Période des déclarations fiscales au Canada : Dix conseils pour aider les comptables et aides-comptables à se préparer

*Bien que les dates listées dans cet article étaient correctes au moment de la diffusion, de récents changements ont été apportés en raison du Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID-19. Veuillez vous rendre au site Web du Gouvernement du Canada pour obtenir les plus récents renseignements.

C’est la période des déclarations fiscales au Canada. Et pendant que certains contribuables préfèrent miser sur un logiciel en ligne pour préparer et transmettre leurs déclarations d’impôt, bon nombre d’entre eux optent pour les cabinets comptables professionnels, afin de maximiser leur rendement et minimiser la tenue d’un audit.  Comptant plus de 29 millions de déclarations fiscales des particuliers transmises à travers la nation en 2019, une autre année occupée va probablement se produire pour les cabinets des comptables et aides-comptables, alors que la date limite de transmission d’impôt du 30 avril approche.

Avant que la période effrénée n’arrive, il est utile d’établir les bases pour faire des déclarations fiscales sans problème et rationalisées. Voici dix conseils pratiques pour vous aider à vous préparer pour la période des déclarations fiscales au pays.

1) Découvrez ce qu’il y a de nouveau

Avant de transmettre les déclarations fiscales des clients cette année, assurez-vous d’être au fait des modifications fiscales 2020. Elles incluent ce qui suit :

• Augmentation du montant personnel de base— Annoncé dans le budget 2019, le montant personnel de base (MPB) passera à 13 229 $ en 2020 dans le cadre du plan du gouvernement fédéral pour atteindre un MPB de 15 000 $ d’ici 2023.
• Expansion du régime d’accession à la propriété — Le RAP permet au propriétaire d’une première maison de retirer 35 000 $ d’un REER pour acheter ou construire sa maison sans payer d’impôt sur ce retrait, puis rembourser ce montant au fil du temps. En 2020, le RAP est plus élargi pour couvrir des « personnes qui rompent leur mariage ou une union de fait au cours de l’année du retrait ou l’une des quatre années civiles précédentes ». Cet élargissement s’applique même si ces personnes ne satisfont pas aux critères de propriétaire d’une première maison.
• Types supplémentaires de rentes sous des régimes enregistrés — À partir de 2020, deux nouveaux types de rentes seront permis pour certains régimes enregistrés.  Ces plans incluent l’achat de rentes viagères différées à un âge avancé à partir d’un REER, FERR, RPDB, RPAC ou RPA, et l’achat de rente viagères à paiements variables sous un RPAC et cotisations définies RPA.

Pour obtenir une liste complète des modifications apportées à l’impôt en 2020, jetez un coup d’oeil sur le site Web de l’ARC.

2) N’oubliez pas les dates limites

Concernant les déclarations d’impôt des particuliers la date limite de transmission est le 30 avril de l’année suivante — donc le 30 avril 2020 pour transmettre les déclarations des revenus personnels 2019. Vous devez produire votre déclaration à temps pour assurer les paiements de prestations pour enfants et de sécurité de la vieillesse.

Il y a également des exceptions. Par exemple, les travailleurs autonomes ont jusqu’au 15 juin 2020 pour produire leurs déclarations d’impôt 2019, mais ils doivent, en revanche, payer tout solde dû d’ici le 30 avril 2020. Si votre cabinet produit la déclaration d’impôt d’une personne décédée, la date du décès a un impact sur la date de transmission. Si le décès survient entre le 1^er janvier et le 31 octobre 2019, la transmission de la déclaration vient à échéance le 30 avril 2020. Si la personne décède entre le 1^er novembre et le 31 décembre 2019, la transmission de la déclaration vient à échéance l6 mois suivant la date du décès.

Si vous produisez les déclarations d’impôt pour le compte d’une entreprise ou société d’affaires, des règles différentes s’appliquent: Vous devez transmettre les déclarations d’impôt au plus tard six mois après la fin de chaque année d’imposition, ce qui est définie comme la période comptable de l’entreprise. Par exemple, si l’année d’imposition d’une entreprise se termine le 31 mars 2020, sa transmission de déclarations fiscales vient à échéance au plus tard le 30 septembre 2020.

