5 formas tecnológicas de atenuar os riscos de ativos fantasmas

Se é o responsável pela gestão dos ativos fixos da sua organização, percebe o desafio de os contabilizar, inventariar e monitorizar. Esta tarefa prioritária não deixa grande margem para imprecisões, já que o custo de um erro pode ser muito significativo.

No mercado competitivo atual, é mais importante do que nunca que as empresas minimizem os seus riscos de conformidade por via de um método adequado de depreciação dos seus ativos fixos. Se uma empresa não tem certeza sobre quais são os ativos fixos de que dispõe, o que é fundamental para o cálculo da depreciação desses ativos, não tardará a ter um problema complexo e moroso entre mãos.

A incapacidade de respeitar os calendários de depreciação pode conduzir à criação de ativos fantasmas e zombies. Os ativos fantasmas são visíveis nos balanços financeiros, mas não podem ser fisicamente localizados, ao passo que os ativos zombies existem na empresa, mas não são acrescentados ao calendário de depreciação. O custo de carregar ativos fantasmas e zombies pode ser tão assustador como os seus nomes sugerem.

Os ativos fantasmas podem resultar em falsas diminuições das obrigações fiscais e em violações dos padrões de conformidade. Os ativos zombies podem levar as empresas a pagar valores mais altos de impostos sobre imóveis e de seguros.

Tanto os ativos fantasmas como os zombies resultam de uma monitorização desadequada dos ativos fixos. Gerir ativos fixos em folhas de cálculo, mesmo sendo comum, deixa-o mais suscetível a ativos fantasmas e zombies, já que não oferece uma visibilidade em tempo real e depende da entrada manual de dados, que está mais sujeita a erros.

Como em quase todos os outros desafios empresariais, a tecnologia e a transformação digital oferecem uma solução. Adicionar software de gestão de ativos ao seu Sistema Integrado de Gestão Empresarial ou ao seu sistema de contabilidade pode automatizar a monitorização dos seus ativos e ajudá-lo a planear, depreciar, monitorizar e reportar com facilidade.

Apresento em seguida 5 formas tecnológicas de atenuar os riscos relacionados com os ativos fantasmas e zombies.

Gestão de inventários

De forma a apoiar a gestão otimizada, os ativos fixos devem ser inventariados regularmente, com recurso a um método consistente em todos os locais de atividade. Uma solução de gestão dos ativos fixos inclui qualidade integrada e verificações de precisão, para ajudar com os inventários físicos e com a gestão de dados numa localização central. Os departamentos de contabilidade, de instalações e quaisquer outras partes interessadas deverão ter acesso fácil aos dados de inventário, para criarem um sistema de realização de inventários, bem como para acrescentarem novos ativos ao sistema de gestão dos ativos fixos quando estes são adquiridos. Desta forma, tanto a equipa das instalações como os gestores de contabilidade dos ativos fixos podem estar confiantes de que os procedimentos operacionais em vigor resultarão na introdução da informação mais precisa possível no sistema de gestão de ativos fixos de toda a empresa.

Etiquetagem dos ativos

Se a sua organização detém múltiplos ativos fixos que são quase idênticos, pode ser fácil eliminar o ativo incorreto quando os ativos estiverem a ser revistos. A melhor prática passa por etiquetar cada ativo com um identificador único, na forma de códigos de barras. Isto oferece a vantagem adicional de acelerar o processo de inventário por via da tecnologia portátil, que pode ler e gravar cada código de barras em segundos. As etiquetas são um aspeto importante da gestão de ativos fixos que tem sido frequentemente ignorado. Devido aos requisitos ambientais, às necessidades em matéria de códigos de barras e às necessidades de impressão à medida, a sua solução deverá oferecer uma variedade de etiquetas que possam ser impressas no momento para satisfazer as suas especificações.

Monitorizar e depreciar os ativos fixos

Os dados e os detalhes importantes sobre os ativos podem ser difíceis de gerir com recurso a uma folha de cálculo. A monitorização de eliminações, transferências, trabalho, localizações, materiais e investimentos de capital, bem como os princípios de contabilidade geralmente aceites, são exemplos de informações-chave a que quererá aceder e que quererá filtrar facilmente numa plataforma única, para ter mão sobre os ativos criados pela empresa. A monitorização digital permite-lhe personalizar os dados específicos que gostaria de monitorizar por via da automação, o que lhe poupa o tempo que gastaria a procurar manualmente e facilita uma análise confiante. As soluções robustas permitem-lhe criar métodos de depreciação personalizados, para que possa monitorizar centenas de tipos de ativos diferentes de forma abrangente e em tempo real, na maioria dos casos.

Integração de fluxos de trabalho

Muitas partes interessadas alimentam o processo de gestão dos ativos fixos e a sua solução deveria passar pelo apoio a este nível de colaboração. As formas das folhas de cálculo podem falhar quando passam de um funcionário para outro, e uma referência da célula incorreta pode levar a valores errados. Estas imprecisões podem conduzir a problemas maiores.

Dispor de um repositório centralizado de ativos, ciclos de vida e dados de desempenho como parte da sua solução de gestão de ativos fixos, pode ajudá-lo a resolver estes desafios relativos aos dados. A integração no software de faturação e de contabilidade da sua organização acrescenta um outro nível de controlo e de simplicidade. Os dados de compra são automaticamente carregados de um ponto da empresa para outro, reduzindo o erro humano e garantindo a precisão em cada ponto de contacto. Um sistema de reporte de ativos fixos e de contabilidade integrado elimina a necessidade de duplicar as entradas ou de exportar dados entre sistemas.

Gestão de projeto

À medida que o tempo avança e chega a altura de substituir os ativos (ou de depreciar os mais recentes), quererá começar a planear para o orçamento e a examinar outros recursos para o fazer – sobretudo se dispõe de múltiplas localizações. Isto permite-lhe essencialmente monitorizar ativos ao longo de todo o ciclo de vida e reduzir o risco de ativos zombies desde a conceção.

Conclusão

A gestão manual de ativos fixos pode absorver uma quantidade considerável de horas de trabalho, que seria mais útil ver dedicadas a outras questões. Uma solução específica pode oferecer-lhe visibilidade em tempo real sobre os seus ativos fixos e proteger a sua organização de perdas excessivas e riscos evitáveis.