Hoe u administratieve taken vermindert om de doelen van uw klein bedrijf te bereiken

Herkent u zich hierin? Uw bedrijf startte als een passieproject, maar nu verdrinkt u in alle administratieve taken.

Tijdens een typische hectische dag van uw klein bedrijf runnen, verwart u “veel werk” misschien wel met “productiviteit”. Toch is het cruciaal voor uw succes om productief te zijn bij het uitvoeren van belangrijke taken.

Tenzij u de klok rond werkt, moet u uw administratieve verantwoordelijkheden verminderen. Het probleem is dat u er zich misschien zelf niet van bewust bent hoeveel tijd u besteedt aan zaken die u ofwel kunt delegeren (zelfs in een heel klein bedrijf), of die eenvoudiger en sneller kunnen gebeuren met nieuwe technologie.

Om uzelf te motiveren het probleem aan te pakken, kunt u zich afvragen hoe uw leven eruit zou zien als u elke dag minder uren werkt, en de tijd op het werk veel meer de moeite waard is. Uw leven is zo een stuk beter, toch?

De eerste stap naar deze gelukkigere toestand is een lijst maken van de belangrijkste doelen die u wil bereiken, en de belangrijkste taken die u hiervoor dient uit te voeren. Deze doelen kan u afleiden uit uw businessplan (hier zijn enkele tips om een te maken, mocht u dit nog niet gedaan hebben).

Download onze gids voor het verminderen van administratieve taken om uw productiviteit te verhogen en uw bedrijfsdoelen sneller te bereiken.

Verminder uw administratieve taken

Als u denkt dat u dit al gedaan heeft, of niet zeker weet waar alle tijd naartoe gaat, hou dan eens uw taken bij. Dit kan heel gemakkelijk door het gebruiken van een tijdsregistratie-app. Er zijn er genoeg op de markt, waaronder enkele die gratis zijn. Het is belangrijk om dit voor een lange periode te doen om zo een betrouwbare momentopname te maken, bijvoorbeeld een week of twee.

Om te starten, denk eerst na over waar u uw tijd aan besteedt gedurende een representatieve periode. Categoriseer de voornaamste taken en verdeel deze in twee groepen: administratieve en kritische.

Kritische versus administratieve taken

Kritische taken voor uw succes zijn onder andere:

• Het analyseren van uw omzettrends per klantensegment;
• Het bijwerken van uw verkoop- en marketingstrategie, gebaseerd op een beoordeling van het succes van uw huidige strategie;
• Het evalueren van de levenscyclus van uw producten en diensten;
• Het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten;
• Budgettering;
• En van cruciaal belang, het uitvoeren van uw plannen gebaseerd op wat u leert uit het voltooien van die taken.

Administratieve taken die een groot deel van uw werkdag in beslag nemen, vallen meestal onder boekhouding, HR, personeelsadministratie en routinezaken met betrekking tot de naleving van de regelgeving. Misschien besteedt u ook veel tijd aan het sorteren en archiveren van papieren documenten zoals facturen, ontvangstbewijzen en bankafschriften.

Tijdens het proces van uw taken categoriseren, zult u zich wellicht genoodzaakt voelen om nieuwe taakcategorieën aan te maken en zal u zich verbazen over hoeveel tijd deze in beslag nemen.

Wanneer u klaar bent, is het tijd om uw bevindingen te begrijpen.

Eerst kijkt u naar de totale uren die u in een normale week werkt. Natuurlijk is het runnen van een bedrijf veeleisender dan een 9-to-5-job, zeker in een uitdagende werkomgeving. Maar zelfs dan, is er ruimte voor verbetering? Het antwoord is hoogstwaarschijnlijk ‘ja’. Het is dus zeker de moeite waard om het eens te proberen.

Waar uw tijd naartoe gaat

Begin bij het begrijpen van waar uw tijd naartoe gaat bij de kritische taken. Tenzij u volledig tevreden bent met wat u op deze gebieden reeds hebt bereikt, is het nodig om de gespendeerde tijd aan uw administratieve taken te reduceren om zo de belangrijke dingen gedaan te krijgen. Maar hoe?

Neem eerst eens een kijkje naar tijdbesparende technologische oplossingen, zoals een facturatieapp, die uw administratieve werk verminderen en u zo tijd teruggeven om te spenderen aan belangrijker werk.

Digitale oplossingen

Sommige oplossingen kunnen heel eenvoudig zijn en proberen niet het warm water opnieuw uit te vinden. Een voorbeeld is het gebruik van factuursjablonen. Deze kunnen gemakkelijk en snel aangepast worden zodat u een professioneel imago uitstraalt wanneer u om een betaling vraagt. De meest gebruikte productiviteitsapps zijn vaak al goed voorzien van zakelijke standaardsjablonen. Een snelle zoektocht op het internet kan u ook een reeks sjablonen voor verschillende zakelijke documenten opleveren.

Een andere opkomende manier om administratieve taken te stroomlijnen, is het eenvoudig digitaliseren van alle papieren bedrijfsdocumenten zoals onkostennota’s, die niet alleen gemakkelijk kunnen worden gedigitaliseerd, maar ook eenvoudig kunnen worden opgenomen in de bijhorende samenvattende rapporten.

Op grotere schaal kunnen productiviteitsverhogende technologische oplossingen op vlak van boekhouding, HR, payroll en facturatie ervoor zorgen dat de tijd die u nodig heeft voor alle administratieve taken, sterk gereduceerd wordt.

Ondanks alles vereist tijdbesparende technologie voor administratieve taken nog steeds menselijke ondersteuning. Het laatste stukje van de puzzel om uw administratieve taken te verminderen, is ervoor zorgen dat u gekwalificeerde mensen in uw team hebt aan wie u deze niet-kritische taken kan toevertrouwen. Een investering in administratief talent kan zichzelf vele malen terugbetalen wanneer dit voor u tijd vrijmaakt om de dingen te doen die alleen u kan en moet doen om uw strategische bedrijfsdoelstellingen te behalen.