Bedrijfscontinuïteit: Hoe handelen met vertrouwen tijdens de coronacrisis?

Hoe garandeert u de bedrijfscontinuïteit? Het coronavirus wordt terecht beschouwd als de belangrijkste uitdaging voor het bedrijfsleven in de moderne tijd. Het is echter niet de eerste keer dat we geconfronteerd worden met een economische crisis: er was de financiële crash in 2007 en 2008, de burn-out van de kerncentrale in Fukushima en de terroristische aanslagen op 9/11 hebben gedurende lange tijd zijn sporen nagelaten binnen het bedrijfsleven.

Bedrijfscontinuïteit is bijgevolg een prioriteit voor moderne bedrijven, al lijkt het vaak een erg moeilijke opdracht te zijn.

In deze blog gaan we na hoe bedrijven rekening houdend met het coronavirus kunnen werken aan hun bedrijfscontinuïteit.

Start met een kader omtrent bedrijfscontinuïteit

Er bestaan verschillende richtlijnen wat betreft het garanderen van de bedrijfscontinuïteit die allemaal een solide basis vormen om een plan vorm te geven.

Maar zoals het gezegde luidt: “Iedereen heeft een plan tot ze knock-out worden geslagen”. En dat is nu net wat het coronavirus aan het doen is.

Voormalig Amerikaans minister van Buitenlandse zaken Donald Rumsfeld sprak over de “known knowns”, de “known unknowns” en de “unknown unknowns”.

Dit kader (ook wel bekend als het Johari-venster) is ontwikkeld door psychologen om mensen te helpen zichzelf en anderen beter te begrijpen.

Het kan een erg nuttige tool zijn in het dagelijkse leven, maar ook in een bedrijfscontext als er erg veel onzekerheid heerst. Laten we het even toepassen op het coronavirus.

The known known

Het coronavirus overviel ons, maar kwam ook niet geheel onverwacht.

In de recente geschiedenis resulteerde de uitbraak van SARS al tot verschillende regionale lockdowns en het Wereldeconomisch Forum wijst al meer dan een decennium op het feit dat een pandemie een mogelijk risico kon vormen voor de economie.

Regeringen hebben vervolgens geïnvesteerd in pandemieplannen, maar pas in 2019 heeft de Global Health Security Index beoordeeld in welke mate de wereld voorbereid is op een pandemie.

Bedrijven ondernamen ook actie, zeker diegene die in het recente verleden reeds werden geconfronteerd met een lockdown door SARS en MERS.

Tegelijkertijd heeft het coronavirus enkele zwakheden en beperkingen blootgelegd van elk mogelijk plan:

• Moeten we ons isoleren?
• Hoe lang moeten we ons isoleren?
• Hoe houden we de boel draaiende?
• Welke videoconferentietool gebruiken we best?

Er waren maar weinig bedrijven die echt goed voorbereid waren op thuiswerk en op het effect dat dit heeft op de mensen, de infrastructuur en de bedrijfscontinuïteit.

Bedrijven en overheden schakelden vervolgens zo snel mogelijk over naar thuiswerk. De vraag is of we de waarschuwingen niet wat te veel genegeerd hebben en of we wel voldoende geanticipeerd hebben op de “known knowns”?

The known unknowns

Toen het coronavirus toesloeg, kwamen er nog een hele reeks vragen bij: hoe lang zal dit duren, in welke mate zal dit ons operationeel en financieel treffen, hoe zullen onze medewerkers thuiswerk ervaren, kunnen ze hun werk wel optimaal uitvoeren, zijn ze bezorgd omtrent hun werkzekerheid, enzovoort.

Momenteel zijn we nog steeds op zoek naar een antwoord op al deze vragen.

Deze vragen kwamen naar boven na de eerste vlaag van verbijstering. In deze fase is het een kwestie van zo flexibel mogelijk met de situatie om te gaan. Er is onzekerheid en elk bedrijf moet er nauwlettend op toezien dat ze de economische schade zo beperkt mogelijk houden.

The unknown unknowns

Dan zijn er nog een aantal mogelijke gevolgen waar niemand meteen rekening mee houdt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan opportunistische cyberaanvallen op werknemers die thuiswerken. Bedrijven moeten hier proactief maatregelen rond nemen en potentiële risico’s zoveel mogelijk uitsluiten. Verder moeten ze investeren in de juiste mensen met de juiste expertise. Alleen zij kunnen hen bijstaan als er toch iets mis zou lopen.

