Gestão de projetos: uma garantia adicional de sucesso

Implementar um projeto criando o máximo valor possível para a empresa, minimizando custos, prevendo riscos, motivando equipas e gerando bons resultados para o seu destinatário final – seja ele um cliente ou uma necessidade interna – é tudo o que se deseja quando se avança para uma nova ‘missão’.

Com a chegada do Dia Internacional da Gestão de Projetos, que se comemora todos os anos na primeira quinta-feira de novembro, surge um excelente pretexto para se falar e realçar o contributo desta tão importante valência nas empresas.

A gestão de projetos tem por objetivo a coordenação de estratégias, competências, recursos e ferramentas de forma eficiente e bem-sucedida, tendo em conta a finalidade para a qual o projeto foi concebido. São os gestores de projeto quem vai garantir o planeamento, monitorização e execução dos projetos abraçados pelas empresas.

Mas não é só na resposta a pedidos de clientes que a gestão de projetos tem impacto. Também é fundamental na vida interna das empresas. Acompanhar o evoluir do mercado e manter a competitividade implica, muitas vezes, ajustar formas de fazer e trabalhar e o tipo de oferta que se tem. Em muitas estruturas empresariais, esta pode ser uma tarefa exigente na medida em que, quanto mais anos tem uma empresa, mais complexos e enraizados tendem a ser os procedimentos internos e formas de operar. Escusado será dizer que a implementação de projetos nesse sentido terá de ser eficaz, sob pena de não se cumprir o objetivo pretendido e de o resultado ser apenas o desperdício de recursos da empresa.

Quais os contributos, então, da gestão de projetos para o sucesso da empresa nos objetivos a que se propõe?

Realismo e objetivos bem definidos

Um projeto é, por regra, um esforço único e de prazo finito, destinado a trazer valor à empresa, nomeadamente por via da criação de um novo produto ou serviço, ou da implementação de um plano para consumo interno, destinado a trazer melhorias, sejam elas quais forem.

Por regra, devem ser totalmente desenhados antes de iniciados, ainda que possam existir casos em que a implementação é feita em várias ‘tranches’, etapas que são, assim sendo planeadas em separado mas que, no seu conjunto, visam uma única meta comum final.

Seja qual for o caso, o realismo tem de imperar. Seja para evitar que se definam objetivos demasiado ambiciosos, seja também para que a empresa não deixe de arriscar quando é preciso e faz sentido, paralisada pelo receio de um falhanço ou por falta de confiança no projeto.

Uma boa gestão de projeto pode fornecer as salvaguardas que são precisas, garantindo que um plano é desenhado com ‘cabeça, tronco e membros’. Com objetivos muito claros e bem sustentados.

Depois, seja o projeto composto de apenas um ou de vários ‘sprints’, ele terá sempre um ciclo de vida, ou seja, um princípio, um meio e um fim. Em primeiro lugar, o gestor de projeto terá de se munir de todas as informações necessárias para saber com o que conta antes de desenhar e programar o resto. Recursos disponíveis, custos de execução pretendidos, prazos de entrega e objetivos. Para, assim, traçar as linhas gerais e ter o ‘big picture’ do projeto que irá, no fundo, orientar tudo o resto.

Seguem-se então o delinear da estrutura do projeto, os respetivos cronogramas de execução e entregas, o plano de gestão de riscos e todos os outros procedimentos necessários. Na fase seguinte, a da execução, o gestor de projeto vai acompanhar e monitorizar para assegurar o cumprimento do que foi planeado e fazer ajustes sempre que necessário. E vai zelar para que, no final, se chegue, a tempo e horas, ao resultado pretendido.

Conhecer e minimizar os riscos

Fundamental em qualquer projeto é estudar antecipadamente os riscos associados a um projeto, não só para os prevenir e evitar, mas também para estar preparado para minimizar os seus efeitos quando alguma coisa acabar mesmo por correr mal. Um gestor de projetos ajuda, no fundo, a manter as equipas e os projetos “nos carris”, garantindo que, mesmo com estes percalços, se mantém o foco.

Ter uma visão global do que está em causa, dos recursos de que se dispõe, dos prazos que é preciso cumprir e do orçamento existente é, portanto, um ganho sem preço, que deve andar lado a lado com a tal gestão dos riscos. Neste equilíbrio pode estar a diferença entre conseguir ou não evitar o falhanço de um projeto.

Motivar os membros da equipa

Organizar de forma adequada equipas e fluxos de trabalho, mas sobretudo garantir que cada elemento das equipas sabe o que está em causa e qual o seu papel num dado objetivo global comum é muito importante. Se o contributo de cada um for claro, o envolvimento dos colaboradores e o seu compromisso com o projeto serão tendencialmente maiores. Para além da motivação conseguida, a comunicação entre equipas funciona, por regra, melhor e cada elemento tem uma noção mais exata da forma como o cumprimento de cada etapa – e portanto do trabalho de cada equipa – afeta as demais.

Conseguir uma melhor alocação de recursos

Um gestor de projetos conhece – desejavelmente – a quantidade, qualidade e valências dos recursos disponíveis. Sabe, por outro lado, onde são precisos e em que medida. É o encontro entre procura e oferta que impedirá, em princípio, quer os investimentos desmesurados, quer, pelo contrário, os insuficientes. Parece óbvio, mas, sem uma boa gestão de projeto, as coisas podem muitas vezes correr mal.

Maximizar o valor para a empresa: mais retorno, menos custos

Garantir que o resultado final é a criação de valor para a empresa implica maximizar o retorno e minimizar os custos. Ao existir gestão de projetos, há um planeamento de custos e, portanto, durante o decorrer do projeto, esses gastos vão sendo vigiados para garantir que se cumpre o planeado, com o menor número de surpresas possível.

Do lado dos resultados, serão tanto maiores quanto melhor for o desempenho das equipas, o uso dos recursos disponíveis e a qualidade do produto final. É esse o efeito pretendido com o recurso à gestão de projetos.

Se estas duas variáveis – retorno e custos – evoluírem no sentido certo, o resultado será a geração de valor para a empresa.

Cumprimento de prazos e satisfação dos clientes

Acautelados que estejam todos os pontos acima referidos, com os percalços que possam surgir pelo caminho, deverá ser possível que, no final, sejam cumpridos os prazos com que a empresa se comprometeu. Ou, a haver atrasos, que sejam poucos e justificados para que a qualidade do projeto não seja ofuscada por essa falha.

E, se a função do gestor do projeto é garantir que, com os recursos disponíveis, os investimentos necessários, os prazos a cumprir e o planeamento feito, se chega à meta com sucesso, esse sucesso existirá se o destinatário final estiver satisfeito.

Afinal, é para este momento que se esteve a trabalhar desde que chegou à empresa uma nova missão para executar.