Vijf eenvoudige manieren om slimmere bedrijfsbeslissingen te nemen

De meeste zakenmensen voelen goed aan wanneer er iets fout gaat. Ze weten ook heel goed welke dingen ze in dat geval moeten verbeteren. Hun frustratie kan dan voelbaar zijn.

Het is echter mogelijk dat de aspecten die nodig zijn om dingen te verbeteren, buiten hun bereik liggen. Zeker wanneer het druk is en de dagelijkse sleur veel tijd opslokt. Daarnaast is het voor velen niet altijd haalbaar om urenlang na te denken over hoe sommige zaken beter kunnen.

In dit artikel geven we je enkele uitgangspunten en leggen we uit dat slimmere zakelijke beslissingen nemen niet moeilijk hoeft te zijn.

Geen van de vijf onderstaande tips zijn erg ingewikkeld en je kan ze allemaal langzaam invoeren. Door telkens een licht andere manier van aanpakken te kiezen, maak je slimme beslissingen terwijl je dezelfde vertrouwde taken doet.

Veel van de tips richten zich ook op hoe je de cijfers die je bedrijf genereert beter kan gebruiken. Data kunnen immers inzichten opleveren die leiden tot slimmere zakelijke beslissingen.

Tegenwoordig genereert elk bedrijf dagelijks enorme hoeveelheden gegevens. In plaats van die gewoon te negeren, kan het revolutionair zijn als je ze op de juiste manier inzet. Succesvolle bedrijven danken daar dan ook hun succes aan. De technologie die nodig is om data efficiënt te benutten, is nu ook aanwezig in software voor zelfs de kleinste bedrijven, via tools zoals boekhoudpakketten of bedrijfsbeheer.

1. Creëer gelijke spelregels voor iedereen

Ken je belangrijkste KPI’s. Die centrale doelstellingen bepalen alles wat je doet en zo definieer je de resultaten die je hoopt te bereiken.

Ga na welke statistieken en gegevenstools je zullen helpen je doelen te bereiken en houd je daar met het hele bedrijf aan. Hierbij gaat het ook vaak over de keuze van het platform waarop je cloudsoftware zal draaien. In dezelfde lijn is ook de keuze voor een bepaalde provider en hun aanpak rond hun softwarepakketten belangrijk om zo de compatibiliteit te garanderen.

Door die zaken vast te leggen, houd je iedereen op één lijn. Er kunnen dus geen operational silos ontstaan, een slecht gegeven waarbij een afdeling of individu zijn data bewaakt en er geen interactie is met de rest van het bedrijf.

Hetzelfde platform en dezelfde tools voor de volledige onderneming helpt ook voorkomen dat verschillende teams met elkaar zouden concurreren. In plaats daarvan kan iedereen samenwerken, de gegevens op dezelfde manier meten en de resultaten gebruiken om te blijven verbeteren.

Door deze vorm van integratie kunnen managers makkelijker zien hoe het bedrijf er werkelijk voorstaat. Ze kunnen zien waar succes kan worden geboekt en waar verbeteringen nodig zijn, allemaal zonder dat ze iemand iets hoeven te vragen, rapporten moeten opvragen of hulp van buitenaf moeten inroepen. Ze moeten enkel naar het dashboard in hun applicatie kijken om de voordelen van de eenvoudige samenwerking te zien.

2. Weet wanneer je spreadsheets moet schrappen

We hoeven je niet meer te vertellen hoe geweldig spreadsheets zijn. Maar hoewel ze voor vele zaken nuttig zijn, moet je ook weten wanneer je overschakelt op tools die beter geschikt zijn voor de taak die je moet uitvoeren.

Begrijp ons niet verkeerd. Je hoeft ze niet voorgoed af te schaffen. Overweeg echter cloud-gebaseerde software te gebruiken. Die zou de data kunnen presenteren als een uniforme set gegevens, geïntegreerd met alle organisatorische functies. Op die manier hebben jij en je team snel toegang tot de informatie die nodig is om belangrijke beslissingen te nemen.

Een voorbeeld:

Je CRM-tool die gebruikt wordt door het verkoop- en marketingteam kan samenwerken met je financiële tool, om het beste overzicht te bieden over wat er in je onderneming gebeurt.

Beslissingsnemers krijgen daardoor kennis waarop ze kunnen vertrouwen, zonder dat ze speciale maatregelen moeten nemen. Dat geeft hen het vertrouwen om de juiste beslissingen te nemen.

Spreadsheets maken het bovendien moeilijker om de moderne regelgeving inzake gegevensbescherming na te leven. Als ze persoonlijke gegevens bevatten bijvoorbeeld, moet er beveiliging ingebouwd zijn aangezien je organisatie anders in de problemen kan komen. Je kan een goed wachtwoord gebruiken, maar veel andere maatregelen zijn er niet echt.

3. Gebruik de best beschikbare analyses

Financiële of boekhoudkundige tools ontworpen om de gegevens van je bedrijf te gebruiken en daaruit inzichten te bieden, worden waarschijnlijk geleverd met kant-en-klare rapporten, dashboards en andere analyses.

Maar je kan ook op basis van je behoeftes aangepaste versies maken. Zo is het mogelijk een gepersonaliseerd dashboard te bouwen. Daarop vind je dan specifieke statistieken over de gezondheid van je bedrijf terug, die je op elk moment en waar je maar wil kan bekijken. De meeste software maakt dit vrij eenvoudig, maar je kan ook een bedrijf inhuren om dit voor jou te maken. Dashboards met real-time gegevens maken het werk meestal een pak eenvoudiger en je merkt het goed wanneer je het zonder moet stellen.

