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Cibersegurança nos gabinetes de contabilidade: checklist para proteger os dados dos clientes

Cibersegurança nos gabinetes de contabilidade: veja como proteger dados dos clientes, controlar acessos e responder a incidentes.  

Publicado em Outubro 23, 20267 minutos de leitura Partilhar

Se alguém entrasse hoje no email ou num computador do seu gabinete, a que dados dos clientes teria acesso?

A cibersegurança exige saber onde estão esses dados, quem lhes acede e como reagir perante um incidente.

• Reveja acessos, dispositivos e autenticação.
• Centralize a documentação e teste as cópias de segurança.
• Defina antecipadamente o que fazer perante um incidente.

Um gabinete de contabilidade concentra informação fiscal, financeira e pessoal de várias empresas. Pode incluir NIF, salários, IBAN, faturas, demonstrações financeiras e credenciais de acesso.

Por isso, a digitalização da informação deve ser acompanhada por controlo. A nova Lista de Verificação de Cibersegurança da OCC/EFAA, publicada em julho de 2026, foi criada precisamente para apoiar esta avaliação em gabinetes e sociedades de contabilidade.

Índice do post

Governação: quem é responsável pela cibersegurança?

A cibersegurança não deve depender apenas do responsável informático. Mesmo num gabinete pequeno, a direção deve definir quem acompanha os riscos e coordena a resposta perante um incidente.

Identifique também os sistemas, os dados críticos e os fornecedores tecnológicos envolvidos. Além disso, estabeleça um procedimento para rever e retirar acessos sempre que um colaborador entra, muda de funções ou sai do gabinete.

Registe quando foram revistas pela última vez as medidas implementadas. Repita este diagnóstico pelo menos uma vez por ano e sempre que exista uma alteração relevante, como a adoção de um novo sistema ou a entrada ou saída de uma pessoa-chave.

Acessos: confirme quem consegue ver os dados dos clientes   

Cada colaborador deve ter uma conta individual e apenas com as permissões necessárias. 

Por outro lado, reveja também contas de administradores, acessos partilhados e credenciais de antigos colaboradores.

Adicionalmente, a autenticação multifator acrescenta uma camada de proteção quando as palavras-passe são comprometidas. E isto deve ser especialmente considerado nas contas com acesso a informação sensível.

Imagine, por mero acaso, que um colaborador saiu há duas semanas. Continua a conseguir entrar no email, arquivo ou plataformas do gabinete? Se a resposta for sim, existe uma grave falha a corrigir.

Dispositivos e cópias: conseguiria recuperar depois de um ataque?

Para além do exposto acima, atualizações, proteção antimalware e bloqueio automático devem fazer parte da sua rotina. O mesmo se aplica a computadores pessoais, smartphones, pens USB e equipamentos usados fora do gabinete.

Nas cópias de segurança, não basta perguntar se existem. Verifique o que é copiado, com que frequência, quem pode aceder e se existe uma cópia separada do ambiente principal.

Uma cópia de segurança nunca testada não garante recuperação. Por isso, faça testes periódicos para confirmar que consegue recuperar informação crítica e estimar quanto tempo demoraria, caso um ataque acontecesse.

Phishing: confirme pedidos que envolvam dados ou pagamentos

Como sabemos, o email é um dos pontos particularmente mais sensíveis num gabinete. Faturas, ficheiros, declarações, dados bancários e pedidos de clientes chegam diariamente por esta via.

Com o phishing, que chega também por email, um hacker pode tentar roubar credenciais importantes. Também pode procurar alterar IBAN, desviar pagamentos ou obter documentos através da personificação de um cliente.

Deste modo, se receber um pedido para enviar informação financeira para um novo endereço, confirme-o primeiro por outro canal. O mesmo deve acontecer perante alterações bancárias ou pedidos urgentes fora do padrão habitual.

A segurança depende, por outro lado, da formação dos colaboradores. Todos devem saber reconhecer mensagens suspeitas e comunicar rapidamente situações anormais. Por isso, aposte na formação.

Digitalização da informação: sabe onde está cada documento?

A digitalização da informação reduz a dependência do papel, mas também exige organização. 

