Que ERP escolher para a sua empresa?

Quando estiver prestes a implementar o seu novo sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP), uma das primeiras opções que terá de escolher é como o quer implementar: quer fazê-lo no local, ou seja, nas instalações da sua empresa, ou na cloud? Estas duas possibilidades são uma realidade na maioria dos casos, mas cada vez mais empresas estão a optar pela versão na cloud – ou seja, o ERP SaaS.

ERP: definição em três perguntas

O que significa ERP?

Antes de escolher um ERP, deverá conhecer previamente a ferramenta e as suas possibilidades. Para a conhecer, comecemos por declinar esta sigla. ERP, três letras para Planeamento de Recursos Empresariais, tradução do termo em inglês Enterprise Resource Planning. Mesmo os que não falam bem inglês serão capazes de traduzir esta terminologia para a língua de Camões: Planeamento de Recursos Empresariais. Fiquemos pelos acrónimos para explicar também o que é o PGI, frequentemente associado ao ERP. PGI significa Plataforma de Gestão Integrada e, por fim, ERP e PGI referem-se à solução de software utilizada pelas empresas, mas em duas linguagens distintas.

O que é um ERP?

No entanto, esta explicação linguística não é suficiente para compreender o que estas ferramentas digitais realmente cobrem. Se quiser obter uma definição para o termo ERP, o dicionário não terá qualquer utilidade para si. Um ERP é, portanto, um software que lhe permite gerir eficazmente todos os processos operacionais da sua empresa. A sua força reside na integração de todas as funções de gestão. O software ERP é de facto capaz de coordenar a gestão de stocks e encomendas, a contabilidade, as relações com clientes, a gestão comercial, a cadeia logística…

Quais são os dois tipos de ERP?

Os empresários que desejam adquirir essa solução são confrontados com uma escolha: ERP on-premise ou Cloud. Em termos simples, o ERP on-premise é a compra de uma licença de instalação nos servidores das instalações. É o formato histórico para este tipo de software, mas veremos que a tendência é mais favorável ao ERP SaaS, ou Software as a Service (“Sofware como serviço”). Este pacote de software é alojado através da cloud, e a empresa paga uma assinatura para beneficiar de um serviço completo e das suas atualizações regulares para um desempenho otimizador.

Porquê escolher um ERP?

Ter uma base de dados única

Todos os utilizadores do ERP são unânimes: os benefícios do ERP são vários. Tornaram-se mesmo indispensáveis tanto nas PME como nas grandes empresas. Com efeito, tornam possível centralizar numa única base de dados todas as informações relativas às tarefas diárias dos vários trabalhadores da empresa.

Para cumprir as imposições legais

Estas soluções inovadoras são cada vez mais eficientes e asseguram também o cumprimento dos regulamentos financeiros. Por exemplo, ao produzir recibos de vencimento, o sistema irá integrar a nova legislação potencial, de modo a que os departamentos de contabilidade e de recursos humanos não possam aplicar métodos que se tenham tornado ultrapassados. É, portanto, uma boa maneira de manter ou regressar ao quadro jurídico estrito.

Para impulsionar as vendas

A utilização de software ERP dá acesso a uma grande quantidade de informação em tempo real, o que garante uma melhor racionalização das várias operações realizadas nos departamentos de uma empresa. Isto torna a gestão comercial mais fácil. Por exemplo, um representante de vendas faz o login a partir das instalações do cliente e verifica se o artigo pretendido pelo cliente está disponível, se pode ser encomendado ou se foi descontinuado. Todos os serviços são assim coordenados com um único e mesmo objetivo: vender mais. A poupança de tempo é também interessante para qualquer trabalhador para poder concentrar-se na sua atividade principal.

Para se adaptar às particularidades dos colaboradores

Optar por um pacote de software de gestão integrada oferece assim à empresa a possibilidade de criar uma organização ajustada que implica um melhor controlo dos custos, graças à disponibilização de informação homogénea e sincronizada em todos os momentos. E numa altura em que o teletrabalho é cada vez mais popular entre os trabalhadores dos serviços de apoio, o ERP desempenha um papel decisivo na ligação de todos os funcionários de uma empresa, mesmo que estes estejam espalhados aos quatro cantos do mundo.

Identificar vias para o progresso

Os dados e estatísticas que lhe serão fornecidos automaticamente podem também ser utilizados para definir áreas a melhorar. Isto é uma vantagem em comparação com os concorrentes que não dispõem dessas ferramentas.

As vantagens do ERP em poucas palavras

O ERP permite centralizar todas as ferramentas necessárias para gerir uma empresa num único software de gestão. Este pacote de software pode integrar diferentes funcionalidades: solução de gestão de encomendas, solução de gestão de stocks, módulo de contabilidade, módulo de gestão de comércio eletrónico, ou comércio BtoB ou BtoC… Cabe a cada empresa determinar o que pretende implementar. Para a empresa, o ERP é sinónimo de desempenho e otimização de processos, custos e recursos. Oferece também consistência e homogeneidade ao nível da informação. Isto evita a necessidade de criar vários ficheiros de artigos ou de clientes, por exemplo.

ERP on-premise vs cloud: a competição

Até há pouco tempo, a implantação de um ERP nas instalações da empresa era a norma. De acordo com o estudo Syntec Numérique/IDC 2019, esta solução representa 78% do mercado francês. No entanto, com o ERP SaaS, estamos a assistir a um aumento meteórico: +24%. Mas para compreender melhor a extensão do fenómeno, vamos atravessar o Atlântico. A Panorama Consulting Solutions revela que o ERP Cloud, que representou 27% das vendas de ERP em 2017, tornou-se o ERP mais popular em 2018, com uma taxa de 64%, comparativamente a 36% para os ERP on-premise. Como explicar essa tendência?

No dispositivo on-premise, o software é, portanto, instalado localmente, nos computadores e servidores da empresa. Este não é o caso da implementação na cloud, onde o ERP está alojado nos servidores do fornecedor, localizados remotamente.

Numa altura em que a mobilidade se está a tornar a norma na forma de trabalhar, a cloud está a ganhar terreno. O ERP pode ser acedido através de um simples navegador web com acesso à Internet, ou seja, de praticamente qualquer lugar, a qualquer hora, e não apenas a partir do computador do escritório. E este acesso pode ser concedido e personalizado para todos os trabalhadores da empresa.

Na 2.ª parte deste artigo, vamos perceber quais as vantagens e desvantagens a decifrar na altura de escolher um ERP.