O ERP como aliado para gerir o setor da distribuição e logística

A área da logística e distribuição é uma das mais competitivas nos dias de hoje, consequência de fatores como o forte aumento do e-commerce, a velocidade da inovação e a crescente digitalização das economias. A isto junta-se o fato de os consumidores estarem cada vez mais informados e exigentes, o que significa que qualquer falha será mais facilmente notada. 

A angariação e retenção de clientes é agora muito mais desafiante, fazendo da busca pela eficiência e qualidade na prestação de serviços e atendimento ao cliente um fator-chave de sucesso. Por outro lado, gerir stocks, encomendas, materiais de fornecedores a receber e produtos finais que devem chegar aos clientes – e todos os dados associados a estes processos – implica uma “engenharia” e um planeamento bastante complexos.

O recurso a programas ou sistemas de ERP (‘Enterprise Resource Planning’) é, cada vez mais, o caminho para uma gestão mais eficiente e unificada das operações associadas ao setor da distribuição e logística em particular, assim como à generalidade dos negócios.

O que oferece um sistema ERP

Os programas ERP são softwares de gestão que permitem integrar as várias operações e funções de uma organização numa única plataforma. Através de uma abordagem integrada das diferentes aplicações de um negócio, é possível gerir, questões como a contabilidade da empresa, os recursos humanos, a gestão de stocks, a interligação entre os diferentes departamentos, a relação com fornecedores e clientes, a gestão de projetos e a produção e distribuição com recurso a um modelo comum e abrangente de procedimentos e dados.

Por outro lado, os sistemas ERP possibilitam que as diferentes partes interessadas possam aceder aos dados necessários em tempo real e em qualquer local e, desta forma, facilitar a gestão e a tomada de decisões.

Em resultado as empresas conseguem melhorar os métodos de planeamento, a gestão financeira e de recursos, o desenho e acompanhamento de investimentos e produção, entre várias outras vantagens que podem contribuir para o sucesso do negócio.

Poupança de custos

Este é um dos grandes benefícios do recurso a soluções ERP e um dos fatores que mais faz com que o investimento inicial necessário valha a pena, pelo retorno que oferece. Através deste software, é possível passar a dispor de uma fonte central fiável de informação, otimizar as tarefas do dia-a-dia e eliminar tarefas repetidas. Permite ainda acelerar tudo o que sejam procedimentos que envolvam um conjunto de pedidos de informação e aprovações, como acontece, precisamente, na logística e gestão de stocks e oferta. Esta maior eficiência permite reduzir, por exemplo, a necessidade de trabalho manual e os custos de manutenção de stocks.

Tudo isto contribui para reduzir custos operacionais e administrativos, gerir melhor tempo e recursos e potenciar a geração de um maior ROI (‘Return on Investment’).

Melhorias no reporte e tratamento de dados

Ao implementar um sistema ERP nos diferentes departamentos da empresa, é possível obter facilmente relatórios e análises a qualquer momento e assegurar que as informações e dados estão atualizados e precisos. Desta forma, é possível examinar e comparar a funcionalidade entre departamentos, ter uma visão geral do negócio e planear mais eficazmente o futuro, tomando melhores decisões de negócio.

Outra vantagem está relacionada com o cumprimento de tudo o que são exigências regulatórias relacionadas com o reporte. Isto graças ao acesso a informação de qualidade, à segurança dos dados, à gestão dos registos de clientes e outras funcionalidades de gestão de processos necessárias ao cumprimento dos requisitos da regulação.

Qualidade no atendimento ao cliente

Um sistema centralizado de armazenamento de dados reúne todas as informações necessárias sobre vendas e clientes, tornando mais fácil para os gestores de vendas e do atendimento interagir com o seu público-alvo, conhecer as suas necessidades e responder às suas solicitações. Conhecendo melhor o cliente, torna-se mais fácil, por exemplo, saber o que fazer para aumentar a fidelização e volume de faturação por cliente. Por outro lado, contribui para uma melhor e mais eficiente gestão de pedidos e de stocks, controlo de prazos, rigor na entrega dos produtos ou serviços e maximização da experiência de compra do cliente.

Vários sistemas ERP incluem funcionalidades de gestão do relacionamento com os clientes e restantes necessidades de front-office. Num contexto tão competitivo como o atual, a qualidade da interação com o mercado é crucial para o bom desempenho de qualquer negócio, sobretudo em áreas como a logística e a distribuição.

Maior eficiência operacional

O uso do ERP pode ajudar as empresas a aumentar a sua eficiência operacional. Grosso modo, tudo o que sejam procedimentos repetitivos são passíveis de ser eliminados com o uso deste tipo de software, da mesma forma que é possível reduzir consideravelmente a quantidade de dados que devem ser inseridos manualmente. A recolha de dados pode ser muito mais eficiente e direta e é possível fazer a consolidação de operações diárias. Estas e outras vantagens operacionais podem ser obtidas seja qual for o setor de atividade em causa. 

Benefícios como automatização de procedimentos, assim como a realização mais célere de um conjunto de tarefas, contribuem para a canalização de recursos para outras funções e atividades mais geradoras de valor e para um aumento da produtividade.

Fazer boas escolhas

Uma vez identificadas estas e outras vantagens de um sistema ERP e tomada a decisão de investimento, há que encontrar um software que corresponda às necessidades concretas do negócio. Até porque este é um tipo de ferramenta que deixou já de ser algo apenas ao alcance das grandes empresas. Seja qual for a dimensão da organização, há soluções com custos distintos e que se adequam a cada tipo de negócio.

É, por isso, importante realizar uma boa prospeção de mercado sobre as opções disponíveis e escolher uma que se adeque às necessidades da empresa, atendendo a fatores como o preço e as opções de licenciamento, a escalabilidade do negócio e os meios de rentabilização do investimento e as qualificações e formação dos colaboradores para implementar corretamente e otimizar o ERP.

Apesar do investimento necessário à instalação deste tipo de software, as vantagens são, de facto, muitas e prometem, se bem utilizadas, trazer um bom retorno para as empresas.  Há ainda que ter em conta que, quanto mais um negócio for crescendo, mais complexos tendem a tornar-se os procedimentos e mais desafiante será o controlo e gestão da atividade. A qualidade e eficiência operacionais serão ainda mais determinantes para garantir o bom desempenho e evolução da empresa e mais importantes as ferramentas que ajudam os negócios a avançar no bom caminho.