Implementação inteligente do ERP: 6 estratégias cruciais de gestão de mudanças

Um novo sistema de ERP oferece-lhe uma oportunidade rara de transformar a sua empresa, reforçando a eficiência, permitindo criar novas capacidades e melhorando o desempenho do negócio. Mas, se uma solução de ERP moderna pode dinamizar a sua organização, a respetiva implementação é um dos projetos mais complexos e arriscados que alguma vez assumirá.

De todos os erros que pode cometer, uma gestão de mudança mal-executada é talvez a mais evitável causa de problemas e de fracasso de um projeto. A resistência à mudança, mesmo quando esta é positiva, é um comportamento normal e expectável: devemos fazer planos para minimizar o seu impacto.

É importante perceber que a gestão da mudança não é uma fase discreta da implementação. Pelo contrário, esta deve estar presente ao longo do projeto, deve ser incluída na metodologia e estar presente na cultura de equipa do projeto.

Com isto em mente, apresentamos seis estratégias de gestão de mudanças criadas para o apoiar e para permitir uma implementação do ERP bem-sucedida:

1. Desenvolva e partilhe a visão

Determine o que será a sua organização depois da implementação e de que forma será gerida e partilhe essa visão com a sua organização.

Todas as empresas partilham a expectativa de que uma nova solução de ERP possa «transformar» o negócio. Mas o que quer isso de facto dizer? Desenvolver uma ideia do futuro que quer ver concretizado e comunicá-la a toda a organização é o primeiro passo para uma gestão da mudança bem-sucedida.

2. Defenda as vantagens da mudança

Certifique-se de que todas as pessoas a todos os níveis da sua empresa compreendem porque é vital refazer os processos nucleares da atividade e implementar uma nova solução de ERP.

É crucial ser capaz de expressar os argumentos a favor da mudança que afetará toda a organização. Além disso, encorajamos os clientes e as equipas de implementação a comunicarem o âmbito do projeto, a estratégia de execução e o calendário de implementação no início do projeto.

3. Mobilize e sintonize os responsáveis

Crie um grupo de responsáveis pela orientação que partilhem uma visão para a transformação da sua organização e abracem a mudança que está para vir.

Estes gestores de topo devem compreender a fundo e ser capazes de comunicar os benefícios do projeto. Devem também dar-lhe prioridade enquanto iniciativa transformadora do negócio.

4. Colabore com os trabalhadores e com as partes interessadas

Analise o impacto de todas as alterações e comunique frequentemente com todos os trabalhadores, equipas e funções que serão afetados.

Uma tática importante no que diz respeito à gestão das mudanças organizacionais é o desenvolvimento e execução de um plano detalhado de comunicação com os trabalhadores. O seu plano deve incluir o que será comunicado, porquê, a quem (público), por quem, quando e como. Todas as comunicações devem incluir o âmbito do projeto, os objetivos, as etapas fundamentais e os resultados, devem apresentar fatores e abordagens cruciais de sucesso e discutir a transição para a nova solução.

É também muito importante identificar as principais partes interessadas – os influenciadores – no seio do negócio e perceber o que sabem sobre a iniciativa de ERP e se estão dispostos a apoiá-la. Crie um plano para manter e reforçar o conhecimento e o apoio destas pessoas ao longo do projeto.

Avalie de forma regular a prontidão do negócio e das pessoas em matéria de mudança. Monitorize o ambiente, o entusiasmo, a motivação e o nível de apoio dos seus funcionários, levando a cabo ações de verificação a meio da implementação.

5. Crie a organização futura

Desenvolva e desenhe a organização futura e o estado que deseja alcançar.

Analise a condição atual do seu negócio, as localizações e departamentos em termos de processos, organização e de sistemas de pessoas. Mais importante do que tudo isso é criar um plano de transformação. Este deve descrever com detalhe as ações, responsabilidades (e calendário) que lhe permitirão levar a sua organização até um novo desfecho.

Defina novos processos utilizando as melhores práticas da indústria e adapte-as às suas necessidades específicas, se necessário. Avalie a reformulação do trabalho e os requisitos em matéria de competências para o novo ambiente. Também vai querer analisar as implicações em termos de Recursos Humanos, como a gestão do desempenho, a compensação e a classificação, o recrutamento, a contratação e o processo de ambientação, etc.

6.  Prepare e equipe a sua força de trabalho

Dê a oportunidade aos seus trabalhadores de singrarem na organização transformada.

Esta fase implica mais do que simplesmente dar formação sobre uma nova tecnologia.  Normalmente requer uma redefinição significativa das responsabilidades, a aquisição de competências e alterações ao desenho da organização. Determine que novas competências serão necessárias.

Faça um esforço para avaliar a força de trabalho em termos de competências, aptidões, experiências e capacidades. Registe os impactos para os funcionários que resultarão da nova solução de ERP. Em seguida desenvolva, planeie e implemente estratégias de formação para colmatar as falhas na aprendizagem. Antes de dar início à alteração, ajude toda a gente – os utilizadores finais, os responsáveis, os membros da equipa de implementação, os donos do processo, os clientes e os fornecedores – a compreender completamente como os processos funcionam e de que forma o trabalho será afetado.

Conclusão

A chave para uma gestão da mudança eficaz passa, na sua base, por comunicar de forma abrangente e frequente sobre o projeto – e por defender as vantagens da mudança de forma clara e consistente. É muito importante reforçar e reiterar esta mensagem, para garantir que todos os níveis da sua organização permanecem concentrados nos benefícios que o futuro trará – e não nas perturbações e nas mudanças desconfortáveis que resultarão da implementação do ERP.