Nove passos para implementar o teletrabalho na sua empresa
Analisámos como poderia ser a experiência de teletrabalho amplamente generalizado como resposta ao Covid-19 e, como empresa tecnológica que está a facilitar o dos seus Colaboradores dos escritórios de Lisboa e Porto, oferecemos conselhos para a sua implementação nas PME. A planificação é uma das chaves do sucesso na superação de situações de crise Das […]

- A planificação é uma das chaves do sucesso na superação de situações de crise
- Das decisões acertadas e dos erros poderão advir ensinamentos organizacionais e tecnológicos de grande alcance para o futuro laboral, durante esta experiência
- Como empresa tecnológica, a Sage conta desde já com planos para incentivar o teletrabalho de forma habitual, favorecendo a conciliação, e garantindo que 100% do seu pessoal possa trabalhar remotamente
- O ideal seria tê-lo definido antes desta crise, já que teria servido perante esta e qualquer outro evento semelhante: catástrofes, distúrbios, etc. A maioria das PME não tem e deve redigi-lo o mais rapidamente possível.
- Deve prever o que fazer perante todos os aspetos referidos nos pontos seguintes e constituir um guia de ação, não apenas para decisões que digam respeito à equipa de direção, mas também para orientar como esta deve relacionar-se com os trabalhadores e com outras partes externas interessadas – como clientes, fornecedores, parceiros, administração, etc.
- Uma das vantagens do teletrabalho é que não necessita de equipamentos nem dispositivos sofisticados.
- No entanto, é importante que cada colaborador trabalhe com as soluções e aplicações mais úteis para a situação.
- Por exemplo, dispor de soluções de gestão online ou na cloud é altamente colaborativo e podemos controlá-las a partir de qualquer lugar.
- O objetivo do plano deve ser minimizá-las. É preciso fazer uma avaliação, no início do plano, de todas as tarefas que poderão ser feitas remotamente e estudar se podem ser executadas fisicamente ou se terão de ser abandonadas.
- Neste último caso, há que analisar o impacto nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas.
- As previsões de impacto traduzem em euros e em circunstâncias concretas os problemas que prevemos durante o processo
- Por experiência, formação e competências, cada colaborador terá uma capacidade para enfrentar o processo.
- Há que seguir mais de perto aqueles que têm mais responsabilidade, mas que prevemos que vão encontrar mais dificuldades com o teletrabalho.
- Pode ser conveniente que alguém se encarregue de os guiar de forma personalizada durante o processo de implementação do teletrabalho.
- Serão necessários para analisar se se avança na experiência do teletrabalho.
- Devem ser objetivos, simples de interpretar, fáceis e continuamente acessíveis e informativos da forma de enfrentar as tarefas e o desempenho dos trabalhadores envolvidos.
- Será necessário adiar muitos encontros e talvez alguns serviços devam ser prestados ou recebidos de forma diferente.
- É necessário fazer um esforço de agenda e também de comunicação.
- A comunicação é um dos grandes desafios de qualquer experiência urgente de teletrabalho.
- A transferência do plano para os trabalhadores dar-nos-á um feedback que, nalguns casos, implicará alguns retoques e o regresso a alguns dos passos anteriores.
- É importante delinear um fluxo adequado de informações, saber quando transmitir cada parte do plano que os colaboradores deverão receber e quem e como será comunicado.
- A experiência de teletrabalho inicia. Os indicadores devem orientar-nos no controlo que permite saber se o estamos a fazer bem ou não.
- A partir daí, é preciso estudar os desvios e propor medidas de correção.
- Se elaborarmos bons indicadores, a aplicação do teletrabalho será muito mais organizada e objetivamente orientada
- É preciso planificar o regresso à situação normal. É possível querermos que algumas das tarefas realizadas em teletrabalho que tenham tido sucesso continuem a ser executadas à distância.
- De qualquer forma, volta a ser muito importante o reajustamento de processos e de comunicação com as diferentes partes interessadas.
- Qual foi o impacto da crise, e em que medida o teletrabalho contribuiu ou não para moderá-lo.
- Como se comportou a nossa empresa em comparação com os seus concorrentes diretos, durante a crise.
- Os ensinamentos que o episódio trouxe sobre a aplicação do teletrabalho à nossa empresa e sobre a robustez da organização face a situações de crise.
- Saúde. Se as empresas tomam uma medida deste tipo é, em primeiro lugar, porque consideram que pode contribuir para que a doença se propague menos entre os seus colaboradores. Além disso, tentam contribuir com o seu grão de areia para controlá-la a nível do conjunto da população.
- Pessoal imprescindível. Se uma pessoa for contagiada, é mais provável que o mesmo aconteça àqueles que colaboram fisicamente com ela. Nalguns casos, pode alastrar e afetar muitos funcionários ao mesmo tempo, o que pode gerar um constrangimento importante. Com o teletrabalho, as probabilidades de colapso de uma secção, fábrica ou escritório completos diminuem.
- Continuidade. Não se pretende apenas evitar baixas médicas, mas também o medo do contacto. A confiança perdida pode ser restaurada e muitos encontros podem ser marcados telefonicamente, em vez de serem cancelados ou adiados.
- Organização. O coronavírus pode ser o empurrão que muitas empresas precisam para enfrentar os desafios organizacionais do teletrabalho. Não é uma solução simples, mas permite ter, em contrapartida, avanços na depuração de processos e digitalização.
- Impulso tecnológico. O teletrabalho é muito mais simples do que um ambiente no qual se usam soluções informáticas colaborativas. O facto de se transformar numa necessidade durante uns dias pode ser o trunfo para se convencer de que as ferramentas da sua empresa devem ser modernizadas.
- Ocorrência de erros. O Covid-19, como qualquer outra situação de catástrofe, gera o ambiente perfeito para se cometerem muitos erros. Deles, podemos retirar lições valiosas para implementar futuras experiências de teletrabalho.
- Sobrerreação. Dependendo do contexto, o teletrabalho devido ao Covid-19 pode ir de uma ação responsável a um excesso. Pode contribuir para a geração de desconfiança, medo e sensação de perplexidade. É muito importante saber em que momento é preciso tomar a decisão, sem pressas nem demoras injustificadas.
- Possível ineficácia. Um menor contacto físico laboral poderá gerar outro tipo de exposições ao vírus. Um exemplo disso poderá ser a dos respetivos ambientes familiares.
- Falta de preparação. Sendo o teletrabalho uma das opções mais difundidas de smart working, talvez as empresas que ainda não o praticam não o tenham feito porque não sabem como resolver os seus desafios (estilos de liderança, gestão da confidencialidade, desafios tecnológicos, disponibilidades horárias, inserção nos processos, aceitação pelos clientes, síndrome do pijama, etc.).
- Deterioração da cultura digital. Se o teletrabalho for uma má experiência, pode-se gerar, entre os colaboradores, um má predisposição ao uso de tecnologias digitais para a colaboração com pessoas que se situam em diferentes lugares.