Calcul des taxes sur la paie au Canada: Un guide pour les petites entreprises

Il est facile pour les propriétaires de petites entreprises canadiennes de se perdre dans la complexité de la paie.

Selon un rapport gouvernemental, environ 90,000 petites entreprises ferment chaque année au Canada — par conséquent, gérer efficacement la paie est crucial pour assurer le succès à long terme de l’entreprise.

Nous avons élaboré un guide qui vous dit tout ce que vous devez savoir pour calculer efficacement les taxes sur la paie au Canada.

Alors plongeons-nous dedans:

Quelles sont vos obligations spécifiques en tant qu’employeur?

Quelles étapes sont nécessaires pour calculer les taxes sur la paie au Canada?

Avez-vous besoin d’un comptable ou d’un expert-comptable pour garantir l’exactitude de la paie?

Dans cet article, nous aborderons:

Qu’est-ce que la paie? 

Votre paie répertorie tous les employés, leurs salaires et les déductions effectuées sur ces salaires.

La plupart des petites entreprises utilisent désormais des logiciels internes ou des applications basées sur le cloud pour simplifier le processus de paiement du personnel et garantir que les déductions sont correctement calculées.

Les déductions couvrent tout ce que votre entreprise est tenue de remettre.

Cela inclut l’assurance-emploi (AE), les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ainsi que l’impôt fédéral et provincial sur le revenu.

Pour l’AE et le RPC, les déductions suivent des cadres de contribution spécifiques, tandis que les impôts suivent les barèmes établis par le gouvernement fédéral et chaque province.

Les montants des déductions varient d’une année à l’autre et en fonction du lieu de résidence principal de vos employés.

Vos obligations envers les employés

En tant qu’employeur, vous avez trois obligations de paie envers vos employés :

1. Payer les salaires

Les employés doivent être payés selon un calendrier récurrent — généralement, les entreprises optent pour des paiements mensuels ou bihebdomadaires.

Vous vous demandez comment payer les salaires des employés?

Certaines petites et moyennes entreprises utilisent encore des chèques physiques, mais cela nécessite un suivi manuel et une saisie dans les systèmes de paie.

Beaucoup optent maintenant pour le dépôt direct, qui envoie les salaires directement sur les comptes bancaires du personnel.

Mettre en place le dépôt direct nécessite de créer un compte d’entreprise auprès de la banque de votre choix, puis de collecter les données bancaires des employés pour s’assurer que les fonds sont envoyés aux bons comptes.

Vous pouvez choisir de transférer ces fonds manuellement chaque période de paie depuis votre portail bancaire en ligne, utiliser un système de paie qui intègre cette fonction ou payer un fournisseur tiers pour accomplir cette tâche.

2. Remettre les déductions

L’Agence du revenu du Canada (ARC) exige que vous collectiez des déductions spécifiques sur la paie des employés :

• Assurance-emploi (AE)
• Régime de pensions du Canada (RPC)
• Impôt fédéral et provincial sur le revenu

3. Assurer la conformité

En plus de payer le personnel selon un calendrier récurrent, l’ARC exige généralement que les petites entreprises remettent toutes les “déductions à la source” — l’argent prélevé sur les salaires des employés — avant le 15 du mois suivant le paiement des employés.

Vous devez également envoyer les feuillets fiscaux T4 et T4A aux employés avant le dernier jour de février de l’année civile suivant la période de déduction.

Par exemple, les feuillets T4 pour l’année civile 2019 doivent être envoyés avant le 29 février 2020.

Quand obtenir un compte de paie

Avez-vous besoin d’un compte de paie auprès de l’ARC?

Tout d’abord, déterminez si vous êtes un employeur.

Selon l’ARC, vous êtes considéré comme un employeur si vous “payez des salaires, des traitements (y compris des avances), des primes, des indemnités de vacances ou des pourboires à vos employés”.

Vous pouvez également être considéré comme un employeur si vous fournissez des avantages imposables spécifiques au personnel, tels que des automobiles ou des allocations de dépenses.

Même si vous n’avez pas d’employés ou employez du personnel saisonnier, vous devez toujours déclarer une “remise nulle” une fois par trimestre.

Les employeurs doivent s’inscrire à un compte de programme de paie auprès de l’ARC.

Pour ce faire, vous aurez besoin des numéros d’assurance sociale (NAS) de tous les employés et de leur faire remplir le formulaire TD1 — ce qui doit être fait dans les sept jours suivant l’embauche.

Une fois que vous vous inscrivez pour un compte, vous recevrez un numéro de compte de paie à 15 chiffres. Les neuf premiers chiffres sont votre “numéro d’entreprise” unique.

Les deux lettres suivantes sont le code du programme — RP pour le programme de paie — et les quatre derniers identifient chaque compte de paie de votre entreprise (0001, 0002, etc.).

