Tableau de bord : comment mettre en place votre premier outil de gestion

Un tableau de bord est un outil de gestion qui permet de visualiser l’ensemble des opérations de votre entreprise grâce à des indicateurs de performance (appelés aussi KPI). C’est-à-dire, une mesure ou un ensemble de mesures braquées sur un aspect critique de la performance globale de l’organisation. Que ce soit pour suivre la progression de vos ventes, votre prospection ou encore vos efforts marketing. Il est possible de lier vos indicateurs à des objectifs précis afin de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise et démontrer à vos partenaires clés que vous maîtrisez toutes les facettes de ses activités.

Pour créer et mettre en place un tableau de bord, vous pouvez faire appel à une firme spécialisée. Vous pouvez aussi acheter une solution spécifiquement conçue en fonction d’un secteur d’activité. Tout un logiciel plus complexe de type ERP (Enterprise Resource Planning) que l’on appelle aussi PGI (Progiciel de gestion intégré). Ce dernier permet de gérer, suivre et mesurer les opérations quotidiennes de votre entreprise. Je pense, entre autres, à L’Indicateur développé à l’origine pour les imprimeurs et les autres partenaires de la chaîne graphique. JD Edwards est un autre exemple de solution qui va en ce sens. Cette suite de progiciels est utilisée depuis 20 ans chez Amisco, une entreprise canadienne qui conçoit et fabrique fièrement au Québec des meubles résidentiels.

Toutefois, en tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est possible que votre budget soit très limité ou encore que vous ne connaissiez pas nécessairement vos propres besoins. Voilà pourquoi il est intéressant de mettre en place vous-même – avec l’aide de votre équipe – un premier tableau de bord. Les lignes qui suivent présentent une démarche efficace qui vous permettra d’y parvenir. Mais, également, d’en assurer un suivi en continu.

Déterminer des objectifs clairs et précis

Faire une planification stratégique pour votre entreprise vous permet de déterminer où vous désirez l’amener durant la prochaine année ou à plus long terme, et comment vous allez vous y prendre pour y parvenir. Il est primordial, avant d’aller plus loin, d’avoir réalisé cette étape. Assurez-vous d’avoir des objectifs clairs et précis en fonction de votre contexte, de votre secteur d’activité, de vos concurrents, etc. Évitez, aussi, de mettre la barre trop haute au point qu’elle devienne infranchissable. Vous risquez, sinon, de vous décourager. Tout comme les membres de votre équipe.

Sélectionner des indicateurs de performance

À partir de votre planification stratégique, sélectionnez les indicateurs de performance que vous désirez surveiller. Ils doivent, bien sûr, répondre à vos principaux objectifs et être faciles à mesurer. Il peut s’agir de la progression de vos abonnés à votre infolettre, de la relation entre la quantité de produits ou de services livrés et les ressources de l’entreprise au cours d’une période donnée, des revenus que vous avez réalisés par client ou par gamme de produits/services ou encore la part de marché gagnée par un produit sur une période donnée. Vous avez plusieurs indicateurs de performances que vous aimeriez suivre ? Sachez qu’il est gagnant de vous concentrer sur ceux qui causent un plus grand impact sur les processus. Pour de meilleurs résultats dans cette démarche, pensez à impliquer les membres de votre équipe ou des partenaires clés.

Recueillir les données

Vous avez identifié les indicateurs de performances que vous désirez surveiller. Demandez-vous, maintenant, où se trouvent les données que vous désirez suivre. Pensez à utiliser les différents outils que vous possédez déjà. Dans Sage, par exemple, vous pouvez avoir accès aux données de facturation et de paie pour tous les employés ou ceux sélectionnés, tous les revenus ou toutes les tâches, pour les dates que vous précisez grâce au rapport Temps et facturation – Paie. La liste de clients du logiciel fournit également des informations pertinentes comme les services qui créent le plus de revenus. Les statistiques de Google Analytics sont aussi à considérer. Tout comme Facebook, votre plate-forme de marketing automation ou encore votre service de marketing par courriel.

Créer votre tableau de bord

Enfin l’étape que vous attendiez. Pour mettre en place votre outil de gestion, vous pouvez utiliser Excel ou encore Google Sheets qui vous permet de partager vos données en temps réel avec vos partenaires clés ou membres de votre équipe. Prévoyez, idéalement, une colonne pour la prévision, une autre qui montre la donnée réelle puis une colonne pour calculer l’écart entre la prévision et la réalité. Finalement, une autre pour y inscrire les actions que vous allez mener pour éliminer les faiblesses détectées. Pensez, aussi, à y ajouter de la couleur et des graphiques pour que ce soit agréable et motivant à regarder. N’oubliez pas de désigner des responsables qui feront la la collecte des données à des moments précis. Que ce soit à la fin de la semaine ou du mois. Après tout, cet outil doit être suffisamment à jour pour vous permettre de prendre les meilleures décisions en tout temps.

Faire régulièrement des suivis

Mettez des routines en place pour réunir vos partenaires ou les membres de votre équipe afin de suivre quotidiennement votre tableau de bord. Cela pourrait être, par exemple une rencontre ou un appel Skype ou Google Hangouts une fois par semaine pour discuter de ce qui fonctionne bien, de ce qui fonctionne moins bien et d’identifier des occasions d’amélioration qui généreront de nouvelles habitudes à prendre. Pour aller plus loin, pensez à projeter l’avancement de vos objectifs sur un écran dans votre environnement de travail à la vue de tous vos employés. C’est une belle initiative pour stimuler votre équipe. Surtout lorsqu’un objectif doit être atteint en un court laps de temps.

Enfin, vous l’aurez compris, en tant que propriétaire d’une petite entreprise, un tableau de bord est essentiel pour piloter l’ensemble de vos activités et anticiper les situations les plus délicates. En commençant avec des outils gratuits, vous serez en mesure de connaître vos besoins réels et voir autrement l’impact qu’il peut avoir sur votre entreprise. Plus tard, lorsque votre budget le permettra, vous pourrez investir dans une solution plus performante.