Uma política de teletrabalho pode aumentar os seus lucros

Está preparado para a emergência de um modelo de «teletrabalho»? Ainda que nem todos os funcionários possam trabalhar nesses moldes, muitos podem e continuarão a fazê-lo mesmo quando a pandemia da COVID-19 começar a desaparecer. E os seus? Será que devem?

Esta é uma boa altura para rever o seu plano de negócios à luz dos desafios atuais e para procurar inspiração nas decisões corajosas e tensas tomadas por gestores de negócios bem-sucedidos.

Algumas razões potencialmente convincentes poderão levá-lo a permitir, ou mesmo a encorajar, que certos funcionários trabalhem remotamente. Terá de personalizar uma abordagem equilibrada que funcione para si e para os seus funcionários.

Ao mesmo tempo, há recursos tecnológicos poderosos a chegar ao mercado para assegurar os requisitos de comunicação e de segurança inerentes a este mundo laboral em evolução. Estes incluem sistemas de RH com base na cloud, adaptados para apoiar o modelo de trabalho remoto, bem como um conjunto de outros dirigidos mais para as necessidades de comunicação, de colaboração e de produtividade dos trabalhadores remotos.

De acordo com estudos feitos pela Global Workplace Analytics (GWA), 82% dos funcionários que trabalham remotamente devido à pandemia afirmam querer continuar a fazê-lo pelo menos uma vez por semana, e apenas 3% dizem não ter nenhum desejo de trabalhar remotamente. O «Calculador de Poupança do Teletrabalho» da GWA estima poupanças de cerca de 11 mil dólares anuais por cada funcionário que trabalhe remotamente uma média de dois a três dias por semana.

Potenciais benefícios do teletrabalho

Apresentamos em seguida cinco fatores que conduziram a essa estimativa, tal como apresentados no relatório da GWA:

1. Aumento da produtividade:Para os «trabalhadores das áreas do conhecimento» a produtividade é uma função do tempo, energia e saúde. O modelo de teletrabalho poderá otimizar estas variáveis, ao limitar as distrações do local de trabalho, o desconforto físico (escritórios demasiado frios ou quentes), deslocações casa-trabalho muito longas, preocupações sobre a pouca atenção dada a alguns membros da família, regras de trabalho «demasiado restritas» e outras preocupações.
2. Custos do escritório reduzidos:Os requisitos de espaço de escritório (e as rendas) podem ser reduzidos se substituirmos locais de trabalho individuais fixos por «um conjunto de áreas que podem ser reservadas ou ocupadas a qualquer momento e que são construídas para facilitar a colaboração, o trabalho em equipa, a socialização, a renovação e a concentração».
3. Redução do absentismo:Quando trabalham remotamente, os funcionários podem ser capazes de trabalhar mesmo quando não se sentem suficientemente bem ou quando estão demasiado contagiosos para irem trabalhar, estão expostos a menos colegas doentes (e, como tal, são mais saudáveis) e conseguem gerir compromissos sem terem de tirar um dia inteiro, e por aí fora.
4. Continuidade do negócio:Os funcionários essenciais estão mais bem equipados para manter as operações em funcionamento numa situação de desastre quando os seus trabalhos podem ser realizados fora do escritório.
5. Rotatividade de funcionários reduzida:A rotatividade pode descer quando os trabalhadores se sentem mais satisfeitos com os seus trabalhos por terem mais liberdade para escolher onde trabalham. Além disso, o modelo de trabalho remoto «expande o banco de talentos disponível além das barreiras geográficas» e «pode ajudar a travar a fuga de cérebros ao permitir que os mais velhos trabalhem de forma mais flexível», sugere o relatório.

A soma das poupanças para o empregador estimadas em cada categoria é de cerca de 12 mil dólares, ao passo que os novos custos, sobretudo no que concerne as TI e o mobiliário necessário para equipar escritórios de trabalho remoto, estão estimados em cerca de mil dólares, numa base amortizada, o que resulta numa poupança de 11 mil dólares anuais por trabalhador. Mesmo que seja apenas metade disso, pode valer a pena mudar a sua política de trabalho.

Para a estimativa dos custos, a GFA estima que o empregador cubra o custo de um portátil de 15 polegadas com uma câmara, um monitor separado, uma estação de ancoragem e um teclado. A maioria dos empregadores entrevistados que adotaram o modelo de trabalho remoto absorvem estes custos no caso dos funcionários que trabalham remotamente pelo menos três vezes por semana.

Os benefícios adicionais do teletrabalho a partir da perspetiva do empregador variam, mas podem incluir poupanças nas despesas de deslocação, ter mais tempo livre por ausência dessas deslocações e um maior bem-estar geral.

Desvantagens do teletrabalho

Algumas pesquisas sobre as tendências do teletrabalho dependem sobretudo de relatórios de empregadores com uma grande proporção de trabalhadores que podem ser produtivos ao mesmo tempo que trabalham remotamente. «As desvantagens do teletrabalho», um relatório recente do American Enterprise Institute (AEI), como o nome indica, aponta para alguns fatores negativos. Estes podem incluir a ausência de barreiras entre o trabalho e a vida familiar, menos laços sociais e menos comunicações informais entre trabalhadores e uma sensação de perda de segurança laboral.

Outras potenciais desvantagens citadas no relatório incluem:

• A falta ou perda da cultura organizacional,
• Complicações na gestão de uma força de teletrabalho,
• Dificuldade na adaptação de políticas de teletrabalho a algumas necessidades dos negócios e dos trabalhadores,
• Aumento da exposição a riscos de segurança, e
• Danos para a força de trabalho não remota.

No entanto, o estudo reconhece que os desafios associados com os mecanismos do teletrabalho foram nomeados antes de muitos empregadores terem adotado por completo as soluções mais recentes no que toca às soluções de seguranças com base em tecnologia que permitem que «as equipas marquem reuniões, partilhem ecrãs e que tornam a comunicação virtual mais interativa do que as ferramentas antigas.»

Além disso, o relatório nota que quando os trabalhadores começaram por ser forçados a trabalhar remotamente devido à pandemia, muitos experimentaram um stress que prejudicou a produtividade devido às obrigações de isolamento social e ao medo de contrair a doença. No período pós-pandémico, esses fatores não relacionados com o trabalho já não terão impacto sobre as atitudes e sobre o desempenho.

A estratégia de trabalho remoto da sua empresa poderá não ser a que funciona noutras empresas. Como o estudo da AEI conclui, «as organizações que melhor aproveitam estes modelos são as que experimentam alguns modelos e optam por programas que equilibram as necessidades das organizações e dos funcionários».