Votre numéro de compte de paie ne changera pas et peut être utilisé pour remettre toutes les déductions des employés.

Gestion des déductions de paie

L’Agence du revenu du Canada offre un calculateur en ligne des déductions de paie pour aider les petites entreprises à confirmer le montant des cotisations au RPC, à l’AE et des déductions d’impôt sur le revenu qu’elles doivent remettre.

Le site précise que tous les risques associés à l’utilisation du calculateur — tels que la fourniture d’informations inexactes — incombent aux petites entreprises.

L’ARC précise également les dates d’échéance des montants à remettre.

Selon son tableau des seuils de remise, si votre montant moyen de retenue mensuelle (MMRM) est :

• Moins de 25,000$ — la remise est due au plus tard le 15e jour du mois suivant le paiement des employés.
• Moins de 3,000$ — la remise est due au plus tard le 15e jour suivant la fin de chaque trimestre.
• Entre 25,000$ et 99,999,99$ — pour les salaires payés au cours des 15 premiers jours du mois, la remise est due le 25e jour du même mois. Pour les salaires payés après le 15, la remise est due le 10e jour du mois suivant.

Calcul des taxes sur la paie au Canada Comment calculez-vous les taxes sur la paie au Canada? Commençons par l’AE et le RPC.

AE

Chaque année, le gouvernement publie une liste des gains assurables maximums (53,100$ en 2019) et des taux (1.62%).

Pour calculer les cotisations, multipliez le salaire de l’employé pour la période par le taux de l’AE — par exemple, 1000$ x 0,0162 égale 16,20$ déduits du salaire de l’employé.

Les employeurs sont également responsables de payer 1,4 fois le montant de la cotisation, ce qui signifie que vous devrez fournir 22,68$ pour un total de 38,88$ par période.

La liste comprend également les montants maximums de cotisation annuels pour les employeurs et les employés — si ces montants sont atteints, vous n’avez plus besoin de collecter et de remettre l’AE pour cette année civile.

RPC 

L’ARC publie une liste similaire pour le RPC : En 2019, les gains assurables maximums sont de 57,400$ moins un montant d’exemption de base de 3,500$, ce qui donne 53,900$ en gains contributifs maximums.

Les employeurs et les employés doivent chacun cotiser à hauteur de 5.10% jusqu’à un maximum de 2,748,90$.

En utilisant notre exemple ci-dessus, cela signifie que vous devez multiplier 1000 $ par 0,051, ce qui équivaut à 51$ cotisés par l’employeur et l’employé, soit un total de 102$ par période de paie.

Comment calculer les taxes sur la paie province par province

En plus de l’AE et du RPC, vous devez également déduire l’impôt fédéral et provincial sur le revenu des salaires des employés.

Selon les taux d’imposition fédéraux de 2019, vous devez déduire 15% sur les premiers 47,630$ de revenu imposable — dans notre exemple ci-dessus, cela signifie 150$ sur 1000$ de salaire. Aucune contribution de l’employeur n’est requise.

De la même manière que les employeurs doivent se soucier de calculer la taxe de vente différemment dans chaque province canadienne, une responsabilité similaire existe pour le calcul de la paie.

Chaque province a également ses propres taux d’imposition, publiés dans le cadre des tableaux de déductions à la source par l’ARC.

En Alberta, les entreprises doivent remettre 10% d’impôt provincial sur le revenu imposable annuel de 0 $ à 131,220,00$ — soit 100$ sur 1000$ de salaire.

Si votre entreprise opère dans une province mais que vous avez des employés travaillant dans une autre, l’ARC conseille d’utiliser la tranche d’imposition provinciale où les employés vivent et travaillent habituellement.

Obtenir de l’aide

Les teneurs de livres et les comptables professionnels agréés (CPA) peuvent aider les petites entreprises à rationaliser les opérations de paie et à réduire le risque d’erreurs coûteuses.

Le meilleur choix?

Cherchez quelqu’un ayant de l’expérience en paie pour petites entreprises, avec les compétences nécessaires pour créer et gérer des comptes de paie, assurer une remise précise et se tenir au courant des changements.

Il est également conseillé de rencontrer régulièrement votre comptable pour s’assurer que les remises sont exactes et complètes — même s’ils sont ceux qui font une erreur, votre entreprise en est responsable.

Conclusion 

Le succès dans les petites entreprises signifie avoir une équipe sur laquelle vous pouvez compter — et les payer à temps, à chaque fois, pour gagner leur confiance.

Mais gérer la paie pour les PME canadiennes peut sembler intimidant, difficile et accablant.

Avec notre guide pour calculer les impôts sur la paie en main — et potentiellement une aide extérieure — vous pouvez répondre aux attentes en matière de paie, garder les employés heureux et assurer la conformité avec l’ARC.