Le cloud : qu’est-ce que cela change dans votre quotidien ?

C’est un mot que l’on entend partout, sans toujours saisir ce qu’il implique réellement. Le cloud est pourtant présent au quotidien, du bureau en journée à votre salon le soir.

Quels usages permet-il ? Que peut-il apporter aux entreprises, notamment les PME et les TPE ? Explications.

L’outil Cloud

Pour faire simple, le cloud permet de stocker vos données sur un serveur distant -entretenu et hébergé par un prestataire rémunéré- quand vous le souhaitez, d’y accéder partout dans le monde et de déterminer qui y a accès ou non. Bien évidemment, ce principe vaut pour des fichiers « achevés » comme des e-mails reçus ou des feuilles de paie. Mais aussi pour des documents en perpétuelle évolution comme vos comptes en banque, vos stocks, vos commandes et même votre logiciel de gestion !… Bref, les possibilités sont infinies pour les TPE et les PME ! Plus dans le détail, voici comment le cloud va révolutionner votre quotidien.

Un vecteur de mobilité

Premier avantage : vos équipes et vous même gagnez en mobilité. Au milieu d’une réunion, dans le train vers un rendez-vous d’affaire, en télétravail dans votre salon ou tout simplement à votre bureau, vos données seront accessibles en permanence et partout dans le monde. « Quand je me déplace pour des raisons professionnelles, je ne veux surtout pas perdre de temps, notamment en cas de retard de mon train. Avec une connexion internet et mon smartphone, voire ma tablette, je peux superviser mes chiffres quand je veux, où je veux », assure Mikaël, directeur d’une agence informatique régionale au sein d’une entreprise publique dans l’Est de la France.

Aujourd’hui, gérer une entreprise, c’est prendre des décisions rapidement. Vous devez pouvoir disposer d’indicateurs où vous le souhaitez et quand vous en avez besoin. Le Cloud vous permet un accès rapide à vos principaux chiffres.

Un gain de temps essentiel

Le cloud permet de travailler avec beaucoup plus d’efficacité. Par exemple, si vous faites appel à des logiciels de gestion dématérialisés -on parle de Software as a Service (ou « SaaS »)-, vos expert-comptables, votre direction financière et vos collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un même document. Prenons l’exemple d’un fichier présentant votre trésorerie, en temps réel : vos services peuvent avancer sur leurs tâches respectives sans perdre de précieuses minutes. Et ce avec des données justes, sécurisées et en temps réel. Aussi, le cloud facilite votre supervision des tâches de vos collaborateurs mais aussi des budgets. Par exemple, si des dépenses imprévues sont à ajouter à vos bilans, vous n’aurez pas besoin de les copier/coller à la main. Il suffira de les ajouter dans un seul tableau, comme celui des sorties du mois, pour qu’elles soient prises en compte annuellement. Une bonne manière de gagner du temps mais aussi en fiabilité puisque les mises à jour manuelles sont souvent à l’origine d’erreurs de frappe.

Peut-être utilisez-vous déjà des applications de gestion modernes ? une messagerie, un CRM, l’interface vous reliant à votre banque. Le Cloud peut interfacer votre logiciel de comptabilité et/ou de gestion commerciale avec vos solutions déjà existantes. Imaginez votre CRM totalement interfacé avec votre gestion et facturation ; que de temps gagné entre l’identification d’une affaire, son traitement par votre service commercial et sa facturation. Tout cela relié sur une seule et même interface. C’est déjà le futur.

Une meilleure sécurité

Cette quête de simplicité se traduit sur le plan de la sécurité. Au lieu d’avoir des serveurs à héberger et de devoir les mettre à jour -voire les remplacer-, faire appel à un spécialiste du cloud vous décharge de ces tâches chronophages et coûteuses. En l’échange d’un loyer, ce fournisseur de solution informatique vous assure un espace de stockage en ligne annuel et sans interruption, H24, 365 jours sur 365. Votre logiciel de gestion est toujours à jour et respecte les règles comptables et financières. Vous n’avez plus à vous préoccuper du délai de mise à jour qui pénalisait votre activité. Un élément qui peut être mis en avant auprès de vos clients ou de vos prospects…

Enfin, en interne, vous pouvez très facilement limiter l’accès à certains documents que vous jugez confidentiels. « En tant que responsable du déploiement de PC sur une dizaine de sites, j’ai la responsabilité des approvisionnements et de leurs financements. Seulement certains fichiers sont nécessaires pour mon chef de projet achat, qui est uniquement sur l’opérationnel. Étant tourné pour ma part vers le stratégique, je me réserve en quelques clics la consultation des documents globaux. Et je peux aussi les libérer le temps de quelques minutes en cas de besoin d’un de mes collaborateurs », confie Bruno, directeur d’agence dans le secteur privé près de Nantes. Preuve, une fois de plus, que le cloud est une solution moderne, fiable et performante.