ChatGPT: 5 formas de os gestores de RH usarem o chatbot de IA agora

Conquistar um milhão de utilizadores nos primeiros cinco dias de vida significa transformar-se oficialmente na aplicação com a expansão mais rápida da história.

O que é afinal? Porque está a atrair tanta atenção?

E qual será o impacto para os gestores de RH e para as suas organizações?

Neste artigo vamos abordar as seguintes questões:

• O que é o ChatGPT?
• ChatGPT: o alarde é justificado?
• Os seus funcionários estão a usar o ChatGPT neste momento
• Que impacto terá o ChatGPT para os RH?
• O ChatGPT para elevar – não substituir – os RH
• ChatGPT: a resposta da aplicação
• Como podem os RH usar o ChatGPT?
• Experimente o ChatGPT

O que é o ChatGPT?

Lançado em novembro de 2022 pela OpenAI, o chatbot de inteligência artificial (IA) baseia-se na linguagem de GPT (transformador generativo pré-treinado) que usa a aprendizagem profunda para criar respostas semelhantes às dos humanos a entradas de texto.

O que quer isto dizer em linguagem de leigos?

Bem, é como combinar o Google e a Alexa: é um guru privado, se quisermos, ao qual se podem fazer perguntas e que pode ser treinado para produzir um conjunto de conteúdos escritos, desde ensaios e guiões a piadas, canções e até música.

ChatGPT: o alarde é justificado?

O programa está a receber muita atenção porque todos o podem usar.

Em vez de o manter fechado a sete chaves enquanto os programadores continuam a fazer testes para o melhorar, a OpenAI disponibilizou o chatbot ao público, sem custos.

Isto significa que todos podem experimentar e tentar perceber o que o chatbot é capaz de fazer.

Os seus funcionários estão a usar o ChatGPT neste momento

Estima-se que 25 milhões de utilizadores acedam à aplicação todos os dias, por isso é provável que alguns dos seus funcionários estejam a utilizar o chatbot neste momento.

Aliás, mais de 40% dos profissionais já usaram o chatbot de IA no trabalho, incluindo para coisas como redigir currículos e cartas de apresentação, para codificação e para esboços de mensagens de correio eletrónico de vendas e de marketing. 

Não obstante, 68% admitem que usam o programa sem o conhecimento dos chefes. Isto sugere um grau de incerteza sobre o modo como as empresas podem entender o uso desta tecnologia no local de trabalho.

Levanta questões sobre a necessidade de os gestores de RH terem de considerar a elaboração de políticas em matéria de chatbots de IA que clarifiquem a gestão dentro da organização sobre o que é e o que não é uma utilização aceitável.

Que impacto terá o ChatGPT para os RH?

Se deixarmos a forma como os funcionários podem ou não estar a utilizar a tecnologia neste momento e nos concentrarmos no potencial desta IA para os gestores de RH e para as respetivas equipas, há numerosas utilizações para a tecnologia que apoiam as equipas de RH e que libertam tempo valioso. 

Desde ajudar os RH com perguntas dos funcionários até à redação de especificações sobre as funções, o chatbot de IA pode ajudar os gestores de RH com várias tarefas morosas manuais e de gestão de RH.

No entanto, o chatbot tem limitações.

Por exemplo, o ChatGPT não pode navegar pela Internet em busca de informação anterior a 2021. Também não pode determinar o que são notícias falsas ou dados e estatísticas inexatos, por isso todo o conteúdo produzido tem de ser verificado cuidadosamente por um humano.

O ChatGPT também não é o único chatbot de linguagem disponível.

Há outros em fases distintas de desenvolvimento e de utilização, desde os das pequenas empresas em fase de arranque como a Anthropic, com o Claude, a grandes atores como a Microsoft e a Google, com os seus respetivos chatbots: Bing e Bard.

O que é certo é que esta tecnologia veio para ficar.

Continuará a evoluir e, como toda a tecnologia de aprendizagem automática, irá crescer e produzir informação cada vez melhor e mais precisa.

O ChatGPT para elevar – não substituir – os RH

Ainda que os assistentes virtuais pareçam estar ainda na infância, mais de metade (51%) dos gestores de RH já utilizam alguma forma de assistência virtual no trabalho atualmente, concluiu uma pesquisa da Sage.

Não há dúvida de que a tecnologia, como o ChatGPT, se está a preparar para perturbar o mundo do trabalho, mas independentemente das qualidades da tecnologia, as pessoas não podem ser substituídas.

Tal como continuamos a perceber com os poderosos sistemas de RH e de Pessoal,  a excelente tecnologia é fundamental para as equipas de RH acelerarem os processos, diminuírem o tempo investido em tarefas administrativas e facilitarem a vida das pessoas, para que estas possam concentrar-se nas tarefas em que acrescentam valor.  

ChatGPT:  A resposta da aplicação

Ficaria a faltar algo se não perguntássemos ao ChatGPT de que forma este pode ajudar os RH, por isso testámo-lo e perguntámos: “O ChatGPT é bom ou mau para os gestores de RH? Responda numa frase.”

O chatbot respondeu: “O ChatGPT pode ser benéfico para os gestores de RH, já que pode agilizar processos, melhorar a comunicação e reforçar a experiência dos funcionários, mas deve ser usado em combinação com as competências e o discernimento dos humanos.”

Como podem os RH usar o ChatGPT?

