Calcul de l’impôt sur le revenu au Canada : Guide pour les petites entreprises

Les chefs de petites entreprises peuvent facilement se perdre dans la complexité de la paie. Selon une récente étude du gouvernement, environ 90 000 petites entreprises ferment leurs portes au Canada — et pour cette raison, une gestion efficace de la paie est essentielle pour assurer le succès d’une entreprise à long terme. Nous avons publié un guide qui contient tout ce dont vous devez savoir pour calculer efficacement l’impôt sur le revenu au Canada.

Alors, abordons le sujet sans tarder : Quelles sont vos responsabilités spécifiques en tant qu’employeur? Quelles sont les étapes à suivre pour calculer l’impôt sur le revenu au Canada? Avez-vous besoin d’un aide-comptable ou comptable pour assurer l’exactitude de la paie? Commençons avec une définition rapide.

Qu’est-ce que la paie?

Votre paie répertorie tous les employés, leurs salaires, de même que les retenues soustraites de ces salaires. La plupart des petites entreprises utilisent maintenant un logiciel maison ou des applications basées sur le nuage pour rationaliser le traitement de rémunération du personnel, et assurer que les retenues sont correctement calculées.

Les déductions comportent tout ce dont vous devez verser. Par exemple, cela inclut les cotisations à l’assurance-emploi (AE), au Régime de pension du Canada (RPC), ainsi que l’impôt au niveau fédéral et provincial. À propos de l’AE et du RPC, les déductions sont soumises à des cadres de cotisation spécifiques, alors que les impôts sont en accordance avec le calendrier établi par le gouvernement fédéral et chaque province. Les montants déduits varient d’une année à l’autre et selon le lieu de résidence principal de vos employés.

Vos responsabilités envers les employés

En tant qu’employeur, vous en avez trois :

1) Payer les salaires

Les employés doivent être payés sur des périodes de paie récurrentes — généralement, les entreprises optent pour une base mensuelle ou bimensuelle.

Vous vous demandez comment payer les salaires des employés? Certaines PME utilisent encore des chèques papier, mais ce mode de paiement exige un suivi manuel et la saisie des données dans les systèmes de paie. Bon nombre d’entre elles choisissent dorénavant le dépôt direct qui envoie les salaires directement sur les comptes bancaires du personnel. Configurer un dépôt direct exige la création d’un compte d’affaires dans une banque de votre choix, suivie de la collecte des données bancaires des employés pour assurer que les fonds sont envoyés sur les bons comptes. Vous pouvez transférer manuellement ces fonds à chaque période de paie à partir de votre portail bancaire en ligne, utiliser un système de paie qui intègre cette fonction, ou alors confier votre paie à la sous-traitance.

2) Verser les déductions

L’Agence du revenu du Canada (ARC) vous demande de recouvrer des déductions spécifiques de la paie de l’employé :

• Assurance-emploi AE)
• Régime de pension du Canada (RPC)
• Impôt fédéral et provincial

3) Assurer la conformité à la réglementation gouvernementale

En plus de rémunérer le personnel selon des périodes de paie récurrentes, l’ARC demande généralement aux petites entreprises de verser toute « retenue d’impôt à la source » —un montant soustrait du salaire de l’employé — au plus tard le 15 du mois après la rémunération du personnel. Vous devez également envoyer les feuillets T4 et T4A aux employés au plus tard le dernier jour de Février de l’année civile, suivant la période de déduction. Par exemple, les feuillets T4 de l’année civile 2019 doivent être envoyés le 29 février 2020.

Quand ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie

Avez-vous besoin d’un compte de programme de retenues sur la paie avec l’ARC?

Déterminez d’abord si vous êtes un employeur. Selon l’ARC vous êtes considéré comme employeur si vous «versez des salaires, traitements (y compris des avances), primes, paie de vacances ou pourboires aux employés ». Vous pourriez également faire partie de la catégorie employeur, si vous fournissez des avantages spécifiques imposables, tels que l’automobile ou des allocations de dépenses. Même si vous n’avez pas d’employé ou personnel saisonnier, vous devez quand même déclarer « versement nul » une fois par trimestre.

Les employeurs doivent s’inscrire pour obtenir un compte de programme de retenues sur la paie avec l’ARC. Pour ce faire, vous devez fournir les numéros d’assurance sociale de tous vos employés (NAS), et ces derniers doivent remplir le formulaire TD1 d’ici les sept premiers jours de leur embauche.

Lorsque vous vous inscrivez pour ouvrir un compte, ce dernier comptera 15 caractères. Les neuf premiers caractères représentent votre « numéro d’entreprise ». Les deux lettres suivantes sont le code du programme — RP pour identifier le genre de programme —et le numéro de référence à quatre chiffres pour identifier chaque compte de programme de retenues sur la paie que votre entreprise possède (0001, 0002, etc.). Votre numéro de compte de programme de retenues sur la paie ne changera pas, et vous pouvez l’utiliser pour verser toutes les déductions des employés.

