Hoe AI en machine learning familiekantoren helpen slimmer te werken

Familiekantoren of family offices zijn bedrijven waar men privékapitaal van vermogende personen, vaak families, beheert. Veel van deze bedrijven zijn de afgelopen jaren bezig geweest met de interne technologiesystemen, of tech stack, waar ze op rekenen voor hun bedrijfsvoering te moderniseren.

Naarmate families een digitale transformatiereis ondernemen, dringen er zich vragen op rond artificiële intelligentie (AI) en machine learning. Meer specifiek, kan men deze technologieën inzetten in een familiekantoor om de manier waarop ze zaken doen te verbeteren?

Het korte antwoord hierop is nadrukkelijk ‘ja’.

Er zijn al veel applicaties die werken met AI en machine learning waarmee u kantooractiviteiten kan stroomlijnen. Steeds meer familiekantoren met een toekomstgerichte aanpak benutten zulke toepassingen.

We bespreken de volgende punten in dit artikel:

• Hoe werken artificiële intelligentie en machine learning?
• De impact van AI en machine learning op het familiekantoor
• Vooruitzichten

Hoe werken artificiële intelligentie en machine learning?

Nog voor we duiken in de voordelen van AI en machine learning voor een familiekantoor, overlopen we even hoe deze technologieën werken.

In een notendop tillen AI en machine learning de automatisering van bedrijfsprocessen een stapje hoger door ‘slimme’ softwareapplicaties te maken.

Wanneer zijn applicaties slim? Algoritmes van artificiële intelligentie sturen een applicatie aan om een bepaalde taak uit te voeren en machine learning werkt het algoritme in de hand om bij te leren en dus steeds beter te worden in de taak.

Deze technologieën hebben samen de capaciteit om vlot enorme hoeveelheden data te analyseren, patronen te voorspellen, afwijkingen op te merken, aanbevelingen te maken en te blijven leren en verbeteren doorheen de tijd.

Het is zeer waarschijnlijk dat u al elke dag AI en machine learning gebruikt.

De navigatie-apps Google Maps en Waze, bijvoorbeeld, gebruiken AI om verkeerssnelheden te analyseren, de beste route naar een bestemming te verkrijgen en geven meldingen over werkzaamheden of ongelukken terwijl u onderweg bent.

E-mail spamfilters gebruiken ook deze technologie. Ze bundelen en analyseren verschillende signalen zoals specifiek woordgebruik in een mail, metadata zoals het verzendadres, en uw persoonlijke voorkeuren om junkmail uit uw inbox te houden.

En wanneer u een cheque stort met een mobiele app, zijn AI en machine learning achter de schermen bezig met het handschrift te ontcijferen en over te zetten naar digitale tekst via een optische tekenherkenner, of optical character recognition (OCR).

De impact van AI en machine learning op het familiekantoor

Accounting en financiën zijn het hart van elk familiekantoor en cijfers zijn alles waar accounting om draait.

Correcte, volledige en tijdige data biedt inzichten aan de financiële professionals in het familiekantoor. Die hebben ze nodig om beslissingen te nemen die de beste uitkomsten opleveren.

AI en machine learning geven nog meer analytische hefkracht aan deze medewerkers en andere besluitvormers.

Er zijn wel zoveel toepassingen mogelijk als we maar kunnen bedenken. Ondertussen zijn er ook al steeds meer praktische voorbeelden van hoe AI en machine learning functioneren binnen de financiële werking van familiekantoren. Enkele voorbeelden zijn:

Crediteuren en vorderingen

Door AI en machine learning te integreren in cloud-gebaseerde boekhoudsoftware kan de handmatige inspanning voor crediteuren- en debiteurenadministratie worden geëlimineerd.

Wanneer AI- en machine learning-algoritmen worden geïntegreerd in het crediteurenadministratieproces, kan de applicatie facturen lezen, er gegevens uithalen, de factuur aan de juiste grootboekrekeningen koppelen, het proces goedkeuren en de betaling verrichten.

Maand- en kwartaalafsluiting

De juiste informatie zo snel en correct mogelijk beschikbaar hebben, helpt u betere beslissingen nemen.

Financiële systemen in de cloud met AI en machine learning kunnen gemakkelijk grotere hoeveelheden interne en externe gegevens doornemen en analyseren om de boeken sneller te kunnen sluiten.

Betere besluitvorming op dagelijkse basis

Dezelfde mogelijkheden die het afsluitproces versnellen, maken ook rapportage en zoekopdrachten in real-time mogelijk.

Gegevens worden in real-time bijgewerkt, waardoor besluitvormers 24 uur per dag toegang hebben tot betrouwbare en actuele informatie en rapporten.

Met deze informatie elke dag binnen handbereik kunnen managers van familiekantoren gemakkelijk trends volgen en de nodige acties ondernemen om de resultaten te verbeteren – in plaats van te wachten op rapporten aan het eind van de maand.

Aanbevelingen

Naarmate de financiële systemen slimmer worden, zullen ze in staat zijn om op basis van de gegevens actiegerichte aanbevelingen te doen.

Zo zullen ze familiekantoren kunnen helpen de cashflow over een bepaalde periode te voorspellen en maatregelen aan te bevelen om mogelijke tekorten te corrigeren.

Vooruitzichten

We concluderen dat het niet de vraag is of, maar wanneer en hoe snel familiekantoren AI en machine learning aan het werk zullen zetten om routinematig boekhoudwerk te elimineren, kosten te verlagen en hun probleemoplossend en besluitvormend vermogen te verbeteren.

Hoewel sommigen vrezen dat AI en machine learning accountants werkloos zullen maken, zijn wij het daar niet mee eens.

In plaats daarvan zien wij deze technologieën als een aanvulling op bestaande bedrijfsprocessen.

Artificiële intelligentie en machine learning zullen taken automatiseren, berekeningen versnellen en gemakkelijker en sneller toegang verschaffen tot rijkere informatie.

Maar mensen zullen deze informatie nog steeds moeten analyseren, interpreteren en begeleiden.

Hoewel de technologie zich nog in een vroeg stadium bevindt, kunnen artificiële intelligentie en machine learning familiekantoren efficiëntere en effectievere manieren bieden om ervoor te zorgen dat zij hun prestatiedoelstellingen halen.

Professionals in familiekantoren die het voortouw nemen en hun bedrijf helpen voordeel te halen uit AI en machine learning, zullen meer tijd hebben om zich te richten op de meer strategische aspecten van het bedrijf, waardoor ze meer waarde leveren aan hun organisatie.