Belangrijkste lessen

• Disruptie is onvermijdbaar. Het coronavirus zorgt voor een ongeziene disruptie, maar geen enkel bedrijf mag er blind voor zijn. Wees alert en vang de juiste signalen op.
• Elke vorm van disruptie is in een bepaalde mate onvoorspelbaar. Daar moet u rekening mee houden in uw businessplan. Dat betekent dat u moet weten hoe u op dat moment zult handelen en dat u over de juiste mensen en het nodige budget beschikt om met elk probleem de confrontatie aan te gaan.
• Disrupties zorgen voor volatiliteit. Stel prioriteiten en wees u ervan bewust dat er constant zaken zullen veranderen die uw kordate aanpak vereisen.

Veerkracht en wendbaarheid

Bedrijfscontinuïteit houdt in dat u er alles aan doet om de boel draaiende te houden.

We mogen niet paniekerig reageren en onze doelen niet uit het oog verliezen. Ja, het coronavirus heeft een erg negatieve impact op sommige sectoren, maar elke uitdaging brengt ook opportuniteiten met zich mee.

De meeste bedrijven slagen erin om zich aan te passen aan de nieuwe omstandigheden. Wie daar het snelst in slaagt, profiteert het meeste van de opportuniteiten die de crisis biedt.

Daarom mogen we, ondanks het feit dat bedrijfscontinuïteitsplannen uit praktische scenario’s bestaan, het grotere geheel niet uit het oog verliezen: de belangrijkste ingrediënten om een crisis te doorstaan zijn veerkracht (het vermogen om zich aan veranderende omstandigheden aan te passen) en wendbaarheid (het vermogen om opportuniteiten te benutten).

Geen enkel bedrijf kan alle risico’s uitsluiten en bovendien is dat ook niet nodig. Startups leven van die risico’s om hun minder wendbare concurrenten een hak te zetten. We moeten dus een zekere mate van risico toelaten en snel durven reageren als er zich een probleem voordoet.

De balans vinden is de sleutel. Veerkracht en wendbaarheid zijn essentieel om uw doelen te bereiken.

Meer dan ooit moet u een duidelijk doel voor ogen hebben (visie, missie en richting). Dat is belangrijk voor de gemoedsrust van uw werknemers, voor uw bedrijfsidentiteit, om prioriteiten te kunnen stellen, om vertrouwen, ruimte en autonomie voor individuen te creëren en om uw grenzen en verantwoordelijkheden in kaart te brengen.

In de praktijk moet u dan ook nadenken over uw waardeketen: waar ligt mijn toegevoegde waarde? Wat verwachten mijn klanten? Wat waarderen ze aan ons? Wat zijn de zwakke punten in ons aanbod waar we rekening mee dienen te houden?

Het creëren van veerkracht en wendbaarheid in uw waardeketen moet de kern vormen van uw bedrijfscontinuïteitsplan.

Belangrijkste lessen

• Bedrijfscontinuïteit draait niet om de alledaagse gang van zaken. Het gaat om het beschermen van de belangrijkste elementen in uw waardeketen zoals die door uw klanten wordt ervaren.
• Veerkracht betekent niet dat u alle risico’s elimineert.
• Om veerkracht op te bouwen moet u een duidelijk doel voor ogen stellen en de richting aanduiden voor uw medewerkers.

Leiderschap op zijn best

Leiderschap is een kwaliteit die u moet afdwingen. Een crisis is daar de perfecte gelegenheid toe, maar er loeren altijd wel een aantal uitdagingen om de hoek.

Zo durven managers al eens te micro-managen in tijden van crisis: ze focussen te veel op een aantal operationele aspecten binnen de organisatie, maar verliezen daarbij het grotere plaatje uit het oog.

Bevat uw bedrijfscontinuïteitsplan een specifieke aanpak om uw senior managementteam te helpen om zich te concentreren op wat echt belangrijk is? Is er een soort van ‘oorlogskabinet’ dat u snel samen kan roepen in tijden van crisis? Is er een lijst van externe adviseurs met de juiste competenties en de nodige ervaring om u bij te staan?