Traiter les retenues sur la paie

L’Agence du revenu du Canada met à la disposition un calculateur en direct de retenues sur la paie pour aider les petites entreprises à confirmer le montant du RPC, de l’AE et des retenues sur la paie qu’elles doivent verser. Le site indique clairement que l’entreprise accepte tout risque associé à l’utilisation de ce calculateur – par exemple, fournir des informations erronées.

L’ARC précise également le moment où les versements sont à échéance. Selon son tableau de seuil de versement, si votre montant retenu moyen mensuel (RMM) est :

• Moins de 25 000 $ — le versement vient à échéance au plus tard le 15 du mois après avoir payé les employés
• Moins de 3 000 $ — le versement vient à échéance au plus tard le 15 du mois suivant la fin de chaque trimestre
• Entre 25 000 $ et 99 999,99 $ — les sommes retenues sur la rémunération payée au cours des 15 premiers jours du mois doivent être reçues au plus tard le 25 du même mois. Les sommes retenues après le 15 jusqu’à la fin du mois doivent être reçues au plus tard le 10 du mois suivant.

Calcul de l’impôt sur le revenu au Canada

Comment calculer l’impôt sur le revenu au Canada? Commençons avec l’AE et le RPC

• AE

À chaque année, le gouvernement publie une liste des gains assurables maximum (53 100 $ en 2019), de même que les taux (1.62%). Pour calculer les cotisations, multipliez la paie de l’employé pour la période par le taux de l’AE —  par exemple, 1 000 $ x 0.0162 équivaut à 16,20 $ déduit du salaire de l’employé.  Les employeurs doivent également payer 1.4 fois le montant de cotisation, ce qui signifie que vous devez verser 22,68 $ pour un total de 38,88 $ par période. La liste inclut aussi les montants de cotisation maximum de l’employeur et des employés par année — si le maximum est atteint, vous n’avez plus à recouvrer et verser l’AE pour cette année civile.

• RPC

L’ARC publie une liste similaire pour le RPC : En 2019, le montant maximal des gains assurables est de 57 400 $ moins un montant d’exemption de base de 3 500 $ pour arriver à des gains cotisables maximum de 53 900 $. L’employeur et les employés doivent cotiser à la hauteur de 5.10% jusqu’à un maximum de 2 748,90 $. En utilisant notre exemple précité, cela signifie que vous devez multiplier 1 000 $ par 0.05 qui équivaut à 51 $ de la part de l’employeur et l’employé pour totaliser 102 $ par période de paie.

Comment calculer l’impôt sur le revenu province par province

Outre l’AE et le RPC, vous devez également déduire l’impôt fédéral et l’impôt provincial sur le salaire de l’employé. Selon les taux d’imposition fédéraux pour 2019, vous devez déduire 15% sur la tranche de 0,00 à 47 630 $ du revenu annuel imposable— dans notre exemple ci-dessus, cela représente 150 $ sur un salaire de 1 000 $. Aucune cotisation de l’employeur n’est requise.

Dans la même veine, les employeurs doivent se préoccuper de calculer différemment la taxe de vente de chaque province, une responsabilité similaire existe pour le calcul de la paie.

Chaque province applique également ses propres taux d’imposition, publiés sous forme de tables de retenues sur la paie par l’ARC. En Alberta, les entreprises doivent verser 10% de l’impôt provincial sur un revenu annuel imposable de 0 $ à 131 220 $ ou déduire 100 $ sur un salaire de 1 000 $. Si vous faites des affaires dans une province, et avez des employés qui travaillent dans une autre, l’ARC conseille d’utiliser la tranche d’impôt provincial où les employés habitent et travaillent.

Obtenir de l’aide

Les aides-comptables et les CPA (comptables professionnels agréés) peuvent aider les petites entreprises à rationaliser les opérations de la paie, et réduire le risque d’erreurs onéreuses.

Le meilleur conseil? Trouvez quelqu’un ayant une expérience de la paie pour petite entreprise avec les compétences pour créer et gérer les comptes de programme de retenues sur la paie, assurer des versements exacts, et rester au courant de tout changement. Il s’avère également une bonne idée de rencontrer votre comptable sur une base régulière pour vous assurer que les versements sont exacts et complets, même s’il lui arrive de faire une erreur, et dans ce cas, votre entreprise est responsable.

L’essentiel

Le succès des petites entreprises implique une équipe sur laquelle vous pouvez compter, et la rémunérer de façon ponctuelle pour gagner sa confiance. Par ailleurs, gérer la paie pour les PME peut sembler redoutable, difficile et colossal. En ayant notre guide de calcul de l’impôt sur le revenu à portée de main, et en bénéficiant possiblement d’une aide externe; vous pouvez répondre aux critères de la paie, maintenir la satisfaction professionnelle de vos employés, et assurer d’être conforme à l’ARC.