Temporada 2: Da rienda suelta a la productividad

Robert Poynton Escritor y profesor asociado de la Universidad de Oxford

No eres una lista de tareas pendientes: Como una pausa puede transformar tu productividad

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La conectividad constante no es clave para el éxito empresarial. Más trabajo y horas no aumentan la productividad, sino que agotan.

Las pausas conscientes entre tareas transforman la relación con el tiempo, mejoran la calidad del trabajo y permiten reflexionar y regenerar la creatividad.
Evitar la ocupación constante y adoptar pausas planificadas proporciona claridad mental, conexiones más profundas y una mayor productividad sostenible.

A pesar de lo que se diga por ahí, estar siempre conectados no es la clave del éxito empresarial. Trabajar cada vez más y meter más y más horas no aumentará tu productividad; de hecho, lo más probable es que te agote o te acabe desgastando. Puede que las máquinas sean capaces de funcionar a toda velocidad de forma constante, pero las personas no.

Una forma muy sencilla y poderosa de transformar nuestra productividad consiste en pensar en los espacios entre tarea y tarea: las pausas. Pensar de forma consciente en cuándo, cómo y dónde haces pausas transformará tu relación con el tiempo de una forma productiva y gratificante.

Te permitirá volver a tomar las riendas y emplear el tiempo de forma más eficaz. Hacer pausas es una parte fundamental de la acción y no lo contrario de esta. Una pausa puede ser solo de un momento, pero cambia lo que es posible y de lo que somos capaces.

Estar ocupado es señal de dejadez

Hay mucha presión por mantenerse ocupado. La tecnología es una causa obvia y la presión social es otra, así que es complicado de evitar. Pero si siempre estás «ocupado», no serás capaz de ver lo más importante porque estarás pensando en lo siguiente que tienes que hacer. Lanzarse de una cosa a otra es una forma de evitar preguntas y decisiones cruciales, así que podría decirse que es una forma de dejadez.

Y no es productivo. Te encuentras en un estado de «atención parcial continua» en el que siempre te interrumpen y nunca tienes la oportunidad de plantearte decisiones o alternativas, de tener nuevas ideas, de decidir NO hacer cosas que no tienen importancia o, simplemente, de disfrutar del momento o de la compañía. Cuando haces las cosas a toda prisa para tacharlas de tu lista, es inevitable que la calidad de tu trabajo se resienta.

Si eres consciente de esto, podrás aprovechar mejor tu tiempo haciendo pausas para mejorar y profundizar en lo que eres capaz de hacer.

Hace unos años, colaboré en la organización de un encuentro internacional de CEO para una gran empresa y lo diseñamos dejando un día al final sin actividades programadas. Hubo mucha presión para llenar ese día, para que «todos pudieran aprovechar mejor el tiempo», pero nos negamos. Estábamos convencidos de que esa no era la mejor manera de aprovechar el tiempo.

Fue arriesgado: todo el mundo estaba acostumbrado a llenar hasta el último minuto del día, incluso las pausas-café programadas, pero no tener nada resultó muy liberador y acabó siendo tremendamente importante. Ese espacio «vacío» (una pausa entre el contenido del curso y la vuelta al trabajo) brindó a los asistentes el tiempo necesario para procesar y reflexionar sobre todo lo aprendido. Esa «pausa» programada añadió muchísimo valor.

Tú puedes aplicar ese mismo principio a tu jornada, tu semana o tu año laboral. Incorporar una pausa puede ayudarte a ser más efectivo, aunque pueda resultar contrario a la lógica a priori. La presión para llenar cada momento es muy fuerte, pero para hacer las cosas bien, a veces se necesita no hacer nada.

Otra de mis clientes organizó un encuentro de dos días en el que no se permitía hablar de trabajo, una pausa para estrechar lazos entre los miembros de un equipo virtual repartidos por tres países. Es lo suficientemente inteligente como para saber que una pausa de este tipo hará que los equipos sean mucho más productivos en su día a día gracias a la conexión que se crea entre las personas.

Una pausa para desconectar

¿Qué es una pausa y cómo puede ayudarte a transformar tu vida profesional? Una pausa puede durar desde un breve instante hasta segundos, minutos u horas, e incluso días o meses en función del contexto. Hacer una pausa y desconectar de lo que estás haciendo mientras cambias el foco de tu atención a otra cosa totalmente distinta no es sinónimo de retrasarse, de reducir la velocidad o de no hacer nada.

La idea revolucionaria es que algo ocurre durante las pausas o gracias a ellas. Permite que tu subconsciente tome las riendas y se abra a nuevas posibilidades, ideas y creatividad, y eso es algo que se está volviendo cada vez más importante en el mundo profesional de hoy. Las situaciones inesperadas e imprevisibles requieren nuevas soluciones y nuevas formas de pensar. Una pausa no es sinónimo de parar, es una valiosa forma de ser mucho más productivo en el trabajo. Una pausa es regeneradora. El descanso forma parte de esto, pero la regeneración es una idea mucho más importante.

Formas de hacer una pausa para aumentar la productividad

Hay muchas formas de incorporar pausas en tu rutina laboral. Una que yo uso cuando escribo es centrarme a fondo en el trabajo en intervalos de 90 minutos, poniendo una alarma y trabajando hasta que suene. Esto elimina distracciones, pero la clave reside en parar después de esos 90 minutos, incluso si estás que te sales, y hacer otra cosa antes de volver a repetir el mismo proceso.

De esta forma, puedes separar períodos de máxima concentración de tareas más pequeñas o interrupciones comunes. Se lo copié a alguien que era bastante productivo: Charles Darwin.

Si trabajas desde casa, otro método eficaz consiste en inventarte tu propio camino al trabajo. Esto puede ser tan sencillo como salir de casa y dar una vuelta por el barrio antes de empezar a trabajar, o caminar o andar en bici durante el mismo tiempo que tardarías en ir a la oficina por la mañana.

Tanto si vas a la oficina como si trabajas desde casa, salir a la calle puede obligarte a parar, pensar, reflexionar y crear espacio antes del trabajo para una jornada más productiva en el trabajo. Los umbrales, del tipo que sean (entrar o salir del coche, volver a casa o salir de la oficina), son detonantes útiles para hacer breves pausas que pueden ayudarte a sacarle más partido a lo que dejas y a lo que retomas.