Inzichten halen uit data kan je veel voordelen bieden die helpen om zaken binnen je bedrijf op een nieuwe, betere manier aan te pakken. Zo doe je bijvoorbeeld onmiddellijk de nodige kennis op en heb je meteen de mogelijkheid om de juiste beslissingen te nemen. Je strategieën en tactieken zijn met andere woorden niet gebaseerd op buikgevoel.

Die aanpassing heeft dus echt diepgaande voordelen.

4. Ga op zoek naar inefficiënties

Denk aan essentiële processen om je bedrijf te leiden. Net zoals een gezonde geest een gezond lichaam nodig heeft, zijn uitvoerende beslissingen alleen effectief als de organisatorische structuren erop voorbereid zijn.

Kijk bijvoorbeeld naar de financiële sector. Accountants en bedrijven die nog zoals vroeger werken, met spreadsheets en een handgeschreven boekhouding, krijgen de klus ook geklaard. Maar ze kunnen op die manier niet concurreren met anderen in dezelfde branche die meer vooruitstrevende alternatieven gebruiken.  

Stel jezelf de vraag of je alles opnieuw hetzelfde zou doen, mocht je een nieuw bedrijf oprichten. Ongetwijfeld zou je nagaan welke processen en hulpmiddelen het meest efficiënt zijn.

Als je een nieuw bedrijf bezoekt dat het meeste belang hecht aan een technologische aanpak, zal je waarschijnlijk merken dat ze zeer wendbaar zijn. Zulke teams zijn dan bereid dingen snel te veranderen, zonder er al te veel over na te denken. Dat komt omdat ze veel dichter bij de werking van hun bedrijf staan.

Dat is net wat het zoeken naar inefficiënties voor je kan doen. Elke inefficiëntie die je verwijdert, brengt je een stap dichter bij de kern van je activiteiten.

5. Wees open

Als je tijd doorbrengt in een succesvolle, groeiende organisatie, merk je waarschijnlijk het volgende op: mensen delen heel veel zaken, zoals gegevens, ideeën, werkwijzen en taken. Delen is hun tweede natuur.

Maak je gegevens beschikbaar voor iedereen die ze nodig heeft, wanneer ze die nodig hebben. Dat is natuurlijk niet altijd mogelijk, maar streef altijd naar een open houding.

Nog beter is het om te centraliseren rond één connecterend platform. In het hele bedrijf kunnen silo’s worden ontmanteld doordat werknemers naadloos via één platform werken. Hierdoor is het niet nodig om te synchroniseren en naar verschillende documenten over verschillende apps heen te zoeken. De juiste informatie is er altijd, klaar om te delen.

Moedig medewerkers aan om ook te delen. Verwerk het in hun KPI’s, of andere doelen en maatregelen.

Zorg ervoor dat ze weten bij wie ze terecht kunnen als ze hulp nodig hebben, en zie erop toe dat een verzoek om hulp pragmatisch wordt ingelost in plaats van met weerstand onthaald wordt.

Wat zeggen de experts?

Wij vroegen verschillende Sage Business Experts om persoonlijk advies over slimmere bedrijfsbeslissingen nemen met behulp van technologie.

“Het is belangrijk om na te gaan welke inefficiënties aangepakt kunnen worden met behulp van technologie. Dat is van grote waarde voor je klanten”,  zegt Joel Blake OBE, oprichter en directeur van The GFA Exchange.

“Die technologie kan automatisering, metingen of analyses inhouden. Toch is het even belangrijk om de cijfers die uit je activiteiten voortkomen te begrijpen en ervoor te zorgen dat je over een tastbare manier beschikt om de resultaten te beoordelen die je in het hele bedrijf creëert.”

“Voor mij is technologie een middel”, stelt Neil Cattermull, directeur van The Future as a Service. “Het is een medium voor interactie, betrokkenheid en uiteindelijk mijn carrière. We vertrouwen nu meer dan ooit op technologie als een bron van communicatie; voor app-ontwikkeling en het uitvoeren ervan, toegang, beveiliging en nog veel meer. Het gaat om connectiviteit en communicatie.”

“Technologie staat ook centraal in ons bedrijf”, legt Jo Booth, goeroe en hoofdtrainer bij Social Media Makes Sense, uit. “We zouden geen bedrijf hebben zonder. We gebruiken technologie om te benchmarken en doelen en KPI’s vast te stellen voor onszelf en onze klanten.

“Zonder tools, zoals social media listening en rapporten, zou het voor ons ongelooflijk moeilijk zijn om onze waarde te bewijzen aan klanten, onszelf te vergelijken met de concurrentie en sterkere marketingstrategieën te ontwikkelen. Het beïnvloedt ons actieplan dagelijks.”

Conrad Ford, oprichter van Funding Options en voormalig bankier, eindigt met een belangrijke tip: “Beslissingen zijn slechts zo goed als de informatie waarop ze zijn gebaseerd. Tijdige en accurate gegevens zijn zonder twijfel het levensbloed van goede besluitvorming.”

Conclusie

In dit artikel hebben we methodes besproken om slimmere bedrijfsbeslissingen te nemen.

Hoewel je veel nu al kan toepassen, ging het vooral om de manier waarop jijzelf en het bedrijf zaken benaderen.

Om gegevens effectief te gebruiken, moeten bepaalde attitudes en benaderingen veranderen. Naast de benaderingen die hierboven aan bod kwamen, zouden teams ook daarover moeten communiceren.