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Como transformar a sua organização através de medidas de eficiência e movimento estratégico: A Evolução Interna – Princípios a seguir (parte II)

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Mudar e transformar a organização é a prioridade para fazermos diferente e conseguirmos adaptar-nos à complexidade, ambiguidade e incerteza que os mercados apresentam. Para fazermos face a estes tempos e para que todos consigamos melhorar em conjunto, proponho que se sigam os seguintes princípios:


Tal como mencionei no artigo anterior, incidiremos agora no detalhe dos princípios a seguir a nível interno:

  1. Listar todos os problemas internos e os externos

Cada uma das equipas terá de fazer uma sessão de trabalho com todos os elementos sem exceção para listar os problemas internos e externos. Todas as contribuições são válidas e vão servir para identificar os pontos que nos estão a tornar mais lentos, com menos qualidade e mais insatisfeitos.

Os problemas têm que ficar claros para todos os elementos da equipa, por isso os problemas devem ser identificados da seguinte forma:

  • Problema
  • Causa
  • Efeito
  • Alternativas ou resoluções
  • Resolução proposta pela equipa

Quando listarmos os problemas de todas as equipas, vamos identificar pontos de melhoria individuais e coletivos. Assim, podemos definir políticas e implementar ações que maximizem a produtividade e criem eficiência.

Elaborar sessões para identificar e resolver problemas com toda a equipa vai criar um momento de envolvimento coletivo, de união, pertença e sentido de missão.

  1. Mapear e descrever as relações e dependências entre as áreas por linha de produto

Quando estamos a desenvolver ou a resolver incidentes que ocorrem com os nossos produtos e/ou serviços, por vezes, temos dependências de outras áreas que podem levar a pontos de lentidão e ineficiência. É determinante saber qual é o fluxo de trabalho e criar linhas de acesso direto entre as áreas para que esse fluxo seja o mais claro e simples.

Todas as equipas por linha de produto têm de desenhar em conjunto o fluxo de trabalho atual e identificar as dependências entre áreas.

Este mapeamento permitirá perceber quais são os pontos de ineficiência, onde é que o fluxo de trabalho se torna mais lento e como criar alternativas.

  1. Criar regras, visíveis a todos, para aceitar e iniciar tarefas vindas de outras áreas

O fluxo de trabalho deve ser claro e estar visível para todos! Além disso, todas as equipas vão definir critérios para aceitarem um pedido que entrou no fluxo. Estes critérios devem ser “negociados” entre as áreas e têm de ser claros para todos os intervenientes no processo. Desta forma temos equipas comprometidas.

Com regras claras, visíveis e criadas por todos, torna os processos sempre iguais e sem surpresas. Assim os colaboradores quando iniciam o trabalho sabem que têm todas as condições para o finalizar.

  1. Criar regras, visíveis a todos, para dar como finalizadas as tarefas

Um pedido só está concluído quando cumprir os critérios definidos pela equipa, não poderá passar para outra área enquanto não for testado e satisfizer as respetivas regras. Este ponto irá aumentar a qualidade e diminuir os erros sucessivos que nos levam a uma operação de devoluções tão exaustiva.

Ter regras para finalizar as tarefas leva a um aumento da qualidade do produto. Só podemos dar como concluída a tarefa ou atividade quando cumprir determinados requisitos. Isso leva a que existam menos momentos para fazer tarefas que foram mal executadas.

  1. Medir a quantidade de tarefas e tempos de desenvolvimento

Apesar das pessoas não gostarem que o seu trabalho seja medido e controlado, apenas podemos mudar comportamentos e fluxos de trabalho com factos. Factos são factos e estes permitem-nos agir, criar alternativas e moldar comportamentos de forma a sermos mais eficientes.

Todos os pedidos têm de ter uma data/hora de entrada e uma data/hora de entrega.

Deve-se definir um período para contar o total de pedidos entregues, pode ser uma semana, duas semanas, ou outro período que se adeque a nossa organização, contudo, períodos mais curtos funcionam melhor.

Se soubermos o tempo que, normalmente, demoramos a desenvolver as nossas tarefas, podemos prever: as necessidades de matérias-primas, a quantidade de pedidos que podemos aceitar e o que vamos e quando vamos entregar.

  1. Começar a terminar as tarefas e só depois iniciar novas tarefas.

O foco na tarefa é essencial para que se consiga aumentar o fluxo de trabalho e diminuir os chamados gargalos. Não podemos ter muitas tarefas em curso simultaneamente. É importante terminar, entregar e passar trabalho concluído para a próxima etapa.

É o trabalho finalizado que permite gerar valor. As organizações tornam-se mais eficientes e “fluídas” quando se tem poucas tarefas em curso ao mesmo tempo. Este facto permite aumentar as entregas. Por isso temos de terminar o que começamos e só depois iniciamos novos pedidos. Cabe aos elementos de cada equipa começar a terminar e só depois iniciar novos pedidos.

Utilizar o princípio de “Stop starting and start finishing”, aumenta o fluxo de trabalho, entregamos mais e vamos diminuir o tempo de entrega.

  1. Criar um grupo com 20% das pessoas da empresa que possam impulsionar as melhorias a identificar.

Todas as mudanças têm as suas resistências, vamos criar um movimento e para isso será criada uma equipa que auxiliará na execução desta transformação. Esta equipa tem como responsabilidade identificar necessidades, resolver impedimentos e criar um fluxo de trabalho que permita implementar as medidas que forem identificadas ao longo do tempo. Além disso, têm de implementar um plano de evangelização que contemple várias formas de formação profissional: formação presencial, formação online, workshops, apresentações e eventos.

Esta equipa tem na sua missão criar e evoluir um grupo de pessoas levará a iniciar um movimento de mudança que ajudará na compreensão e adoção das mudanças necessárias.

  1. Criar equipas, aumentando as competências e tornando-as mais produtivas

Quero que as pessoas trabalhem em conjunto, motivadas, que sintam um sentido de utilidade e missão, que se sintam valorizadas. Neste momento não temos equipas, temos grupos de pessoas a trabalharem em conjunto.

A criação de equipas verdadeiras é muito importante, pois ganha-se em criatividade, a comunicação passa a ser holística e os colaboradores trocam experiências de maneira intensa e transparente. Trabalham com o objetivo comum de atingir as suas metas e entregar valor. Todos os elementos se ajudam e evoluem em conjunto.

Quero que se faça um levantamento das competências e das necessidades de cada equipa. Só poderemos enfrentar o mercado, reinventarmo-nos e sermos inovadores se perseguirmos valores de educação, formação, inovação, entreajuda e confiança. Juntos seremos mais fortes e já sabemos que vamos mais longe.

  1. Desenhar um novo fluxo de trabalho por linha de produto.

Por fim, quando terminarem a execução dos pontos anteriores devem criar fluxos de trabalho novos que sejam: mais eficientes, que resolvam problemas e dependências identificadas. Devem as políticas de relação entre todos estar claras e definidas.

Temos de ter cuidado na definição de novos fluxos, temos a operação em produção e devemos ter atenção aos processos de migração entre fluxos de trabalho antigos e novos. Estamos a conceber uma mudança transformacional e evolutiva, alterar a partir do que temos.

Neste momento, quero que se comece com a identificação de novos fluxos para o desenvolvimento dos produtos que produzimos atualmente.

Uma vez que a nossa missão passa por centrar-nos no cliente e criar ofertas novas para o mercado que possam resolver problemas e necessidades dos clientes. Vamos adaptar os processos e fluxos à medida que identificarmos novas necessidades.

Continua…… Não perca os próximos passos!