Om maar te zeggen: bedrijfscontinuïteit vereist een nieuwe manier van denken waarbij op een aantal kernwaarden gefocust moet worden:

• Voorzichtigheid: De kunst om goed doordachte beslissingen te nemen die gebaseerd zijn op de reële situatie. Eigen kennis en ervaring zijn op dit vlak van grote waarde.
• Vooruitkijken: De kunst om de nabije toekomst goed in te schatten rekening houdend met wat de klant wil, de financiële trends en de operationele noden.
• Advies: De kunst om goed geïnformeerde en ervaren adviseurs in te schakelen die u helpen om bepaalde zaken aan te pakken waarbij u of uw team niet over de nodige vaardigheden beschikt.

In dat opzicht is bedrijfscontinuïteit niet te onderscheiden van bedrijfsstrategie: u moet de juiste mensen rond de tafel krijgen om een nieuwe manier van werken op te zetten tot de rust terugkeert.

Zeker bij middelgrote of familiebedrijven zijn externe adviseurs vaak van een onschatbare waarde.

Belangrijkste lessen

• Disrupties die alleen uw operationele activiteiten beïnvloeden, vereisen mogelijk alleen een andere tactische aanpak. Wanneer de wereld verandert, dan heeft u nood aan een volwaardig team van leiders.
• In een steeds veranderende wereld is kennis uit alle mogelijke hoeken waardevol.

Cybersecurity en het coronavirus

De afgelopen maanden zagen we een opvallende golf van cyberaanvallen. Dit is een uitstekend voorbeeld van een zogenaamde ‘unknown unknown’ bijwerking van de pandemie.

Het zijn niet altijd the good guys die innoveren, ook de slechteriken zien opportuniteiten. De pandemie heeft hen ertoe aangezet hun aanpak verder te professionaliseren omwille van verschillende redenen:

• Werknemers die vanop afstand werken nemen niet altijd de nodige veiligheidsmaatregelen en gebruiken vaak hun eigen apparaten.
• De nieuwe manier van werken zette druk op de technische infrastructuur en op het IT-budget
• Werknemers zijn kwetsbaarder voor spam-mails die zogezegd afkomstig zijn van collega’s

Het is belangrijk om hier aandacht aan te besteden, want voor een middelgroot bedrijf kan een ransomware-aanval desastreuze gevolgen hebben.

In het precoronatijdperk verstreek er gemiddeld 6 maanden tussen de infiltratie van ransomware binnen een bedrijf en de effectieve aanval. Sinds de uitbraak van het coronavirus is dat nog maar enkele weken. Hierdoor is er minder tijd om ransomware te detecteren en er gepast op te reageren.

Bedrijven moeten op hun hoede zijn. Er is geen waterdichte oplossing tegen cyberaanvallen, maar u kunt wel uw immuniteit ertegen vergroten door de risico’s te minimaliseren en uw werknemers goed op te leiden.

• Informeer u over de veiligheidsnormen die het Centrum voor Cybersecurity België aanraadt aan bedrijven.
• Benut alle veiligheidsmogelijkheden die uw leveranciers bieden. De belangrijkste cloudleveranciers bieden klanten een hele reeks veiligheidsmaatregelen aan om uw digitale omgeving zo goed mogelijk te beschermen.
• Zorg voor een EHBO-team. Zorg ervoor dat u over de juiste mensen beschikt als u toch aangevallen wordt. Dit hoeven niet noodzakelijk IT’ers te zijn. Het kan evengoed een advocaat zijn die u adviseert.

Belangrijkste lessen

Cyberrisico’s zijn een onvoorzien gevolg van het coronavirus, maar er bestaan voldoende manieren om u hiertegen te beschermen en de risico’s te minimaliseren. Voorkomen is beter dan genezen.

U moet ervanuit gaan dat u hier op een bepaald moment wel eens mee geconfronteerd zult worden. Op dat moment moet u snel kunnen reageren. Zorg er dan ook voor dat uw EHBO-team te allen tijde kan ingrijpen.
Strategisch leiderschap is opnieuw essentieel.

Conclusie

Dit is slechts een momentopname. De bedrijfscontinuïteit garanderen is een discipline op zich die voortdurend verder evolueert.

Op een bepaald moment krijgt elk bedrijf met disruptie te maken. Gelukkig is het meestal niet zo erg als nu bij het coronavirus het geval is. Laat u niet afschrikken door complexiteit. Bepaal uw prioriteiten op strategisch niveau en schakel alle deskundige hulp in die u maar kunt krijgen.