Atualmente, os gestores de RH deveriam estar em modo de descoberta, a experimentar e a brincar com o ChatGPT para tentarem perceber como este os pode ajudar com alguns aspetos das respetivas funções.

O ChatGPT não irá certamente substituir ou replicar muito do importante trabalho que os RH levam a cabo, até o próprio reconhece.

Há um nível humano que continuar a ser necessário para a verificação do sentido e para perceber qual é a melhor forma de usar a informação que o ChatGPT produz, mas este pode transformar-se num recurso vital na caixa de ferramentas de qualquer gestor de RH.

Apresentamos a seguir cinco formas de os gestores de RH testarem o uso do ChatGPT:

1. Acelerar o trabalho administrativo de recrutamento

65% dos profissionais de RH dizem que levam duas ou mais horas a redigir a descrição de uma função a partir do zero e que demoram em média sete dias a avaliar as candidaturas e currículos dos candidatos. O ChatGPT pode aliviar algum deste fardo.

Pode fornecer as competências exigidas para uma determinada função ao ChatGPT e pode até pedir uma lista de palavras-chave para incluir num anúncio de trabalho que lhe garanta os melhores resultados.

O chatbot também pode enumerar perguntas específicas para a fase de entrevistas para uma determinada função, o que lhe permitirá investir tempo relevante noutras iniciativas estratégicas.

Começando com o sistema de RH e de Pessoal certo e usando-o a par de software como o ChatGPT, pode tornar o seu processo de recrutamento integrado do princípio ao fim. 

2. Apoiar o envolvimento dos funcionários

Antes da pandemia, o envolvimento e o bem-estar estavam a aumentar globalmente há quase uma década. Mas agora estagnaram, de acordo com o último relatório da Gallup sobre o Estado dos locais de trabalho por todo o mundo.

Com apenas 21% dos trabalhadores a dizerem-se envolvidos no local de trabalho e com apenas um terço a afirmar que o seu bem-estar geral é muito bom, continua a ser crucial verificar regularmente como andam os seus funcionários.

O ChatGPT pode ser usado pelos gestores de RH para criar as perguntas certas a fazer aos funcionários em inquéritos de satisfação e pedidos de opinião que depois podem introduzir no seu sistema de RH e de Pessoal para publicar o inquérito e todo o conhecimento útil que dele possa resultar.

3. Criar e atualizar políticas

Criar políticas é uma tarefa demorada e intensiva. O ChatGPT pode ajudar os gestores de RH a poupar tempo nesta área ao dar exemplos de políticas que estes podem depois adaptar à sua organização.

Alguns especialistas sugerem que pode instruir o ChatGPT para “escrever uma política de trabalho híbrida” para a sua organização, mas esta não terá a profundidade de conhecimento sobre o seu negócio ou não terá acesso aos recursos relevantes que um gestor de RH da empresa tem.

Não obstante, este criaria um bom modelo básico de uma política de trabalho híbrida, à qual poderia depois dar consistência e que poderia personalizar para ir ao encontro das necessidades da sua organização.

O que por sua vez reduziria o tempo necessário à elaboração da política.

4. Contribuir para a diversidade e inclusão

Na nossa pesquisa recente, 22% dos gestores de RH afirmaram que a diversidade, a igualdade e a inclusão (DEI) eram prioridades. Poderá, assim, ser proveitoso testar de que forma o ChatGPT pode ajudar com as estratégias de DEI.

Se dividir as suas políticas e iniciativas de DEI em pequenos textos, poderá facilmente introduzi-los no ChatGPT para que este funcione como um segundo par de olhos e para garantir que o texto que produziu é tão inclusivo quanto possível. 

Poderá também alimentar o chatbot com outro conteúdo, como especificações sobre certas funções, para garantir que estas são adequadas.

No entanto, a tecnologia é tão boa quanto a informação que é introduzida pelos humanos, por isso é importante não esquecer isso se estiver a considerar usá-la para este fim.

O universo DEI precisa sempre de um toque humano, por isso leia quaisquer respostas que receba do ChatGPT cuidadosamente e adapte-as, para que reflitam o que quer dizer enquanto organização.

5. Responder a simples perguntas dos funcionários

O ChatGPT está concebido para ser um “assistente de RH virtual”, já que consegue sinalizar qualquer informação publicamente disponível de forma rápida e precisa.

O chatbot de IA pode ser treinado para fornecer respostas a perguntas-padrão dos funcionários em matéria de RH, que poderá depois recolher e agrupar por tema, para poder responder com a informação relevante e evitar a duplicação de esforços ao responder à mesma pergunta múltiplas vezes.

Se perceber que estas perguntas surgem constantemente, poderá criar uma secção de perguntas frequentes no sistema de RH e Pessoal, para partilhar esta informação com os funcionários facilmente.

Experimente o ChatGPT

95% dos gestores de RH disseram-nos que os RH são muito trabalhosos e quase três quartos (73%) afirmaram que a equipa de RH se concentra sobretudo no processo, segundo o nosso estudo.

Assim, a melhor forma de se antecipar ao ChatGPT é mergulhar nele e experimentá-lo, para perceber de que forma este pode ajudar a sua equipa de RH a poupar tempo.

Ainda que as respostas que o programa produz precisem de ser trabalhadas para se adaptarem à sua organização, se puder depender mais da tecnologia como os chatbots de IA para fazer algum do trabalho pesado, os RH poderão ter mais tempo disponível para se concentrarem em iniciativas mais estratégicas.