Hoe stel ik een continuïteitsplan op voor mijn bedrijf?

Het coronavirus heeft bedrijven verplicht om na te denken over een continuïteitsplan voor hun bedrijf. Wat gebeurt er als het personeel niet aan het werk kan of een belangrijke medewerker ziek wordt? Wat doe je als een grote klant of een belangrijke leverancier u vertelt dat ze de komende weken even niet gaan werken?

Op dat moment heeft u nood aan een continuïteitsplan dat rekening houdt met verschillende mogelijke scenario’s die de normale gang van zaken kunnen verstoren. Dat kan een pandemie zijn, brand, een overstroming, hacking, problemen met leveranciers, een IT-storing, enzovoort.

Heel wat bedrijven hebben geen continuïteitsplan en toch is het niet zo moeilijk om dit op te stellen en in werking te laten treden zoals veel mensen denken. In dit artikel geven we u enkele tips om u op weg te helpen.

Hoe stel ik een continuïteitsplan op?

Een goed continuïteitsplan heeft betrekking op elke afdeling van het bedrijf. Ook de mensen op de werkvloer moeten betrokken worden. Zij beschikken vaak over praktische inzichten die noodzakelijk zijn om tot een goed continuïteitsplan te komen.

Identificeer de risico’s

Naast mogelijke problemen als brand, overstromingen, elektrische storingen, verplichte sluitingen, ziektes en IT-problemen moet u ook nagaan of er risico’s verbonden zijn aan de specifieke sector waarin u actief bent. Ga op onderzoek uit door contact te leggen met andere bedrijven en eventueel ook door overkoepelende sectororganisaties te contacteren. Denk vervolgens na welke impact elk van de mogelijke rampen kunnen hebben op uw bedrijf en probeer ook in te schatten hoe waarschijnlijk het is dat deze situatie zich de komende jaren kan voordoen.

Een vliegtuig die neerstort op uw bedrijfsterrein zou catastrofaal zijn, maar het is vrij onwaarschijnlijk dat dit ook echt zal gebeuren. Concentreer u op de risico’s die vrij waarschijnlijk zijn en die een serieuze impact zouden hebben op uw bedrijf. Probeer ook te berekenen wat het u zou kosten per uur, per dag en per week als een bepaalde afdeling binnen uw bedrijf buiten werking is. Dit zal u helpen om prioriteiten te stellen en de grootste risico’s eerst aan te pakken.

Focus op het beleid en de middelen

Uw continuïteitsplan bestaat uit twee elementen. Het eerste element draait om afspraken, maatregelen en procedures die u zult moeten volgen van zodra uw bedrijf door een crisis wordt getroffen. Het tweede element gaat om de middelen. Hierbij denken we aan het personeel, de verspreiding van interne en externe communicaties, juridische ondersteuning en financiering om het bedrijf boven water te kunnen houden.

Houd naast mogelijke bedreigingen ook rekening met uw belangrijkste bedrijfsactiviteiten en geef daar prioriteit aan. Denk ook na hoe lang u verder kunt als een bepaalde afdeling plat ligt. Hoeveel uren of dagen zou het bedrijf bijvoorbeeld verder kunnen als er geen IT-ondersteuning is of als een groot magazijn plotseling niet meer operationeel is?

Categoriseer uw diensten

Het is een goed idee om uw diensten in drie verschillende categorieën te verdelen.

• Categorie 1: Essentiële diensten moeten binnen 48 uur na het uitbreken van de crisis opnieuw operationeel zijn
• Categorie 2: Belangrijke diensten moeten binnen twee tot vijf dagen opnieuw operationeel zijn
• Categroei 3: De niet-essentiële diensten moeten binnen acht tot tien dagen opnieuw operationeel zijn

Kijk naar uw organisatiestructuur en de verhoudingen tussen de verschillende afdelingen. Ga na wat het stilvallen van een afdeling betekent voor de werking van uw andere afdelingen.

Rolverdeling

Een continuïteitsplan vergt zowel onderzoek, uitwerking en implementatie van de verschillende procedures. Als u van elke afdeling input krijgt, zorgt u ervoor dat uw medewerkers zich alvast betrokken voelen en dat ze er sneller in mee zullen gaan.

Het is belangrijk om duidelijk te zijn over bevoegdheden en rapportage. Heeft iemand van uw noodteam bijvoorbeeld de bevoegdheid om het afdelingshoofd te sturen als het plan in werking treedt? Het is belangrijk om hier klare wijn over te schenken voordat u gedwongen wordt uw bedrijfscontinuïteitsplan uit te voeren.

Gewoonlijk leidt en coördineert een lid van het senior managementteam zowel het opstellen als het voorbereiden als het implementeren van een continuïteitsplan. Een programmacoördinator kan helpen door budgetten en mensen te beheren.

Het is ook een goed idee om iemand te hebben die de updates over de crisis volgt en controleert en hoe het plan wordt uitgevoerd. Ze zullen waarschijnlijk nauw samenwerken met uw HR-mensen voor interne communicatie en uw PR-bureau of marketingmensen om met klanten, leveranciers, aandeelhouders, toezichthouders en anderen te communiceren.

Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf kan het handig zijn om een kleine commissie samen te stellen met vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen.

Duidelijke doelstellingen en acties

Het plan moet duidelijk vermelden wat de algemene doelstellingen zijn per crisissituatie. Dat kan bijvoorbeeld inhouden dat u het financiële verlies wil beperken tot 20% of dat u twee op de drie bestellingen op tijd wil leveren of dat uw werknemers onmiddellijk van thuis kunnen werken als dat nodig is.

Stel uw doelen op en maak een checklist met acties die elke afdeling onmiddellijk moet ondernemen van zodra een crisissituatie zich voordoet.

Test en herwerk uw plan

Eens het continuïteitsplan klaar is, is het verleidelijk om het van uw takenlijstje af te vinken en er nooit meer naar te kijken als het niet nodig is. Het moet echter voortdurend worden bijgewerkt. Naarmate uw bedrijf of de economische situatie verandert, moet ook het plan veranderen. Daarnaast doet u er goed aan om de werking ervan om de zes maanden eens te testen. Dit hoeft slechts enkele uren in beslag te nemen, het zorgt ervoor dat uw werknemers er vertrouwd mee raken en u geeft uw werknemers de mogelijkheid om feedback te geven.