Waarom realtime data je bedrijfsgroei kunnen versnellen

Ontdek hoe realtime dataprognoses en budgettering je ondersteunen en helpen om je cashflow de baas te blijven

Realtime gegevens zijn belangrijk voor je bedrijf… maar waarom? In dit artikel gaan we na op welke manier data nuttig zijn voor prognoses en budgettering, bij het bewaken van je financiële prestaties en hoe je dankzij data je cashflow onder controle houdt.

Het volgende komt aan bod:

• De kracht van realtime data
• Wat zijn realtime data?
• Realtime automatisering
• 5 voordelen van realtime data voor bedrijfsgroei
• Identificeer de bedrijfsgebieden waarbij realtime data impact kan hebben
• Zorg ervoor dat je één enkele bron van waarheid hebt
• Focus op realtime inzichten en nuttige analyses
• Conclusie: realtime data verbeteren voor bedrijfsgroei

De kracht van realtime data

Waarom zijn realtime data zo krachtig? Laten we een eenvoudig voorbeeld gebruiken…

Je bent een chauffeur die door een drukke stad navigeert. Je passagier wijst je de weg met een papieren kaart, maar de informatie is verouderd… je ziet dus niet wat er voor je ligt.

Dat betekent dat je beslissingen moet nemen op basis van veronderstellingen, in de hoop dat de verkeersomstandigheden niet zullen veranderen. De stad kan echter onvoorspelbaar zijn en het is gemakkelijk om te verdwalen…

De oplossing? Ruil die papieren kaart in voor technologie in de vorm van een gps. De gps geeft realtime informatie over het weer, de staat van de weg, het verkeer en obstakels op je pad. Met die informatie kun je weloverwogen beslissingen nemen, je koers aanpassen en op tijd je bestemming bereiken.

Net als voor een chauffeur is het voor jou ook nuttig om, via technologie, nauwkeurige en actuele informatie te verkrijgen. Die helpt je namelijk om weloverwogen beslissingen te nemen en je door zakelijke uitdagingen te navigeren.

Wat zijn realtime data?

Realtime data zijn een stroom van informatie die wordt gegenereerd en verwerkt op het moment van ontvangst, waardoor onmiddellijke analyse en besluitvorming mogelijk zijn.

Je kan realtime data in veel sectoren gebruiken, van gezondheidszorg en financiële dienstverlening tot productie. Het verbetert bedrijfsprocessen, ondersteunt je bij het nemen van betere beslissingen, voorspelt toekomstige gebeurtenissen en helpt je om onnodige vertragingen te vermijden.

Om die reden bouwt de startup Tubr met CEO Dash Tabor een prognoseplatform. Daarmee kunnen ze kleine hoeveelheden gegevens omzetten in zakelijke inzichten.

Dash: “het is belangrijk om realtime data niet te verwarren met een ‘momentopname’ op een bepaald tijdstip, aangezien dat je geen volledig beeld geeft van wat er in je bedrijf gebeurt.”

“Realtime data kan je omschrijven als een serie aan gegevens die continu binnenkomen. In de loop van minuten en seconden creëer je kleine datapunten. Anders omschreven: als je bijvoorbeeld je hand beweegt en de gegevens van dat proces verzamelt, dan heb je een gegevenspunt voor elke beweging. Dat creëert een tijdlijn aan gegevens.”

Clare Bowen is een partner bij Monahans, een toonaangevend accountants- en bedrijfsadviesbureau. Zij stelt: “Je kunt actuele informatie gebruiken als brandstof voor modelleringstools die scenario’s uittekenen voor de toekomst van je bedrijf. Als je een nieuw project aanneemt bijvoorbeeld, hoeveel personeel heb je dan nodig en kun je je dat veroorloven?”

“Met realtime data verklein je de kans dat je voor verrassingen komt te staan. Het stelt je in staat om proactief te zijn en te reageren op situaties op het moment dat ze zich voordoen. Stel dat je net geen inzicht hebt in je financiële positie, dan beperk je je mogelijkheden en loop je zelfs het risico dat je problemen verder verergeren als je beslissingen moet nemen.”

“Als eigenaar van een klein bedrijf is het niet ongewoon om op maandagochtend binnen te komen en iets op je bureau te vinden dat je niet had verwacht. Je kunt niet alles plannen. Als je je financiële situatie echter begrijpt, kunnen je beslissingen worden gebaseerd op feiten in plaats van inschattingen en heb je de beste kans om problemen en de gevolgen ervan te beperken en groei te realiseren.”

