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Conseils pour inciter la migration des clients vers le nuage selon RGH

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Une des questions que nos partenaires comptables posent souvent aux leaders avertis de Sage est la suivante : « Quel conseil donnez-vous lorsqu’il s’agit de convaincre les clients à migrer vers le nuage? » De nombreuses approches différentes sont proposées pour atteindre cet objectif, mais les leçons tirées du récent succès d’une relationniste de Sage en Nouvelle-Écosse s’avèrent très instructives.

Sharon Emberley, directrice de l’assurance qualité et des processus d’affaires de RGH Chartered Professional Accountants (RGH) à Halifax, en Nouvelle-Écosse, présente sa perspective unique sur le processus de migration, et ce, de la mise en œuvre de la transition au nuage à l’interne chez RGH à l’assistance fournie aux clients désireux à faire le saut.

Étape 1 – Faire migrer le cabinet d’abord

Alors que de plus en plus de clients songent à passer des versions bureautiques aux versions infonuagiques du logiciel comptable, Sharon et RGH ont pris la décision d’entreprendre une mission de recherche, qui les amènera à choisir au bout du compte une solution comptable infonuagique à implémenter dans leur propre cabinet. Étant donné que Sharon s’occupe de la tenue des comptes chez RGH, on lui avait confié la tâche de trouver la solution infonuagique qui répondrait le mieux aux besoins du cabinet.

« J’ai dit aux partenaires que nous devions tenter l’expérience d’abord, afin d’aider en toute confiance le client à surmonter les problèmes qu’il peut rencontrer. Nous nous sommes donc lancés et je suis contente de l’avoir fait. J’ai pris note des choses à surveiller, notamment les étapes importantes à suivre avant et après la migration, » explique Sharon.

Après avoir pris la décision d’utiliser Sage Business Cloud Comptabilité et AutoEntry, Sharon a communiqué avec l’un de ses aides-comptables sous-traitants pour tester Sage et AutoEntry, en le comparant à QBO et Receipt Bank. Suite à la réponse de l’aide-comptable l’informant que Sage et AutoEntry étaient la combinaison gagnante pour la plupart des besoins de ses clients, RGH a continué à faire migrer tous les clients, sauf un vers AutoEntry, même ceux qui ont décidé de continuer à utiliser QBO.

Étape 2 – Repérer un client prêt à passer au nuage

Lorsque RGH a été opérationnel dans le nuage, l’étape suivante consistait à choisir les clients parfaits pour commencer la migration. Puisque tout le monde dans le cabinet était sur la même longueur d’onde, toutes les parties prenantes ont travaillé en équipe pour trouver les candidats qui profiteraient immédiatement de la transition.

« Au début, je comptais sur les partenaires dans le cabinet qui déterminaient quels clients seraient aptes à passer au nuage, mais ensuite nous sommes arrivés au point où nous avons regroupé une liste des besoins des clients pendant que nous travaillions avec eux, et nous les avons approchés comme suit « Bonjour, avez-vous songé à passer au nuage? », en leur fournissant une liste d’avantages, » déclare Sharon.

Les premiers succès en matière de migration ont fourni à RGH un modèle reproductible qui pouvait être appliqué au client suivant. Plus les clients faisaient la transition, plus le processus devenait facile pour faire passer les clients suivants au nuage.

Étape 3 – Connaître les points positifs et partager les avantages

Une question qui revient souvent de la part des clients est la suivante : « Vaut-il la peine de migrer? ». Cela dit, il est important de connaître les avantages ( à la fois dans l’immédiat et à long terme ) que vos clients pourraient tirer parti après la migration vers le nuage. Et ces avantages pourraient être aussi simples à expliquer par la facilité d’accéder instantanément à leurs données.

« L’un des avantages sur lesquels nous insistons, est qu’il n’y a plus de sauvegardes. Nous pouvons accéder aux comptes des clients en temps réel pour voir leur situation et les aider, au besoin, » déclare Sharon.

De plus, le soutien était un autre aspect dominant sur lequel Sharon et ses clients pouvaient compter. Il était donc important pour elle de connaître le niveau de soutien que ses clients bénéficieraient, après leur avoir recommandé de faire confiance à la solution infonuagique.

« Les boutons d’assistance par clavardage dans Sage Comptabilité et AutoEntry sont des outils fantastiques. Lorsque j’ai commencé à utiliser Sage Comptabilité pour la première fois, je posais beaucoup de questions, et j’ai bien apprécié la réponse rapide. L’agent m’a également fourni des articles auxquels je pouvais me reporter durant mon processus d’apprentissage ou plus tard pour aider un client. Je n’ai pas eu cette chance avec QBO ou Receipt Bank, » précise Sharon.

 

Étape 4 – Chausser les bottes des clients

La migration peut représenter un grand saut pour le client et son aide-comptable, et toute difficulté rencontrée au début pourrait les faire revenir sur leur décision de passer au nuage. C’est la raison pour laquelle il est très important d’être là pour votre client après avoir procédé à la transition, et l’aider à manoeuvrer les opérations clé sur une base quotidienne ou hebdomadaire, surtout celles de fin d’exercice/année civile ou durant la période des déclarations fiscales.

