Een klein bedrijf runnen kan een uitdaging zijn. Met tal van taken om te combineren, van communiceren met marketing of financiële teams tot personeel aannemen, kan het veel tijd kosten om alles gedaan te krijgen.
Heel vaak wordt er teveel tijd opgeslorpt door bedrijfsadministratie.
In een recent onderzoek van Plum Consulting en Sage hebben bedrijven geschat dat ze elk jaar 71 dagen verliezen aan administratie. Dat zijn 14 werkweken waarin er enkel en alleen administratie gedaan wordt.In die tijd kunt u uw bedrijf niet laten groeien, of gewoon doen wat u graag doet.
“Ik geef mijn klanten altijd de 100%-service die ze willen en nodig hebben,” zegt Sarah Burns, eigenaar van Prizeology, een bureau voor prijspromoties. “Dat is waar ikzelf en mijn collega’s om geven – maar soms geven alle administratieve vereisten me het gevoel dat ik mijn job niet kan doen. Het slorpt gewoon al mijn middelen op.”
Uw medewerkers verwerken papierwerk voor verschillende redenen. Hoe kunt u deze werklast voor uw klein bedrijf verminderen?
Omarm automatisering
We hebben in ons leven allemaal een revolutie meegemaakt door technologie, en vooral door mobiele technologie de voorbije jaren. Dit startte in ons persoonlijk leven, maar heeft zich ook uitgebreid naar ons bedrijfsleven.
Een mobiele gsm kan een vliegticket vervangen wanneer u een vlucht neemt. Als u boekhoudapps gebruikt, kunnen die elektronische facturen afleveren. U kunt zelfs een foto van een bonnetje of factuur nemen en de gegevens worden automatisch opgenomen in uw boekhouding.
Dit zijn allemaal vormen van automatisering die komaf maken met administratieve vereisten, en ze tonen aan dat automatisering niet noodzakelijk ingewikkeld hoeft zijn.
“Automatisering gaat over het optimaal benutten van onze menselijke capaciteiten,” zegt Jen Stirrup, stichter van Data Relish, een boetiekbureau voor datawetenschap en business intelligence. “Dit doet het door taken waar wij niet erg goed in zijn – maar waar computers perfect voor ontworpen zijn – te verminderen en te stroomlijnen.”
“We willen de wijzers verdraaien zodat we processen sneller kunnen maken. Maar we willen ook een rem hebben, zodat als er iets niet correct is, er een mens kan bijkomen en een beslissing van de artificiële intelligentie kan controleren of aanpassen.”
Zoals vermeld is automatisering al goed aanwezig in voorname bedrijfssoftware, waar het de nood aan papierwerk wegneemt. Bijvoorbeeld: veel bedrijven gebruiken een CRM of systeem voor klantrelatiebeheer. Dit behandelt klanteninteracties over de hele rit, van het identificeren van prospecten tot ze beheren als klant. Op geen enkel punt heeft een standaard bedrijf de nood om formulieren af te printen om aan klanten te geven, of om notities van transacties bij te houden op papier.
“De beste technologie verdwijnt en u merkt het niet,” voegt Stirrup toe. “Het doet gewoon zijn werk. Wanneer automatisering goed werkt, verdwijnt het, maar u heeft er nog steeds vertrouwen in.”
Op vlak van technologie is RPA, of robotgestuurde procesautomatisering, het basisniveau voor het creëren van herhaalbare taken. Dit komt vaak voor in boekhoudsoftware.
“In een kantooromgeving kan het helpen om automatisch velden van formulieren in te vullen,” zegt Stirrup. “Ik zie dit momenteel als een grote trend in de sector, en het zal nog meer voorkomen naarmate meer mensen automatisering met een lage impact beginnen te begrijpen.”
Artificiële intelligentie (AI) wint vandaag steeds meer aan populariteit. Het wordt bijna dagelijks geavanceerder.
Op dit moment zijn de meeste implementaties van AI: ANI – Artificial Narrow Intelligence.
“ANI betekent dat de AI heel goed is in enkel en alleen één ding,” voegt Stirrup toe. “Een voorbeeld is het Alexa-toestel van Amazon. U vraagt het om iets te doen zoals een liedje afspelen en het toestel doet het. Het doet het heel goed.”
“Er is ook algemene AI, meer zoals u ziet in films zoals Terminator. Maar daar zijn we nog ver van verwijderd.”
Tijd besparen bij het verwerken van papierwerk
Rachel Baker, hoofd van content bij documentbeheerbedrijf Cleardata, zegt dat er verschillende manieren zijn waarop uw klein bedrijf minder tijd kan besteden aan het verwerken van papierwerk. Hieronder heeft u drie manieren.
Digitale postkamer
Als u een digitale postkamerdienst gebruikt, wordt inkomende post voor uw bedrijf rechtstreeks naar het documentbeheerbedrijf gestuurd, dat de ontvangen documenten namens u opent, sorteert en digitaliseert. Documenten worden ingescand en vervolgens in digitale vorm direct naar de juiste persoon gestuurd.
Facturen, bijvoorbeeld, kunnen rechtstreeks naar het boekhoudsysteem van uw bedrijf verzonden worden. Dit bespaart uw medewerkers tijd, waardoor ze kunnen doorwerken aan hun voornaamste taken. Het betekent ook dat documenten makkelijk bereikbaar zijn via elk elektronisch toestel.
