Hoe technologie uw kantoor kan helpen in onzekere tijden

De impact die het coronavirus op het werkleven had gehad enkele decennia terug, kunnen we ons amper voorstellen. Vandaag staat technologie aan onze zijde om thuiswerk – en daardoor social distancing – mogelijk te maken. En dat zonder aan functionaliteit in te boeten.

Vooral de cloud brengt nu heel wat voordelen voor menig boekhoudkantoor en bedrijf. Zelfs wanneer u niet op die kar bent gesprongen, kan u heel wat dingen gedaan krijgen. In dit artikel vindt u advies over hoe u technologie kan inzetten om ook in deze onzekere periode te blijven werken.

Werk in de cloud

Menig boekhouder – en daar behoort u misschien ook toe – hebben zichzelf en hun klanten al een cloudupgrade gegeven. Social distancing en thuiswerken zorgde bijgevolg voor weinig aanpassingen. U logt in en werkt op dezelfde manier met cloudboekhoudsoftware thuis als op kantoor. Daarbij hebben veel accountants en bedrijven de voordelen van video-bellen via bijvoorbeeld Microsoft Teams ontdekt. De cloud heeft heel wat voordelen die we even in de spotlight zetten:

1. Toegang van op elk apparaat: u logt probleemloos in op uw boekhoudsoftware in de cloud vanop gelijk welk apparaat zoals uw tablet, telefoon, laptop of desktop. Handig als de laptop in uw huishouden al bezet is of wanneer u eens op een andere plek wilt zitten dan achter uw bureau.
2. Toegang via de browser: sommige boekhoudsoftware in de cloud laat u toe om via een browser zoals Chrome, Edge of Firefox te werken. Zelfs oudere laptops of PCs draaien probleemloos moderne browsers. Zo hoeft u niet te investeren in duur materiaal om van thuis te werken. Een goede tip om ook met uw klanten te delen!
3. Samenwerken: op uw cloud software kunnen meerdere mensen tegelijk inloggen. Dat maakt het eenvoudig om werk te verdelen nu we flexibel aan de slag moeten door COVID-19. Zelfs wanneer bepaalde taken niet deel zijn van het takenpakket van collega’s kunnen ze die toch afronden.
4. Veel taken kan u in de cloud doen: niet alleen uw boekhoudkundige taken kan u in de cloud doen. Zo is er notitie-software om eenvoudig informatie te delen met uw team. Of cloudopslagdiensten kunnen uw kantoorserver (tijdelijk) vervangen. Hetzelfde geldt voor project management apps om de samenwerking met collega’s te vereenvoudigen wanneer u van thuis werkt.

Maximaliseer de kracht van de cloud

Slimme boekhoudkantoren doen meer dan gewoon cloudtechnologie gebruiken. Ze trekken lessen voor de toekomst uit hun ervaringen. We keren ongetwijfeld terug naar kantoor, maar de flexibiliteit van de cloud kan uw kantoor helpen om krachtige workflows te maken. We lijsten er een paar op:

Verbind uw software met die van de klant

Door uw tool aan de cloudapplicatie van uw klant te hangen heeft u eenvoudig toegang tot zijn data. Zo hoeft u niet telkens achter de data aan te hollen, maar kan u proactief de financiële informatie van uw klant analyseren en tijdig waarschuwen voor problemen.

Geautomatiseerde feeds van de bank

Net zoals u en uw klant met elkaar kunnen connecteren, kan u ook een verbinding leggen tussen uw software en die van uw bank. U houdt de vinger aan de pols van binnenkomende en uitgaande betalingen en uw software kan de data snel verwerken in rapporten. Zo tilt u uw inzicht op uw financiën naar een nieuw niveau, cruciaal in deze coronatijd.

Automatisatie

De hoeveelheid administratie verminderen is belangrijk. Door de rekenkracht van de cloud in te zetten kunt u heel wat zaken automatiseren, maak er dus dankbaar gebruik van. De tijd die u wint door bijvoorbeeld facturen in te scannen in plaats van over te typen is tijdens deze pandemie van onschatbare waarde.

Leg uw cloudmigratiestrategie vast

Als u nog niet in de cloud werkt, is nu de omschakeling maken niet eenvoudig. Zo staat niet iedereen z’n hoofd er naar en mist u de kans om bijvoorbeeld een-op-een trainingen te organiseren. Hoewel video-bellen bij dat laatste soelaas kan bieden. Toch is het geen slecht idee om uw migratieplan nu uit te tekenen en te kijken wanneer de verandering wel opportuun is. Review uw bestaande tools en processen, al dan niet samen met uw medewerkers. Kijk welke klanten mee de cloud in willen en stel een tijdslijn op.

Werken met legacy boekhoud-applicaties

Sommige kantoren gebruiken nog oudere software zonder cloudmogelijkheden. Zijn deze dan onbruikbaar wanneer u van thuis werkt? Helemaal niet. Via remote desktop-software kan u vanop een externe computer inloggen op die bij u op kantoor. Daar hangen wel wat nadelen aan vast. Zo is er wel wat vertraging zelfs op snelle internetverbindingen en kan beveiliging een probleem vormen.

Via deze link vindt u een handig overzicht van alle tools die u kunnen helpen om van thuis uit te werken via de Sage-software.