Tu empresa no es digital, y lo sabes

Una pila de papeles sobre tu mesa. Una gran cantidad de notas manuscritas de diferente manera, ya sea en un bloc o en papelitos sueltos que se utilizan para tomar notas mientras se realiza una tarea. Este es uno de los principales síntomas que te indican que tu empresa no es digital.

No es el único. Existen otros indicios, otras áreas de mejora en la empresa que implican tener que introducir el mismo datos varias veces. Trabajar dos veces hace que tu empresa sea ineficiente. Un ejemplo sencillo sería comprobar si los comerciales y empleados de la empresa siguen rellenando hojas de gasto en papel, que luego pasan al departamento de contabilidad. Hay dos empleados que tienen que hacer el mismo trabajo, cumplimentar los tickets de gasto en el formato adecuado.

No es lo mismo ser digital que estar informatizado

Muchas veces las empresas confunden el hecho de estar informatizados con ser digitales. No es exactamente lo mismo. Desde hace décadas los ordenadores nos acompañan en nuestro trabajo. Pero la información, en muchos casos, se encuentra en nichos y no se comparte, no se reutilizan los datos de un departamento en otro y se mantienen como áreas separadas.

Ser digital implica encontrar el modo en que la tecnología puede modificar nuestro modelo de negocio. Hacer crecer a la empresa. Llega un momento en el que no ser digital simplemente resulta ineficiente. No se puede captar más volumen de negocio a no ser que se aumente de forma considerable el personal.

Es necesario realizar un análisis de todos los procesos de la empresa, de todos los departamentos y ver qué cosas que hacen hoy podrían digitalizarse. Hay muchos aspectos en las organizaciones que se pueden modificar utilizando las herramientas que hoy en día tienen al alcance de la mano.

¡Comparte! Si tu empresa no es digital, todavía está en el pasado. Estos son los indicios de que puedes mejorar.

El smartphone no puede ser un pisapapeles inteligente

Otro aspecto que delata que nuestra empresa no es digital es el uso que se hace de los smartphones. Los teléfonos inteligentes se utilizan para consultar el correo electrónico y enviar mensajes a los clientes. Nada que no se pudiera hacer hace 15 años con una BlackBerry. El smartphone tiene que estar orientado a ser una navaja suiza para acceder a todas las áreas de la empresa.

Pero por sí mismo no basta. Es necesario que las aplicaciones que se utilizan en la empresa sean accesibles. Mejor si es a través de una app que facilite a un comercial introducir sus gastos, tener los datos de la última visita a un cliente o acceder a su último presupuesto. De esta forma no se acaba la visita con un «luego te paso el presupuesto o te envío los datos». Se hace al momento con la ayuda del teléfono.

Teléfono y el correo electrónico, punto de contacto con los clientes

La digitalización no tiene que ser solo algo que afecta a los procesos internos. También en nuestra relación con los clientes y proveedores se tiene que notar. Si nuestra empresa todavía tiene el teléfono y el correo electrónico como principal punto de entrada y contacto de los clientes, queda mucho por hacer. Trabajamos igual que en el siglo XX.

Hoy en día muchas empresas apuestan por tener un portal personalizado para sus clientes, donde pueden entrar con sus usuarios y contraseñas, ponerse en contacto con nosotros, remitir documentos en formato digital, recoger documentos, etc. Accesible desde cualquier lugar y a todas horas. Pero también teniendo en cuenta la seguridad y usabilidad. Tiene que ser más cómodo para ellos que remitir un correo como hacían hasta ahora.

Esto nos lleva a ver la implantación de la omnicanalidad en la empresa. Hoy en día la mayoría de los accesos a Internet se realizan a través de dispositivos móviles. Es fundamental ofrecer una buena experiencia a los clientes desde cualquier dispositivo. No podemos pensar que van a estar sentados delante de una mesa y un ordenador en la oficina o en casa.

Uso de los datos para identificar los problemas de los clientes

Por último, un aspecto fundamental es el uso de los datos que genera la empresa. Hoy en día disponemos de una gran cantidad de información, que se genera a través de smartphones, que nos facilitan los clientes o que se puede obtener de otras fuentes. Datos que muchas veces no se ponen en valor, solo se acumulan. Ser digital implica reunir toda la información, analizarla en función de nuestros objetivos y poder anticiparnos a las necesidades de los clientes.

También debemos establecer nuevos indicadores de rendimiento que nos ayuden a definir nuevos objetivos. Al final, el resultado es una empresa más eficiente, un cliente fidelizado y más satisfecho con nuestros servicios. Pero también una mejor relación con proveedores y otras empresas, que nos ayuden a tener unos procesos más eficientes.

Todo esto no se puede lograr sin la complicidad e implicación de nuestro personal. La labor de recursos humanos es fundamental en este aspecto: identificar y definir que miembros de nuestro equipo están más capacitados para convertirse en los líderes de la transformación. Se trata de tener a una o dos personas por departamento en los cuales se puedan apoyar el resto de miembros del mismo ante los cambios que se realizan. En todo caso, como siempre, la formación adecuada es imprescindible.

Casi cualquier tarea se puede realizar desde la nube: gestionar tu correo electrónico, tu agenda, controlar la contabilidad y facturación de tu empresa, etc. Descubre con las soluciones de Sage por qué es imprescindible el cloud computing en un negocio eficiente.