Realtime automatisering

Nog een groot voordeel van de automatisering? Je hoeft minder tijd te besteden aan banale taken en hebt meer tijd voor het bekijken van actuele gegevens.

Nu de economie volop in beweging is, hebben bedrijven behoefte aan realtime inzichten in hun financiën. Zo kunnen ze tijdig weloverwogen beslissingen nemen die bepalend zijn voor de toekomst van hun bedrijf.

De automatisering van handmatige processen geeft daarvoor meer ruimte, waardoor financiële teams gegevens zinvoller kunnen analyseren en interpreteren. Die automatisering zorgde voor een revolutie in marketing en maakte de strategieën veel efficiënter.

Met realtime gegevens als bron voor geautomatiseerde marketinganalyses kun je tijdig, datagedreven aanpassingen of verbeteringen aanbrengen in marketingcampagnes. Kortom, je bespaart tijd en gaat sneller.

Voor bedrijfsontwikkeling is het essentieel om te vertrouwen op realtime datasets om te profiteren van opkomende trends en groeikansen wanneer die zich voordoen.

5 voordelen van real-time gegevens voor bedrijfsgroei

1. Financiële prestaties volgen

Realtime gegevens kunnen je helpen om continu op de hoogte te blijven van de financiële prestaties van je bedrijf, zodat je snel beslissingen kunt nemen als dat nodig is.

Stel dat je je verkoopgegevens in real time volgt. Dan kun je trends of verschuivingen in consumentengedrag herkennen en je strategieën op tijd aanpassen. Dat is beter dan wachten op periodieke rapporten en kostbare tijd verliezen.

Een ander voorbeeld? Prijsstelling of productontwikkeling. Je beschikt dan over nauwkeurigere informatie waarop je je keuzes kunt baseren.

Data-analyse moet de kern vormen van financieel management. Je vormt er betere inzichten door en het is mogelijk transformerend voor kmo’s. Die hebben namelijk niet de middelen van grotere organisaties en kunnen taken als het behoud van een positieve cashflow als een hele uitdaging zien. Met een beter inzicht in je bedrijf is het dan ook mogelijk om beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Met behulp van op maat gemaakte gegevens en analyses van je handelsgeschiedenis, betalingen en cashflow kan je financiële team slimmere beslissingen nemen, je specifieke handelingen beoordelen en je hedging- en risicobeheerstrategieën personaliseren.

Financiële teams zijn op zich vooruitstrevend, maar de veranderende bedrijfsomgeving maakt het noodzakelijk om aan realtime data-analyse te doen.

2. Prognoses en budgettering

Realtime gegevens helpen je om nauwkeurigere financiële prognoses en budgetten op te stellen. Je reageert dan proactief in plaats van reactief en maakt beter geïnformeerde beslissingen over de financiële gezondheid van je bedrijf. Zo vermijd je kostbare fouten.

Hoe meer je weet over je huidige bedrijf en de prestaties ervan, hoe nauwkeuriger je budget kan zijn. Dat komt omdat realtime gegevens je een beter gevoel geven over hoe je bedrijf ervoor staat.

Daardoor heb je het gemakkelijker om te voorspellen hoeveel geld er volgend kwartaal of volgend jaar binnenkomt en wat voor soort uitgaven er binnenkort zullen aankomen. Die zaken zijn belangrijk voor de planning; zo hou je je bedrijf op schema.

Ben je een fabrikant? Dan geven realtime gegevens je ook een beter inzicht in hoeveel voorraad je moet behouden, zodat je niet zonder komt te zitten tijdens drukke seizoenen.

Een cruciaal aspect van het gebruik van realtime gegevens is dat je ze effectief kunt communiceren aan andere leden van je team. Sommige medewerkers hebben deze informatie nodig voor hun eigen werk, maar ook leidinggevenden baseren zich hierop voor de bedrijfsbeslissingen en toekomstige groeistrategieën.

3. Beheer van kasstromen

Realtime gegevens zijn ook handig om geldstromen te controleren. Zo zet je enkel in op weloverwogen investeringen en doordachte financiële beslissingen.

