. Uiteraard moet je dat zien als een tijdelijke maatregel. Betalingen te vaak en te lang uitstellen, kan de kredietwaardigheid en de algemene financiële gezondheid van je bedrijf schaden.

Neem vroeg contact op

“Het mooie van prognoses is dat je problemen al van ver kan zien aankomen en dat je de tijd hebt om actie te ondernemen”, zegt Mike Benson. “De meeste mensen willen je helpen. Banken hebben er niets aan dat een klant failliet gaat en je leveranciers en klanten willen graag zaken met je blijven doen. De truc is om vroeg contact op te nemen, een redelijke deal aan te bieden en contact te houden om ze gerust te stellen dat het slechts tijdelijk is.”

Controleer je zakelijke leningen

Bekijk al je uitstaande zakelijke leningen om te zien of je een betere rente kan krijgen. In bepaalde omstandigheden kan een kortetermijnlening helpen om de periode te overbruggen tussen de betaling voor een nieuwe machine of een grote hoeveelheid voorraad, en de winst die later (hopelijk) op je bankrekening komt.

Bespreek betalingstermijnen en bekijk andere financieringsopties

Je kan betalingstermijnen bespreken met je klanten, maar ook met je leveranciers. Het is goed mogelijk dat er betere voorwaarden beschikbaar zijn als je een grote aankoop doet. Kan je de betaling een paar maanden uitstellen of een financiering krijgen om de kosten te spreiden? Factuurfinanciering, waarbij je je uitstaande facturen verkoopt aan een derde partij of gebruikt als onderpand voor leningen, kan ook helpen.

Zo hebben deze twee bedrijven hun cashproblemen aangepakt

Tijdens de ontwikkeling van Wealth of Geeks, een snelgroeiende website over persoonlijke financiën en popcultuur, kreeg Michael Dinich te maken met wat hij omschrijft als “intensieve groeipijnen”. Het webverkeer explodeerde maand na maand, zegt hij, maar er waren ook grote kosten voor infrastructuur, personeel en content. “Achteraf bekeken waren er tijdens die moeilijke periode een paar stappen die echt hebben geholpen om de zaken weer op het goede spoor te zetten”, zegt Michael, die ook financieel adviseur en expert is op het gebied van persoonlijke financiën.

“Factuurfinanciering heeft ons gered. Dat we onze uitstaande facturen vooruitbetaalden, gaf onze leveranciers vertrouwen en we konden de lonen betalen. Om onze inkomsten te diversifiëren, deden we ook consultancy. En we creëerden nieuwe inkomstenstromen, zoals ons podcastnetwerk. Creatieve kostenbesparingen hielpen ook, zoals onderhandelingen met onze leveranciers over betere betalingstermijnen. Maar we hebben vooral open gesprekken gehad met ons team, wat de stress in die onzekere periode op een redelijk niveau heeft gehouden.”

Simon Bacher is CEO en medeoprichter van Ling, een succesvolle startup voor taalonderwijs met meer dan vijf miljoen downloads. “Ling had net als veel andere startups cashproblemen, vooral in de vroege groeifases. De uitdagingen kwamen er grotendeels doordat we onze activiteiten opschaalden, door het beheer van grote orders en door de tijdsverschillen tussen vorderingen en schulden.”

Ling heeft zijn financiële planning gaandeweg verbeterd, zegt Simon: “Door de hoofdoorzaken te identificeren, hebben we oplossingen geïmplementeerd. We hebben onze activiteiten geherstructureerd om ze efficiënter te maken, met leveranciers onderhandeld over betere voorwaarden en we hebben factuurfinanciering gebruikt wanneer dat nodig was. Robuuste cashprognoses zijn essentieel om te anticiperen op tekorten. Zo kan je tijdig keuzes en aanpassingen maken om financieel stabiel te blijven.”

Slotopmerkingen: Focus op inkomsten en uitgaven en gebruik prognosesoftware

Cashproblemen treffen veel bedrijven in hun groeifase, en dan vooral kleine en middelgrote ondernemingen. In deze onzekere tijden is de kans op problemen nog groter. De truc is om sterk te focussen op inkomende en uitgaande cashstromen en vooral om prognosesoftware te gebruiken, zodat je vooraf eventuele problemen kan identificeren. Als de problemen zich voordoen, kan je ze dan beheersen met een reeks financiële en commerciële hulpmiddelen.