Liste de vérification pour la paie de fin d’exercice pour les propriétaires de petites entreprises 

En matière de conformité de la paie, la fin de l’exercice peut constituer une période complexe et déroutante pour les propriétaires d’entreprise, en raison des nombreux formulaires à remplir, des dates limites de dépôt à ne pas oublier et des informations à mettre à jour. 

Ce processus peut être particulièrement décourageant pour les petites entreprises qui utilisent encore des systèmes de paie et de comptabilité sur papier. 

Lisez cet article afin de vous assurer que votre paie est à jour et précise pour l’exercice suivant. 

Consultez les règles fiscales en vigueur 

La législation fiscale change régulièrement, c’est pourquoi il peut s’avérer judicieux de prendre quelques minutes pour vous assurer que vous exercez vos activités conformément aux dernières directives fiscales. 

Vos responsabilités en matière d’impôt sur le revenu consistent à déduire des chèques de paie des employés l’impôt fédéral sur le revenu, l’impôt provincial ou territorial sur le revenu, la cotisation au Régime de pensions du Canada (RPC) et la cotisation à l’assurance-emploi (AE).  

En tant qu’employeur, vous devez verser un montant supplémentaire à la contribution de l’employé au RPC et à l’AE. Ainsi, pour le RPC, l’employeur doit verser un montant équivalent à celui déduit du chèque de paie de l’employé, tandis que pour l’AE, l’employeur doit verser 1,4 fois le montant payé par l’employé.  

Consultez les sites web gouvernementaux suivants : 

• Pour plus de renseignements sur le Régime de pensions du Canada (RPC), visitez le site de l’ARC. 

• Pour plus de renseignements sur l’assurance-emploi (AE), visitez le site de l’ARC. 
• Pour plus de renseignements sur l’impôt fédéral sur le revenu, visitez le site de l’ARC. 
• Si vous devez ajouter un montant de retenue supplémentaire pour votre employé, consultez l’ARC pour savoir ce que vous devez faire. 

Impôts provinciaux ou territoriaux 

Si vous ne savez pas exactement comment calculer les impôts provinciaux pour vos employés, consultez le site de l’ARC afin d’obtenir une liste de pages de référence propres à chaque région. 

Pour vous aider à déterminer les montants des retenues à la source des employés, vous pouvez également utiliser ce Calculateur en direct de retenues sur la paie du gouvernement du Canada. 

Vérifiez les dossiers des employés 

Une fois que vous êtes certain(e) que vos renseignements fiscaux sont à jour, vous pouvez actualiser les dossiers de vos employés en indiquant les montants appropriés pour les déductions et les taux de rémunération. 

Si vous utilisez des feuilles de calcul ou un système papier pour gérer la paie, vérifiez soigneusement le dossier de chaque employé afin de vous assurer que vous appliquez les bonnes retenues à la source, conformément aux dernières règles en vigueur. 

Si vous utilisez Sage Paie, veuillez suivre les étapes suivantes pour mettre à jour un dossier d’employé : 

• Ouvrez l’onglet Employé et sélectionnez le nom de l’employé dont vous désirez modifier les données. 
• Choisissez si vous voulez modifier les informations de l’employé ou les valeurs du modèle de fiche de paie. 
• Pour modifier les informations de l’employé, modifiez les renseignements sur l’employé selon les besoins et cliquez sur Enregistrer. 
• Afin de modifier des éléments des valeurs du modèle de fiche de paie, apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer. 

Lisez cet article pour obtenir une assistance supplémentaire pour la création ou la modification des renseignements sur la paie des employés dans Sage Paie. 

Vérifiez quels rapports de paie doivent être remis au début de l’exercice suivant. 

L’Agence du revenu du Canada vous donne quelques semaines au début du nouvel exercice afin de préparer votre déclaration de renseignements de fin d’année pour la paie jusqu’au 31 décembre de l’année précédente.  

Échéance fin février 

La déclaration de renseignements sur la paie contient un résumé de l’exercice et des relevés de paie des employés. Cette déclaration doit être envoyée à l’ARC le dernier jour de février pour l’année civile précédente. 

