9 conseils pour encourager la collaboration entre les services

Combien de fois avez-vous entendu ce commentaire ou pire, émis par des employés mécontents qui ont l’impression que les autres équipes au sein de l’entreprise, ne suivent pas les mêmes règles, ne sont pas investis dans la même mission, ou même ne jouent pas dans la même équipe? Le problème—une collaboration efficace entre les services—est bien plus courant que vous ne le pensez.

En fait, puisque l’économie à la demande et l’économie mondiale continuent de se déchaîner, en raison de la transformation numérique, la collaboration entre les services est alors devenue plus importante et plus difficile. Harvard Business Review a récemment déclaré que les mêmes qualités nécessaires au succès dans le marché numérique d’aujourd’hui, par exemple, virtuel, grand, diversifié, et bien éduqué, sont aussi souvent les mêmes qualités qui le minent. Alors, qu’est-ce qu’un leader moderne doit faire dans le marché d’aujourd’hui?

Bien sûr, il n’existe pas de solution simple ni de solution miracle pour créer la collaboration entre les services. Voici quelques conseils importants qui pourraient aider à rendre le processus un peu plus coopératif.

1. Assurez-vous que chacun est sur la même longueur d’onde

Expliquez les rôles que les employés doivent jouer pour atteindre l’objectif commun et en parlez de façon à ce qu’ils en saisissent bien la portée. Personne ne peut s’investir de la même mission si chacun l’interprète différemment. Créez une formule technique ou pas à partager parmi toutes les équipes, afin que chacun comprenne l’importance de la mission, son rôle à jouer, et la portée de son rôle.

     2. Encouragez une communication ouverte et cohérente

Une des choses qui continue de m’étonner dans le monde des affaires est le manque de communication entre les équipes et ceux de la culture du cloisonnement. La communication constitue un des moyens les plus simples au monde d’accroître les connaissances, la transparence, la compassion, l’appréciation, et j’en passe! En fait, peu d’entreprises le font bien. Et si vous souhaitez réussir dans le marché d’aujourd’hui, vous devez alors favoriser une culture de communication. Cela signifie le partage des échéanciers et des objectifs de travail associés aux divers services. Cela veut dire maintenir une saine compréhension du rôle de chaque équipe dans l’entreprise, et la façon dont une équipe ne pourrait exister sans les autres. Sinon, vous ne connaîtrez jamais une vraie collaboration

     3. Soyez transparent—à partir des cadres dirigeants

En effet, cela va de pair avec la communication. De plus, cela implique également la volonté générale des dirigeants de partager et d’accepter leurs propres échecs, leurs faiblesses et leur humanité. Et quand les équipes constatent qu’il est normal que leurs dirigeants soient humains, elles sont moins sur la défensive, et plus collaboratives.

      4. Favorisez l’empathie et la compréhension

En fait, vous ne pouvez pas « rendre » quelqu’un empathique. Mais vous pouvez fournir des pistes pour aider les membres de l’équipe à mieux se connaître sur une base plus personnelle, et par conséquent, mener à une meilleure compréhension. Lorsque vous connaissez les raisons liées à l’attitude d’une personne, vous êtes plus enclin à faire des exceptions, à l’aider, et à s’ouvrir, au besoin.

      5. Prêchez par l’exemple

Selon moi, c’est évident, mais vous seriez surpris du nombre de dirigeants qui veulent que les membres des équipes communiquent, soient transparents, témoignent du soutien, et collaborent entre services, alors qu’ils ne font même pas ces choses eux-mêmes. Je l’ai dit à maintes reprises à propos de la mise en place d’une transformation numérique réussie : les dirigeants doivent prendre fait et cause pour les changements qu’ils souhaitent apporter à leurs entreprises. S’ils ne joignent pas le geste à la parole, il n’y a aucune raison pour que quelqu’un d’autre le fasse.

      6. Favorisez l’échange d’idées

Quoi de mieux qu’une culture qui collabore? Un endroit où les gens se sentent encouragés et n’ont pas peur d’exprimer leurs opinions, et même se tromper de temps en temps. La raison? Parce qu’un vraie innovation se manifeste lorsque les gens sont confiants d’essayer de nouvelles choses, de prendre des chances, et de faire confiance aux gens qui les appuient. Car une collaboration cordiale peut faire avancer les choses. Par contre, une collaboration honnête et directe est encore mieux.

     7. Créez un sens de la communauté et de la culture collaborative

J’ai un ami qui a travaillé chez DaVita, un établissement de dialyse devenu soins de santé. Cet établissement est connu pour son approche de leadership riche en culture et on comprend pourquoi. À chaque matin, les équipes de DaVita tenaient une « séance journalière » dans laquelle chaque membre de l’équipe faisait un rapide tour de table de leurs tâches pour la journée, et s’il avait du temps libre, il aidait les autres qui étaient débordés. L’expérience a permis aux membres de l’équipe de comprendre la charge de travail de chaque personne, et d’éprouver une véritable appréciation pour ceux qui sont venus en aide aux autres membres de l’équipe. Ce concept visant à encourager la création d’une « signature d’esprit d’équipe » unique constitue un facteur important dans l’élaboration de la collaboration entre les services.

   8. Partagez la technologie et les informations

Si vos équipes ne connaissent pas ou n’ont pas accès aux mêmes types de données, d’employés, d’évaluations de la performance, et d’outils comme les autres équipes au sein de l’entreprise; vous serez confronté à de l’amertume, de la méfiance et, très probablement, de la mutinerie. Et tout cela nous ramène à la transparence. Maintenez les lignes de communication, facilitez le rapprochement entre les membres de l’équipe sur l’accès partagé aux employés, au logiciel et aux informations.

   9. Apprenez à connaître d’autres processus de départements

Quand nous commençons à nous apercevoir que nos tâches chevauchent celles des autres équipes, et à comprendre le travail que les deux équipes doivent faire pour tendre au même résultat, nous en venons à apprécier l’ensemble du processus d’affaires, pas seulement notre contribution, mais bien celle des autres. Par exemple : Un autre de mes amis crée des propositions de service pour une firme d’ingénierie en Californie du Sud. L’équipe des propositions de service était frustrée par les ingénieurs, car ils lui demandaient constamment des soumissions à la dernière minute, ce qui repoussaient la date de toutes leurs autres échéances. Lorsque l’équipe a fait part de l’importance de ce croisement particulier de travail aux ingénieurs, et à quel point il était essentiel pour la soumission des propositions retenues, alors le processus s’est amélioré. Ils étaient encore souvent en retard en raison d’une lourde charge de travail, mais ils avaient beaucoup plus de considération envers la charge de travail de l’équipe, et leur propre responsabilité à faire de la proposition de service un succès.

Il n’y a pas de solution magique pour instaurer une collaboration partagée et sans problème entre les services. Les bureaux en espace ouvert ne fonctionneront pas. Les équipes en retraite et les réaffirmations de confiance ne fonctionneront pas. L’embauche de plus d’experts ne fonctionnera pas non plus. (En fait, les choses pourraient même s’envenimer.) En réalité, même dans la transformation numérique, il n’y a pas de raccourci rapide ou d’appli pour assurer sans problème la collaboration des équipes. Il faut juste de l’engagement, de la culture et du travail de la façon traditionnelle.