AI en automatisering voor jouw kantoor? Lees hier wat je moet weten

Wil je kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering inzetten in je kantoor? In 2018, toen Sage onderzoek liet doen voor het rapport Power of Now, was 66% van de accountants bereid om te investeren in AI als het tijdrovende en repetitieve taken zou automatiseren. Vandaag de dag zijn de mogelijkheden van AI en automatisering exponentieel uitgebreid.

Hoe begin je ermee in je accountantskantoor? Er zijn verschillende opties. Dit behandelen we.

• Automatisering voor jouw kantoor
• Blijf op de hoogte – en begrijp de voordelen van automatisering en AI
• Ervaar de nieuwe efficiëntie van AI en automatisering
• Geef AI en automatisering de tijd
• Slotopmerkingen

Automatisering voor jouw kantoor

Ooit kon automatisering alleen voorgeprogrammeerde functies uitvoeren. Dankzij AI-integratie kunnen de machines nu zelf leren, analyseren en zich aanpassen aan je individuele bedrijfsbehoeften. Van tijdsbesparing tot nuttige suggesties voor processen: de combinatie van AI met automatisering heeft duidelijk voordelen.

Blijf op de hoogte – en begrijp de voordelen van automatisering en AI

Op de hoogte blijven van technologische veranderingen kan moeilijk zijn. Het is in elk geval een stap in de goede richting dat je dit artikel leest. Je kan ook de informatie van handelsorganisaties in de gaten te houden, hier en in het buitenland. In 2023 publiceerde de Britse accountantsorganisatie ICEAW bijvoorbeeld een belangrijk rapport over AI binnen de accountancy. Ook de wereldwijde accountantsorganisatie ACCA publiceerde onlangs een rapport.

Maar jij bent niet de enige die op de hoogte moet blijven. Ook je collega’s moeten weten wat verandert. AI zal waarschijnlijk een culturele en organisatorische omwenteling teweegbrengen binnen je kantoor, als die al niet bezig is.

De voordelen van automatisering op basis van AI zijn duidelijk. AI-tools besparen tijd, nemen vervelende handmatige processen over en bieden diepere en bredere inzichten voor je rapporten. Om maar een voorbeeld te geven: basistaken voor de boekhouding worden vaak toegewezen aan leerlingen of stagiairs. Maar nu AI die taken op zich begint te nemen, kunnen nieuwkomers in de sector waarschijnlijk op een fundamenteel hoger niveau beginnen.

Dat is een goede zaak. Onderzoek heeft aangetoond dat jongeren vandaag de dag weinig zin hebben in basistaken, wat kan leiden tot een groot personeelsverloop. Als je AI kan gebruiken om de handmatige administratieve taken te elimineren, zal dat de reputatie van je kantoor verbeteren, wat een domino-effect heeft op de bedrijfscultuur. Je kan je personeel behouden en nieuw talent aantrekken omdat de nieuwkomers weten dat ze hun tijd kunnen besteden aan de belangrijke taken: het klantenbestand opbouwen door menselijke relaties en een focus op strategische besluitvorming.

Zodra je de voordelen van AI in je accountancykantoor begrijpt, kan je ze ook beter uitleggen aan je klanten, zeker als ze nog altijd in silo’s werken. Als je zelf de technologie begrijpt, kan je ze tonen hoe cloudgebaseerde AI-oplossingen hun bedrijf een superboost kunnen geven. Zo voeg je alleen maar meer waarde toe aan je kantoor.

Ervaar de nieuwe efficiëntie van AI en automatisering

Van zakrekenmachines tot cloud computing: onze sector danst al sinds de jaren zestig op het ritme van baanbrekende technologieën met fundamenteel nieuwe mogelijkheden. Nu heeft ook deze nieuwe technologie je software voor accountancy en klantbeheer bereikt.

AI verbetert de functies die je nu al gebruikt, misschien zelfs zonder dat je het merkt. Maar je zal wel merken dat je processen en je eigen timemanagement efficiënter worden. Je zal bijvoorbeeld merkbaar minder tijd moeten investeren in de afstemming en codering van je bankrekeningen. Je managementsoftware zal de resources actief toewijzen omdat hij weet heeft van seizoensgebonden factoren en je klantgegevens kent.

Geef AI en automatisering de tijd

Elke nieuwe technologie heeft tijd nodig om optimaal te functioneren. Maar soms is er meer nodig. Bijvoorbeeld dat we de nieuwe technologie het voordeel van de twijfel geven.

AI wint steeds meer terrein in de sector. Zoals met elke technologie moet je de beste manier vinden om er gebruik van te maken voor je kantoor. Zoals bij elke nieuwe technologie is er een leercurve.

AI moet in eerste instantie worden getraind door hem een paar keer te gebruiken, zodat het systeem je processen leert kennen. Bij de lagere niveaus van machine learning, als het gaat om basistaken, vergt dat geduld. Hetzelfde geduld dat je nodig hebt om een mens te trainen.

Slotopmerkingen

AI en automatisering hebben duidelijk voordelen voor je kantoor. De juiste tools fungeren als een assistent, helpen je taken te vergemakkelijken en automatiseren nuttige bedrijfsprocessen. En omdat AI zich aanpast en zelf bijleert, verandert het systeem mee met je bedrijf en ondersteunt het je bij elke stap.

Met andere woorden, een investering in AI is meer dan alleen maar een technologische of financiële verbetering, zegt Steve Hare, CEO van Sage: “De AI-golf heeft het potentieel om je bedrijf op een volledig nieuwe manier te doen functioneren.”