Ten eerste; je ziet het meteen als je bedrijf geld verliest en hoeveel, zodat je kunt ingrijpen voordat het te laat is.

Ten tweede kun je je aanpassen aan schommelingen in je bedrijfsmodel. Als het ene kwartaal langzamer verloopt dan normaal, maar het volgende kwartaal is beter dan verwacht, dan helpen realtime gegevens je om te voorspellen wat er daarna gaat gebeuren. Op die manier kun je je strategie aanpassen en je beter voorbereiden op de toekomst door nu meer uit te geven aan marketing of meer geld te sparen. Het voordeel? Als het later minder gaat, overvalt je dat niet zo erg.

Ten derde; met realtime gegevens ben je op tijd gewaarschuwd voor mogelijke problemen met leveranciers of klanten.

Als ze hun rekeningen niet op tijd of helemaal niet betalen, laten analytics je dat weten zodat je kunt ingrijpen voordat die rekeningen verschuldigd zijn, of belangrijker; vooraleer die onbetaalde facturen een nog groter probleem worden.

4. Risicobeheer

Je kunt realtime gegevens gebruiken om potentiële financiële risico’s te identificeren op het moment dat ze zich voordoen. Je beoordeelt vervolgens dat risico, zodat je proactieve maatregelen kunt nemen om deze te beperken. Dat helpt je om de impact van negatieve gebeurtenissen te verminderen en de stabiliteit van je bedrijf op de lange termijn te waarborgen.

Met realtime gegevens kunnen klanten zeer snel beslissingen nemen, wat ervoor zorgt dat de projectkosten binnen het budget blijven.

5. Operationele efficiëntie verbeteren

Je kunt realtime gegevens gebruiken om inefficiënties en verbeterpunten in de bedrijfsvoering te identificeren, wat leidt tot kostenbesparingen en een betere winstgevendheid.

Klanten verwachten snelle en handige diensten. Met realtime gegevens kun je een betere klantervaring bieden door de behoeften en voorkeuren van je klanten te begrijpen.

Als je bijvoorbeeld klantinteracties in real time kunt volgen, kun je ook efficiënter reageren op vragen en problemen oplossen. Dat doet de klanttevredenheid en -loyaliteit toenemen. Je kunt zo ook verkoopconversies bijhouden, marketingcampagnes verbeteren en een betere klantenondersteuning bieden met live chatdiensten en antwoorden op veelgestelde vragen.

Als je je toeleveringsketen in real time monitort, kun je eventuele problemen snel identificeren en oplossen, waardoor de hoeveelheid verloren offline tijd korter wordt en de efficiëntie toeneemt. Je bespaart kosten, verhoogt de productiviteit en verbetert de klanttevredenheid.

Of het nu gaat om tekorten die door een pandemie veroorzaakt zijn, een schip dat vastzit in het Suezkanaal of oorlog-gerelateerde handelsverstoringen: de huidige systemen waarmee de toeleveringsketen opereert zijn onverwacht kwetsbaar. Big Data-systemen zijn interessant aangezien ze gegevens over consumentenpatronen van e-commercesites en retail-apps combineren met leveranciersgegevens, realtime prijzen en zelfs vracht- of weersinformatie om een precisie te bieden als nooit tevoren.

Identificeer de bedrijfsgebieden die realtime data kunnen verbeteren

De eerste stap is het identificeren van de belangrijkste gebieden waarop je verbeteringen wilt zien.

Dash Tabor (Tubr) stelt: “Je moet eerst goed nadenken voordat je je bedrijfsgegevens gaat gebruiken. Ik zou altijd beginnen met het kijken en begrijpen welke gegevens je hebt en waar ze zich bevinden. Ga voor je realtime gegevens dus vooral na hoe kwalitatief die zijn, omdat dat ‘tijdreeksen’ zijn die continu blijven binnenkomen. De snelheid waarmee dat gebeurt, heeft invloed op hoe compleet de dataset is. Vaak kunnen onvolledige gegevens een beperking vormen voor het verkrijgen van goede resultaten.”

“Hoe je de gegevens knipt en snijdt is erg belangrijk. Zorg ervoor dat je de gegevens invult zoals jij dat wilt, zodat die je goed van dienst zijn zoals je voorzien hebt.”

“Je hebt een doel of doelstelling nodig en een basis. Stel vervolgens een strategie samen om aan dat doel te beantwoorden.”