Puisque Sharon détient une formation pédagogique, elle fait donc preuve d’une patience soutenue qui lui permet de maintenir sereinement une entreprise nouvellement migrée sur la bonne voie si celle-ci éprouve des problèmes.

« Lorsque je forme les clients, j’ai cette tendance à me mettre à leur place comme si je nageais dans l’inconnu. Et je me pose la question : Que devrais-je savoir? Alors je les guide à travers différentes tâches à exécuter et ils semblent bien se débrouiller, » affirme Sharon

Toutefois, il y a un élément clé du savoir que Sharon transmet, entre autres, tracer la ligne entre guider les clients à travers différents aspects du logiciel, et consacrer des heures à donner un cours de recyclage sur les principes de base de la comptabilité.

« Dès le début, je dis au client : « Nous allons vous aider à vous familiariser avec ces produits », et s’il a besoin d’aide avec la tenue des comptes, nous lui conseillons de réserver les services d’un aide-comptable, s’il n’en a pas déjà un. J’essaie d’amener tous nos aides-comptables associés à songer à Sage Comptabilité et AutoEntry, » souligne Sharon.

Étape 5 – Trouver le bon moment pour convaincre les récalcitrants

Le meilleur moment de convaincre un client à passer au nuage est au moment où il fait face à un obstacle. Lui procurer de l’aide avec un problème dans une version bureautique peut constituer le moment idéal pour lui signaler que ce problème ne se produirait pas dans le nuage, ou pourrait être réglé plus facilement.

Cette expérience a bien fonctionné chez RGH et en faveur de Sharon. Cela a mené à une migration réussie d’un client vers le nuage.

« En Mai 2019, un client nous a envoyé sa copie de sauvegarde de Sage 50, et il a perdu les données d’une année entière. Il a dû tout recommencer à la hâte durant la période occupée des déclarations fiscales. Après s’être occupé de son cas, nous l’avons rencontré et proposé de faire passer ses comptes au nuage, car nous ne voulions pas que ce problème se produise de nouveau. Le client a fait la transition et ne l’a pas regretté! » dit Sharon.

Étape 6 – Vendre la facilité d’usage au moyen d’une démo

La partie délicate de convaincre un client à faire la transition présente des difficultés à expliquer les avantages d’un logiciel infonuagique sans l’aide d’une démo. Cela peut s’avérer particulièrement vrai pour AutoEntry, car rien de tel n’existait auparavant avec la même fonctionnalité. C’est pourquoi, si vous pensez que cela peut faciliter la vie de vos clients, vous devez saisir l’occasion de leur montrer, en utilisant leur téléphone.

« Lorsqu’il s’agit de profiter des avantages d’AutoEntry, j’entends généralement parler de gens qui n’ont jamais utilisé une appli de capture de reçu ou service auparavant. Et une fois qu’ils voient AutoEntry, la réponse typique est « C’est incroyable! La tenue des comptes devient tellement plus facile ». Nous avons essayé d’utiliser Receipt Bank, mais nous ne sommes pas allés très loin avec cette application. AutoEntry est ni plus ni moins que l’utilisation de la caméra sur votre téléphone, et le processus de publication dans le logiciel infonuagique est beaucoup plus facile, » signale Sharon.

En conclusion

Lorsqu’il s’agit de faire passer votre cabinet et vos clients au nuage, voici quelques conseils à se rappeler pour vous faciliter la vie et celle de vos clients.

  1. Faites vous-même l’apprentissage du produit pour avoir le point de vue des clients.
  2. Suggérez aux clients d’essayer d’autres produits avant de prendre leur décision.
  3. Prenez note des problèmes que vous rencontrez et retenez la solution.
  4. Adressez-vous à une personne « en particulier » dans votre cabinet, férue de migration vers le nuage.
  5. Soyez à l’écoute des clients ayant des problèmes qui peuvent être réglés dans le nuage.
  6. Lorsque vous faites passer un client au nuage, utilisez-le comme modèle pour la migration et un témoignage de succès.
  7. Guidez votre nouveau client à travers les opérations à exécuter dans le logiciel.
  8. Prenez l’appel si le client fait face à des problèmes avec le logiciel.
  9. Si son manque de connaissances concerne la comptabilité en général, ayez un plan de recommandation.
  10. Trouvez des occasions propices à l’apprentissage pour amener les gens à passer au nuage.
  11. Faites les démos.

 

À propos des CPA de RGH

Étant une petite entreprise de moins de 10 employés, RGH est équipé pour offrir des services à des petites et moyennes entreprises. La vaste clientèle comporte des chiropracteurs, des docteurs, des dentistes, le secteur de la construction, des sociétés de placement, des brasseries et des restaurants. L’entreprise a démarré en 2005 suite à la fusion de deux associés, et a depuis vu l’ajout et le départ de partenaires. Découvrez-en plus ici : https://rghca.com/