Por exemplo, documentos espalhados por emails, pastas locais, pens USB e diferentes plataformas dificultam o controlo.

Assim, faça um teste simples: consegue identificar onde está cada documento de um cliente, quem pode aceder-lhe e qual é a versão correta?

Siga pelo caminho correto: centralizar a documentação permite reduzir a dispersão e tornar os acessos mais controláveis. O objetivo não é eliminar um canal específico, mas saber onde está a informação e quem lhe pode aceder.

Neste contexto, o Sage for Accountants, através do Arquivo Digital, permite receber e manter a documentação dos clientes centralizada e associada ao processo contabilístico. Desta forma, o gabinete reduz a dispersão da informação e controla melhor onde estão os documentos e quem pode aceder-lhes.

Cibersegurança não significa apenas impedir ataques. Significa também conseguir detetar, limitar e recuperar rapidamente quando algo corre mal. 

Incidente de cibersegurança: o que fazer nos primeiros 30 minutos?

Se um colaborador introduzir a palavra-passe num link de phishing, o gabinete deve saber imediatamente o que fazer.

Por outras palavras, deve existir um procedimento implementado para comunicar o incidente, bloquear ou proteger a conta afetada, rever acessos, isolar equipamentos quando necessário e contactar os responsáveis tecnológicos.

Também deve identificar que clientes podem ter sido afetados e conservar informação sobre o ocorrido.

Ainda mais grave, quando estiverem envolvidos dados pessoais, um incidente informático pode transformar-se num data breach. 

A CNPD indica que, quando exista risco para os direitos e liberdades das pessoas, a violação deve ser comunicada, em princípio, no prazo de 72 horas após o conhecimento. Mesmo quando não exista obrigação de notificar, a violação deve ser documentada.

Checklist de cibersegurança: quão protegido está o seu gabinete?

Área	Pergunta de controlo
Governação	Existe um responsável claro pela cibersegurança?
Utilizadores	Cada pessoa tem uma conta individual?
Acessos	Os antigos colaboradores perdem o acesso imediatamente?
MFA	As contas críticas usam autenticação multifator?
Dispositivos	Equipamentos e aplicações são atualizados regularmente?
Clientes	Cada colaborador acede apenas aos clientes necessários?
Documentos	Existe um local central para receber e conservar informação?
Backups	As cópias são feitas e a recuperação é testada?
Email	Pedidos anormais e alterações bancárias são confirmados?
Incidentes	Todos sabem quem contactar e o que fazer?
Continuidade	O gabinete conseguiria cumprir prazos após um incidente?

A checklist OCC/EFAA pode servir como ponto de partida para este autodiagnóstico. No entanto, a mesma não substitui uma auditoria de cibersegurança nem a avaliação de requisitos legais específicos.

A cibersegurança nos gabinetes de contabilidade começa por conhecer os dados, acessos e dependências críticas. Rever permissões, proteger dispositivos, testar backups, controlar o email e preparar incidentes transforma a segurança num processo de gestão contínuo. Com o Sage for Accountants, o gabinete pode ainda centralizar a documentação dos clientes e reduzir a dispersão da informação.

Perguntas frequentes

Como proteger os dados dos clientes num gabinete de contabilidade?

Controle acessos, utilize autenticação multifator, mantenha sistemas atualizados, faça cópias de segurança e centralize a documentação.

Que medidas de cibersegurança deve ter um gabinete de contabilidade?

Deve ter medidas de governação, controlo de acessos, proteção de dispositivos, cópias de segurança, segurança do email e resposta a incidentes.

Como evitar phishing num escritório de contabilidade?

Forme os colaboradores e confirme por outro canal pedidos sensíveis, alterações bancárias ou mensagens fora do comportamento habitual do cliente.

O que fazer após um ataque informático?

Isole o problema, proteja as contas afetadas, reveja os acessos, identifique os dados potencialmente expostos e avalie as obrigações de comunicação.

A proteção da informação também depende da forma como o gabinete organiza os documentos e trabalha com os clientes. Conheça o Sage for Accountants e descubra como centralizar a documentação contabilística e digitalizar processos num ambiente integrado. 

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