3) Prenez contact avec vos clients actuels

Cela vaut le coup de communiquer dès que possible avec vos clients actuels au cours de la nouvelle année. Ils sont peut-être des habitués depuis des décennies ou ils ont été dirigés vers votre cabinet pour la première fois l’an dernier. Quoi qu’il en soit, c’est une bonne idée de prendre contact, leur rappeler que la période des déclarations fiscales est presque à nos portes, et les inciter à produire l’impôt sur le revenu dès qu’ils disposent des bons relevés, tels que les feuillets T4 et les reçus de REER en main. Bien que vous ne puissiez pas confirmer les rendez-vous de clients au cours du premier mois de la nouvelle année, vous pouvez néanmoins amener les clients à penser à la production des déclarations fiscales, et assurer que vous serez le premier qu’ils appelleront lorsqu’ils seront prêts à faire leurs déclarations d’impôt.

4) Définissez votre flux de travaux

Alors que la période des déclarations fiscales bat son plein au Canada, définissez votre flux de travaux pour assurer que les déclarations soient produites aussi rapidement et précisément que possible. Jetez un coup d’oeil sur le nombre de déclarations effectuées l’an passé, et considérez le nombre d’employés actuels disponibles. Estimez le temps approximatif pour chaque déclaration et créez un calendrier de rendez-vous. Lorsque vous confirmez les réunions avec les clients, saisissez les données clé, telles que le nom et les renseignements sur le contact, la méthode préférée de communication, les préférences de transmission, et les exigences spéciales, telles que la transmission des déclarations rétroactives, les fermetures d’entreprise ou la première année d’exploitation des nouvelles entreprises, pour identifier la bonne combinaison de temps et de ressources.

5) Obtenez les bonnes données

En matière de transmission des déclarations d’impôt, il s’agit avant tout des données. Si les clients ne sont pas préparés lors de leurs rendez-vous, c’est, en fait, une perte de temps pour eux et un gaspillage d’énergie pour vous. Après la confirmation du rendez-vous de chaque client, c’est une bonne idée de faire un suivi par courriel et détailler exactement les documents que le client doit apporter. Cela devrait inclure ce qui suit :

• Identification — Numéros d’assurance sociale (NAS) de tous les contribuables et leurs dépendants.
• Feuillets de renseignements — Ces renseignements incluent le revenu d’emploi (T4), l’assurance emploi (T4E), les frais de scolarité (T2202A), la prestation universelle pour la garde d’enfants (RC62) et tous les autres revenus, les feuillets de retraite ou d’indemnisation.
• Reçus — À ce stade-ci, vous cherchez les reçus de cotisation REER, les frais de garde d’enfants, les reçus de laissez-passer de transport en commun, la documentation de frais de déménagement, les dons de charité et l’intérêt payé sur des prêts aux étudiants, pour n’en citer que quelques-uns.
• Autre documentation — Les clients devraient apporter leur avis de cotisation/nouvelles cotisations de l’ARC accompagnés de journals de dépenses d’entreprise, ententes de garde ou autres documents pertinents, tels que la certification de pompier volontaire ou un certificat pour le crédit d’impôt pour personnes handicapées.

6) Tenez les clients au courant

Pour inciter les clients à revenir année après année, vous devez faire plus que produire des déclarations fiscales sans-faute : Vous devez les tenir informés. Cela signifie donner un aperçu de haut niveau des données de déclarations clé, telles que le revenu, les déductibles et investissements, et comment cela a un impact sur leur remboursement ou le solde dû. Soyez prêt à répondre aux questions sur les cotisations à un REER et les bénéficiaires désignés, surtout les clients qui n’ont jamais eu recours à un service de fiscalité. Si les clients ont un solde dû, assurez-vous qu’ils savent comment payer leur solde, ainsi que la date d’échéance, ou fournissent une preuve de réception que vous posterez leur chèque ou mandat-carte à l’ARC en leur nom.

