Toute vente de marchandises, de produits transformés ou de prestation sollicite l’édition d’une facture qui engage le client à payer. Ce document comptable peut être accompagné d’un devis signé, ou d’un bon de commande. L’ensemble de ces justificatifs permettent de dater les créances de l’entreprises. Leur recouvrement est essentiel, et il demande la mise en place d’une stratégie qui limite les impayés.
Procéder au recouvrement des impayés
L’ensemble des opérations réalisées pour obtenir le paiement des créances est désigné sous le terme de « gestion des recouvrement ». Il s’agit d’une tâche mise en œuvre au sein de l’entreprise, mais qui peut également être déléguée à un tiers selon les procédures choisies :
- courrier de relance,
- prise en charge par une entreprise de recouvrement,
- lettre de mise en demeure de payer,
- demande d’injonction de payer,
- poursuite,
- etc.
Le délai admis est de 30 jours entre la date d’émission de la facture et son arrivée à échéances. Il est important pour les entrepreneurs de vérifier les Conditions Générales de Ventes (CGV) et les Conditions Générales d’Achats (CGA) s’il y en a, car ces documents juridiques impliquent les délais de paiement acceptés par les parties. De la même manière, les contrats et mentions qui figurent sur les devis engagent le prestataire comme le client.
La gestion du recouvrement peut demander beaucoup de ressources pour une entreprise, et même bloquer un temps son activité lorsque trop de créances non honorées s’accumulent au point de pénaliser la trésorerie. Il est important de prévenir les impayés, et éventuellement déléguer cette opération pour optimiser la productivité de l’entreprise.
Mettre en place une stratégie de recouvrement
La prévention des impayés s’organise autour d’un ensemble de bonnes pratiques à mettre en place au sein d’une entreprise. D’une part, le suivi assidu des opérations financières permet d’identifier les factures qui arrivent bientôt à échéances, ainsi que les impayés. C’est une vision qui s’obtient très facilement lors de l’utilisation d’un logiciel CRM. Un tableau de bord qui affiche l’état des factures est idéal.
Le cumul des impayés pénalise l’entreprise dans son ensemble. En effet, une trésorerie affaiblie l’empêche de détenir elle-même les fonds nécessaires pour honorer ses engagements. Elle n’est pas en mesure de payer ses frais fixes, et la réalisation d’investissement pour faire croître l’activité. En ce sens, la gestion de recouvrement optimale fait partie intégrante de la stratégie de gestion de trésorerie.
3 techniques pour optimiser la gestion du recouvrement
Anticiper les impayés
En suivant de façon précise l’état des factures en cours, et en contactant par avance les clients, vous limitez les impayés. De la même manière, demander par avance les modalités de paiement vous permet de mettre en œuvre au sein de votre entreprise l’organisation adéquate (étalement des factures, demande d’acompte, etc.)
Appliquer des pénalités
Demander des pénalités en cas de retard de paiement (intérêts de retard), ainsi que la mise en place d’un cadre contractuel est dissuasif. Honorer une facture à temps permet également au client de limiter les contentieux.
Avez-vous pensé à l’affacturage ?
Aussi appelé “factoring”, l’affacturage est une forme de crédit à court terme où une entreprise cède une facture afin d’obtenir un paiement immédiat. En contrepartie, une commission est appliquée par la société d’affacturage, selon les modalités prévues par le contrat. C’est une solution utilisée par les sociétés qui souhaitent obtenir rapidement les sommes facturées sur leur trésorerie. L’entreprise cliente paie alors l’intermédiaire qui effectue le factoring.