Zorg ervoor dat je één enkele bron van waarheid hebt

Realtime gegevens hebben één bron van waarheid nodig om ervoor te zorgen dat iedereen in je bedrijf beslissingen neemt op basis van dezelfde gegevens.

Dat is belangrijk omdat je zo snel en nauwkeurig beslissingen kunt nemen zonder dat je je zorgen hoeft te maken over tegenstrijdige datapunten.

Eén enkele bron van waarheid helpt ook om het risico op fouten en inconsistenties in gegevens te verkleinen. Ook kost het minder tijd om verschillende versies van dezelfde dataset met elkaar in overeenstemming te brengen. Met één enkele bron van waarheid zorg je er ook voor dat je gegevens up-to-date en accuraat zijn. Goede financiële cloudsoftware kan je hierbij helpen.

Eén gegevensbron is bovendien noodzakelijk om het realtime inzicht te bieden dat klanten nodig hebben. Als je je financiële perspectieven, projectgegevens en resourcing-gegevens aan elkaar koppelt, verbind je veel verschillende datasets met elkaar. Die verbondenheid aan data zorgen ervoor dat je veel beter begrijpt hoe een beslissing op één gebied een bepaalde impact heeft op iets binnen een ander gebied. Dat biedt klanten een zeer nuttig inzicht.

Realtime gegevens zijn nodig om up-to-date te zijn. Maar waar het allemaal mee start? Met de mogelijkheid om veel verschillende gegevensbronnen met elkaar te verbinden. Zo begrijpen je klanten dat die elkaar beïnvloeden en hoe ze dat doen.

Focus op realtime inzicht en analyses die ertoe doen

Moeten we dan alles verzamelen? Dankzij Big Data zijn miljoenen datapunten beschikbaar, maar de hamvraag is: leidt dat tot betere besluitvorming?

Het feit dat je toegang kunt hebben tot zoveel gegevens betekent niet noodzakelijk dat al die data nuttig is. Vaak zorgt het alleen maar voor meer ruis in plaats van voor duidelijkheid.

Je weet best duidelijk welke informatie je nodig hebt om goede beslissingen te nemen in moeilijke handelsomstandigheden.

Het belangrijkste is een gedeelde visie, zodat je kunt discussiëren over wat je moet doen met de informatie in plaats van tijd te verspillen met de vraag wie de juiste gegevens heeft.

Analyseer de realtime gegevens en haal er inzicht uit. Het is namelijk gemakkelijker om te reageren op afzonderlijke datapunten in plaats van de onderliggende trends te begrijpen.

Leg de focus op wat een belangrijke verandering zal teweeg brengen voor je strategie en voor het bereiken van één dataset. Als je dit goed doet, dan kan je je buikgevoel en harde cijfers samen inzetten voor een sterke besluitvorming.

Het komt neer op duidelijkheid over de strategische prioriteiten en een goed begrip van de interne en externe drijfveren van het bedrijf. Instinct kan in sommige omstandigheden een sterk punt zijn, maar instinct onderbouwd door goede gegevens is een veel betere basis voor beslissingen dan ongefundeerd instinct.

Daarbij moeten we de kanttekening maken dat bouwsteengegevens, zoals die worden gebruikt voor ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), perfect moeten zijn. Nauwkeurige basisgegevens zoals klant, artikel, leverancier, stuklijst, levertijden en lot-groottes moeten natuurlijk correct zijn. Zonder deze stevige basis verspil je veel tijd aan het uitzoeken wat er aan de hand is.

Conclusie: realtime data verbeteren voor bedrijfsgroei

Met meer realtime gegevens kan je bedrijf snel geïnformeerde beslissingen nemen, wijzigingen doorvoeren en reageren op concurrenten. Je kunt je concentreren op wat belangrijk is en zo nieuwe bronnen van inkomen creëren of een concurrentievoordeel behalen.

Als je wil dat je bedrijf succesvol is, investeer dan in technologie en systemen die realtime gegevens en inzichten kunnen leveren.

Maar hoe belangrijk gegevens ook zijn voor zakelijk succes, het is nog belangrijker om ze effectief te kunnen interpreteren.

Weten hoe je de enorme hoeveelheid beschikbare gegevens moet doorzoeken, kan het verschil betekenen tussen opvallen en achterblijven.