Vous devez également envoyer les feuillets T4 à vos employés avant le dernier jour de février. Ces feuillets résument les gains et les déductions des employés afin qu’ils puissent remplir leur déclaration de revenus.   

Passez en revue les renseignements sur la paie des employés 

Avant de soumettre votre déclaration de renseignements de fin d’exercice à l’ARC, il est souhaitable de passer en revue vos dossiers afin de vous assurer que tout est en ordre. 

• Assurez-vous que les noms des employés sont correctement orthographiés. 
• Assurez-vous que tous les numéros d’assurance sociale sont bel et bien là, et sont exacts. 
• Vérifiez l’adresse postale de chaque employé. 

• Vérifiez que tous les anciens employés, les travailleurs contractuels et les employés à court terme recevront des déclarations de revenus finales. 
• Assurez-vous qu’il ne manque aucune période de paie. 

Effectuez le suivi des échéances de paiement 

Pendant l’année à venir, ne soyez pas en retard dans le versement de vos retenues salariales à l’Agence du revenu du Canada, sinon vous devrez payer des intérêts et des pénalités. 

Les paiements peuvent être soumis mensuellement (le 15^e jour du mois suivant) ou trimestriellement (le 15^e jour de janvier, avril, juillet, et octobre).  

N’oubliez pas de conserver vos dossiers fiscaux 

L’Agence du revenu du Canada exige que vous conserviez des registres adéquats pendant 6 ans après avoir produit chaque déclaration.  

Vos registres doivent fournir suffisamment de détails pour déterminer vos obligations fiscales et justifier vos déductions. Conservez tous vos documents originaux bien organisés et à votre disposition au cas où l’ARC déciderait de procéder à une vérification de votre entreprise 

Vérifiez que vous avez rassemblé les renseignements nécessaires à l’intégration d’un nouvel employé  

Qu’il s’agisse de votre premier ou de votre centième employé, vous devrez recueillir certains renseignements auprès d’un nouvel employé afin de le configurer adéquatement dans votre système de paie. 

• La déclaration des crédits d’impôt personnels (formulaire TD1) détermine le montant de l’impôt sur le revenu à déduire du salaire de l’employé. Les formulaires TD1 fédéraux et provinciaux doivent être remplis et signés. (Vous pouvez obtenir les formulaires de chaque province ou territoire ici). 
• Une adresse postale comme preuve de résidence. 
• Un numéro d’assurance sociale (NAS). 
• Une date de naissance. 
• Des renseignements sur le compte bancaire pour le dépôt direct. 

• Des renseignements personnels de contact, y compris l’adresse courriel et le numéro de téléphone. 
• Les modalités d’emploi, y compris la rémunération et la durée du contrat. 

Conclusions 

Il y a beaucoup de choses à gérer en matière de paie – et vous avez probablement mieux à faire. En utilisant des feuilles de calcul afin d’effectuer les calculs de paie, vous risquez de faire des erreurs coûteuses et de perdre un temps précieux. 

Si vous décidez de vous doter d’une solution de paie pour votre entreprise telle que Sage Paie, vous pourrez faire ce qui suit : 

• Consignez les informations concernant vos employés; 
• Calculez vos différentes déductions fiscales; 
• Déclarez les informations concernant les salaires au gouvernement; 
• Calculez et préparez les versements au gouvernement; 
• Déterminez les exigences légales en matière de rémunération, comme les heures supplémentaires. 

De plus, si vous travaillez avec un professionnel de la comptabilité, il appréciera la façon dont Sage Paie s’intègre à Sage Comptabilité. 

Pour la plupart des petites entreprises qui cherchent à simplifier la gestion de la paie, une solution infonuagique de paie est une solution simple à utiliser et à adapter, car il n’y a pas d’achat initial de logiciel coûteux ni de processus de configuration compliqué. Le fournisseur a la responsabilité de maintenir le logiciel à jour avec les dernières règles et échéances fiscales. De plus, vous pouvez accéder à vos renseignements sur la paie de n’importe où et à tout moment à l’aide de votre navigateur.