Intelligente gegevensinvoer
Een belangrijke manier om het verwerken van papierwerk te versnellen, is het gebruik van OCR of optische tekenherkenningstechnologie om gegevens slim uit documenten te halen.
Deze technologie is ingebouwd in apps zoals Sage Cloud Demat en kan gegevens uit gestructureerde documenten lezen, verwerken en digitaliseren. Dit betekent dat de gegevens veel sneller verwerkt kunnen worden dan via manuele gegevensinvoer.
Belangrijke gegevens zoals ordernummers van aankopen, leveranciersnamen en bedragen kunnen uit facturen gehaald worden en vervolgens gevalideerd worden door middel van bestaande informatie. Scanbureaus kunnen uw documenten in bulk scannen met OCR zodat uw medewerkers meer tijd kunnen besteden aan waardevollere en leukere taken.
Elektronisch documentbeheersysteem
Een deel van de reden waarom papierwerk zo lang kan duren, is een inefficiënte ordening en het niet kunnen vinden van documenten wanneer u ze nodig heeft. Met een elektronisch documentbeheersysteem of EDM kunt u makkelijk documenten online terugvinden en raadplegen.
Een professioneel scanbureau en EDM-leverancier kan al uw papieren documenten scannen naar een elektronisch beheersysteem, waar ze correct geïndexeerd worden en vindbaar zijn op naam, datum en belangrijke informatie.
Tips om minder tijd te besteden aan het verwerken van papierwerk
AccountAbility-Plus, een adviesbureau dat operationele en backoffice-diensten biedt, geeft de volgende tips om minder tijd te besteden aan het verwerken van papierwerk in uw bedrijf:
1. Zoek een software
Er zijn een aantal software-opties beschikbaar die voor minder administratie zorgen, maar ze moeten voor u werken en u moet ze gebruiken. Probeer ze en zie wat werkt en wat niet. Ze bevatten waarschijnlijk CRM- en boekhoudsystemen, dus neem uw tijd en zoek uit welke het best zal werken voor uw bedrijf.
2. Probeer uit te besteden
U hoeft niet altijd de expert in alles te zijn.
Het is altijd winstgevender om te werken aan het binnenhalen van een verkoop dan te focussen op administratieve taken, dus bekijk misschien eens of u een deel van uw administratie kunt uitbesteden. Zorg ervoor dat u het uitbesteedt aan de juiste leverancier – een volledige dienst voor bedrijfsondersteuning is misschien net wat u nodig heeft.
Een dergelijk bedrijf zal een waaier aan diensten bieden die u kunt gebruiken wanneer u ze nodig heeft, of het kan u een volledig backoffice geven dat effectief de administratie voor uw bedrijf verzorgt.
3. Stel uw prioriteiten
Zorg ervoor dat u elke dag uw taken in volgorde van prioriteit zet, zodat u de meest winstgevende of productieve zaken eerst doet.
4. Wees bewust van hoeveel tijd in administratie kruipt
Hou ongeveer een maand de tijd bij die het u kost om uw administratieve taken te doen. Het zal waarschijnlijk meer zijn dan u denkt.
5. Besteed wat tijd aan sjablonen
Besteed een beetje tijd aan het bouwen van een reeks sjablonen die u kunt gebruiken elke keer dat u een klant moet contacteren. Deze kunnen onder andere briefhoofden, offertes, facturen en ontvangstbewijzen zijn.
6. Zorg dat uw processen op orde staan
Beslis hoe u wilt omgaan met uw laattijdige betalers en investeer in activiteiten voor kredietbewaking.
7. Wees bereikbaar
Niks jaagt een potentiële klant sneller weg dan u niet kunnen bereiken. Overweeg om te investeren in een dienst die de telefoon opneemt. Uw klanten krijgen niet alleen een persoonlijke service, u weet wie u moet contacteren en waarom.
8. Hou uw boekhouding up-to-date
Regelmatig uw boekhouding up-to-date houden, zal enorm lonen op lange termijn. Maak er een gewoonte van om rekeningafschriften op één plaats te bewaren zodat u ze kunt vinden wanneer u ze nodig heeft. Nog beter, met de juiste boekhoudoplossing kunt u ze scannen met uw mobiele gsm en verschijnt de info in uw software.
Van start met het verminderen van papierwerk
Papierwerk verwerken, kan tijdrovend zijn en het dagelijks beheer van uw bedrijf vertragen. Alhoewel bepaald papierwerk noodzakelijk is, is het belangrijk om het digitaal tijdperk te omarmen en AI of OCR te gebruiken voor taken zoals facturatie, offertes of documentopslag.
Om eraan te beginnen, raadt Stirrup aan eerst op het internet te zoeken, en ze voegt hieraan toe:
“Ik zou casestudies bekijken. Lijst eerst op wat de pijnlijke, repetitieve taken zijn die u niet graag doet. Bekijk manieren waarop u ze kunt optimaliseren op basis van wat anderen gedaan hebben.”
“Iets dat ik gedaan heb voor een hele week, was mijn tijd bijhouden – van wat ik effectief deed. Dit kan anders zijn dan wat we denken dat we doen. Ik besefte dat ik 10 uur per week besteedde aan het beheren van mijn sociale media. Dus ben ik gestart met mijn tweets en LinkedIn-posts te automatiseren. Nu besteed ik hier één dag per maand aan, in plaats van een week van mijn tijd om enkel dat te doen.”
“Het zou u verbazen hoeveel taken geautomatiseerd kunnen worden.”