Assistentes virtuais: os novos membros da equipa

Quando se reflete sobre os efeitos da pandemia, e sobretudo sobre as lições que o mundo dos negócios pode retirar do atual contexto, é difícil encontrar uma área nas empresas onde não tenha existido algum tipo de impacto. Uma delas promete ser a externalização de tarefas através dos assistentes virtuais.

A necessidade de recorrer ao teletrabalho provou que trabalhar à distância não tem menos valor do que fazê-lo presencialmente e que existem vantagens tanto para os colaboradores como para as empresas. Esta constatação está a fazer com que estas abracem, com maior facilidade e abertura, a externalização de funções como o trabalho administrativo ou a comunicação, fazendo uso, precisamente, das benesses do trabalho remoto. Em alguns países, os assistentes virtuais no mundo empresarial já são muito utilizados, mas em vários outros, como é o caso de Portugal, ainda não são uma prática comum. A pandemia pode muito bem ser o ‘trigger’ que vai mudar essa realidade.

Um assistente virtual é alguém contratado pelo número de horas que a empresa identifica como necessárias e para tarefas específicas. Um quadro de uma empresa acarreta um número considerável de custos fixos como o salário ou as contribuições para a segurança social e impostos. É evidente que, para muitas funções, estes quadros são fundamentais e constituem um pilar fundamental de tantos negócios. Mas saber avaliar que tarefas exigem esse tipo de compromisso com a empresa – e, portanto, compensam o investimento – e quais podem ser externalizadas constitui uma mais-valia para qualquer negócio. E a verdade é que a sofisticação e qualidade que o trabalho remoto atingiu abre novas possibilidades às empresas.

Um bom assistente virtual será aquele que é capaz de libertar a empresa e os recursos humanos da mesma de um conjunto de tarefas administrativas e de marketing digital que não são ‘core’ para o negócio, entre várias outras, com autonomia e capacidade de execução de tarefas sem necessidade de acompanhamento constante. E, mais importante do que tudo isto, é crucial que entre a empresa e os assistentes virtuais se estabeleça uma verdadeira relação de confiança.

Este assistente virtual pode também, para determinado tipo de trabalhos e necessidades da empresa, não ser uma pessoa, mas, em vez disso, um assistente virtual inteligente, tirando partido das vantagens da inteligência artificial ou do ‘machine learning’, para dar apenas alguns exemplos.

Mas vamos por partes.

O que faz um assistente virtual?

Um assistente virtual pode realizar diferentes tarefas necessárias ao funcionamento de um escritório de forma remota, com recurso à Internet. Este serviço pode ser contratado pontualmente ou com alguma periodicidade, consoante o que for solicitado pela empresa, e sem ser necessário qualquer vínculo laboral.

Uma das principais áreas em que um assistente virtual pode apoiar uma empresa é na componente administrativa. Esta é fundamental ao funcionamento de qualquer negócio, mas pode significar um desperdício de recursos face ao que são as áreas de atividade estratégicas. Um assistente administrativo pode fazer a gestão de contactos com stakeholders, nomeadamente via correio eletrónico, organizar agendas ou arquivos digitais, realizar a gestão e inserção de dados, gerir a faturação ou mesmo fazer receção virtual.

Outra área relevante é a do marketing digital. Um assistente virtual pode, por exemplo, apoiar na criação e gestão de contas em redes sociais, gerir conteúdos online, fazer pesquisas na Internet, gerir anúncios em redes sociais, criar ‘landing pages’ ou fazer geração de leads.

Na área dos conteúdos, os assistentes virtuais podem prestar serviços como a criação de relatórios, processamento de texto, transcrição e edição de texto, criação de documentos empresariais e institucionais, entre outros.

Consoante o tipo de competências pretendidas, assim pode fazer sentido o recurso a pessoas ou à inteligência artificial, sendo certo que esta última é ainda pouco frequente no mundo dos negócios (para este tipo de necessidades, entenda-se). No entanto, pode ser útil, por exemplo, na automatização de tarefas, deteção de falhas, centralização e análise eficiente de dados, controlo de prazos ou programação de alertas, entre várias outras possibilidades.

Para as empresas, a utilização deste tipo de ferramenta pode representar poupança de custos, maior flexibilidade na gestão de recursos (consoante o momento do mercado e as necessidades existentes), uma gestão mais eficiente e uma maior produtividade e canalização de recursos para o que é, de facto, ‘core’ e gerador de cash-flow para uma empresa.