Automação nas empresas: um passo no caminho para o futuro

A conectividade e a convergência de novas tecnologias, associada ao potencial da internet-das-coisas, aos modelos de negócio atuais e aos modelos de negócio do futuro, irá desencadear todo um potencial de automação que pode mudar a maneira como vivemos, como comunicamos e como conduzimos os nossos negócios.

Ao longo dos anos, o Homem sempre tentou encontrar formas de facilitar o seu trabalho, que melhorem a sua produção, seja ao nível da qualidade, seja da capacidade produzida.

Hoje, sabemos que existe um aumento expressivo de dispositivos com ligações à Internet. Este facto permite que se consiga, não só automatizar processos e atividades, mas também monitorar e agir em tempo real, tendo em conta as alterações de contexto que vão surgindo.

A automatização é uma realidade proveniente do passado e com uma expressão cada vez mais forte para o futuro. Esta realidade é no momento em que vivemos um desafio e, ao mesmo tempo, uma oportunidade de negócio para o qual as empresas têm de se preparar.

A competitividade está cada vez mais assente na capacidade para colocar no mercado, produtos e serviços com qualidade a preços competitivos, utilizando recursos de forma eficiente. Esta competitividade que a tecnologia tornou tão global, impõe desafios às empresas, e às pessoas que desenvolvem produtos e serviços. Para fazer face aos desafios da competitividade, a flexibilidade, a melhoria contínua e a inovação devem ser orientadas e focadas para a resolução de problemas reais das pessoas e das sociedades como um todo.

Sabemos que 45% das atividades efetuadas e pagas a indivíduos são passiveis de serem automatizadas. Por isso, a importância de automatizar processos tornou-se ao longo dos últimos tempos, quase obrigatória para que as empresas consigam alcançar níveis de entrega eficientes e padronizadas. A automação e utilização de tecnologia permitem: 1) evitar erros operativos, 2) otimizar o fluxo de atividades e 3) promover a redução de custos.

“Automation is solving the problem once

and then putting it on autopilot.”

Michael S. Hyatt – Escritor de Liderança Inglês

O que é a automação e quais os seus benefícios para as organizações?

Automação é um sistema, como o nome diz, automático que age, monitoriza e verifica a forma de funcionar, efetua uma monitorização constante ao processo e introduz as correções necessárias automáticas sem a necessidade de interferência de seres humanos.

Independentemente do tipo de automatização, indústria ou mesmo área de negócio alguns dos benefícios de automatizar processos passam por:

1. Aumentar a eficiência operacional, a automação permite reduzir o tempo, o esforço, o custo e ao mesmo tempo, reduzir a quantidade de erros manuais.
2. Economizar tempo, todas as tarefas que são passiveis de serem repetidas devem ser automatizadas por forma a serem concluídas mais rapidamente.
3. Aumentar a qualidade e a consistência, automatizar processos, garante resultados semelhantes e com uma qualidade elevada. Tarefas realizadas de forma idêntica e sem erro humano. Se existirem erros, quando se altera o processo, todos os erros são corrigidos.
4. Aumento da satisfação dos colaboradores, quando existem tarefas manuais “aborrecidas” e muito exigentes, a automação permite que as pessoas se dediquem a atividades mais prazerosas, o que aumenta a sua satisfação.
5. Aumento da satisfação do cliente, uma vez que os colaboradores se dedicam a atividades que lhes dão mais prazer, acabam por ter mais disponibilidade para se concentrarem num atendimento ao cliente com mais qualidade.

Sabemos que a automatizar reduz a complexidade, retira o fator humano das tarefas rotineiras e permite que as pessoas se foquem naquilo que são efetivamente boas e podem criar valor. A automatização leva as organizações a fazerem uma introspeção sobre os seus processos e a criar mecanismos de monitorização e eficiência. Este é por si só um aspeto positivo que a automação traz às organizações: a eficiência.

“Let’s go invent tomorrow instead of worrying

about what happened yesterday.”

Steve Jobs – Co-fundador Apple

Nos dias que correm, a automação não é uma mais-valia, mas sim uma necessidade que permite às empresas posicionarem-se no mercado. A decisão não passa por automatizar ou não, uma ou várias partes do negócio, mas sim que tipo de automação podemos aplicar, quais os benefícios e riscos que podemos ter.

Atualmente, as organizações podem aplicar 3 tipos de automação:

O Business Process Automation (BPA), que passa pela utilização de aplicações que executam tarefas recorrentes e substituem o esforço manual. Normalmente, o BPA passa por criar atividades encadeadas automáticas que dão resposta a fluxos de processos e não só a uma tarefa individual. Existe software que automatiza a gestão e disponibilização de relatórios financeiros, processos de recursos humanos, atividades de marketing, gestão comercial e mesmo fluxos de trabalho, entre outros.

O Robotic Process Automation (RPA), passa pela utilização de software, muitas vezes chamados de robots, que automatizam atividades manuais, repetitivas e baseadas em regras. Permite resolver problemas sem a interrupção de atividades e não necessita de acompanhamento e supervisão humana ao contrário de outros métodos de automatização. O RPA auxilia as empresas em atividades como: 1) Processamento de pedidos, 2) envio de notificações, 3) atualização de perfis, 4) efetuar cálculos complexos, 5) operar aplicações, 6) monitorar tarefas já automatizadas, entre outros. Encontramos alguns exemplos de RPA em situações como: Call centres, migração de dados, help-desks, aplicações de crédito.

O Intelligent Process Automation (IPA), é um processo que nasce da convergência do Robot process automation (RPA) com diferentes tecnologias de Inteligência Artificial (AI) para automatizar processos de negócio. O Intelligent Process Automation tem como objetivo elevar a automação a um grau de complexidade superior, criando ainda mais eficiência, reduzindo custos operacionais e aumentando a agilidade de forma transversal. Alguns exemplos de IPA passam por 1) novos e inteligentes sistemas de CRM que eliminam tarefas manuais; 2) controlo de inventário com a capacidade de automatizar toda a cadeia de valor da organização; 3) gestão da qualidade.

O desenvolvimento da tecnologia em paralelo com a evolução de processos automáticos tentam encontrar forma de responder à complexidade do mundo e a criação de modelos económicos e sociais que atualmente fazem parte das necessidades da sociedade.

A automação não pode ser considerada o santo gral das organizações, uma vez que a inovação e a criatividade são componentes imprescindíveis da evolução humana e de um mundo diferente do que temos hoje. Contudo, dá espaço à criatividade e aumenta a eficiência na produção. Este é o passo que governos, organizações, e pessoas têm de considerar rumo a um mundo eficiente, com menos erros e mais otimizado.