7) Offrez plusieurs options

Selon les données de l’ARC, plus de la moitié de toutes les déclarations d’impôt des particuliers ont été transmises par TED, alors que 30% ont utilisé IMPÔTNET, et les déclarations papier représentaient 12% en 2019. Qu’est-ce que cela signifie pour votre cabinet? Que les clients souhaitent plusieurs options, et préfèrent normalement la commodité et la rapidité de la transmission électronique. Grâce au logiciel, les déclarations d’impôt à domicile deviennent plus populaires, même l’expertise fiscale ne suffit pas à amener de nouveaux contrats, si vous comptez toujours sur des processus papier avec risques d’erreurs. Avant de commencer les déclarations d’impôt, confirmez la méthode de transmission que vos clients préfèrent, et assurez-vous d’être à la hauteur de leurs attentes.

8) Identifiez les risques potentiels

Les particuliers sont finalement responsables de la transmission de leurs déclarations d’impôt, mais les cabinets comptables et les aides-comptables assument également une certaine responsabilité pour s’assurer que les déclarations d’impôt soient exactes, véridiques et ponctuelles. Bien que les cabinets comptables soient protégés contre le risque, si des clients fournissent des informations incorrectes ou fausses, l’ARC prévoit une « Pénalité imposée aux spécialistes en déclarations » qui s’applique à « toute personne qui monte, participe au montage d’un énoncé, y donne son assentiment ou y acquiesce par ou au nom d’autrui, et qui sait ou qui devrait raisonnablement savoir, n’eût été de circonstances équivalant à une conduite coupable, qu’elle fait un faux énoncé pouvant servir à une autre personne ou à quiconque en son nom à une fin quelconque de la LIR ou de la LTA ».

Dans la pratique, cela signifie que si vous déformez délibérément des informations sur la déclaration d’impôt d’un client à sa demande ou de votre propre gré, plusieurs pénalités juridiques et financières s’appliquent, telles que décrites dans la page Web Pénalités administratives imposées à des tiers de l’ARC.

9) Connaissez vos limites

Lorsque la période des déclarations fiscales bat son plein au Canada, normalement à la mi-mars et début d’avril, il est facile pour les comptables de se laisser submerger par les demandes des clients actuels et les rendez-vous des nouveaux clients. Pour assurer que vous offrez le meilleur et le plus juste service possible, ne prenez pas de rendez-vous supplémentaires durant ces mois. Autant que possible, respectez une semaine de travail de 5 jours et ne préparez pas des déclarations fiscales durant la fin de semaine. Si vous optez pour des heures prolongées ou des jours supplémentaires vers la fin d’avril, assurez-vous d’équilibrer cette charge de travail supplémentaire avec du temps libre pour vous détendre et avoir l’esprit clair. Finalement, votre objectif consiste à offrir des services de fiscalité fiables et exhaustifs, et ce sera impossible si vous n’êtes pas à votre meilleur.

10) Dites « Non » au besoin

Le dernier point mais non le moindre dans votre liste de conseils de préparation des déclarations fiscales? Dites « Non » quand vous devez le faire.

Alors que votre téléphone ne cessera probablement pas de sonner à l’approche du 30 avril, déterminez à l’avance le nombre de clients et les rendez-vous que vous pouvez prendre et respectez ce nombre. À ce stade-ci, c’est une bonne idée d’avoir quelques recommandations à portée de main, par exemple, d’autres comptables ou aides-comptables réputés qui sont disposés à prendre de nouveaux clients. Cela vous permet de donner de l’aide sans risquer votre entreprise ou votre santé mentale, surtout compte tenu de la nature complexe des déclarations d’impôt. Si les jours passent sans encombre mais deviennent soudainement plus compliqués, c’est à cause des fichiers manquants ou d’informations erronées. Vous pourrez probablement consacrer plus de temps que prévu à travailler avec des clients spécifiques ou chercher des données perdues. Dire « non » au besoin constitue une façon de se soustraire, si les rendez-vous ne se déroulent pas comme prévus.

*Bien que les dates listées dans cet article étaient correctes au moment de la diffusion, de récents changements ont été apportés en raison du Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID-19. Veuillez vous rendre au site Web du Gouvernement du Canada pour obtenir les plus récents renseignements.