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Como transformar a sua organização através de medidas de eficiência e movimento estratégico

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Este é o caso de como uma empresa melhorou paulatinamente e se reinventou para enfrentar desafios internos e externos. Toda esta evolução aconteceu durante um período de escassez económica para que se pudesse tornar sustentável.

Internamente lutou por tornar os colaboradores e os seus processos com caraterísticas de alta performance, externamente adaptou-se, teve de se transformar para se posicionar num oceano azul e foi reduzindo as suas linhas de produtos que competiam em oceanos vermelhos.

Os dias passavam e o ambiente estava cada vez mais pesado, a área comercial preocupava-se em vender linhas de produtos muito diferentes e cumprir com os objetivos que lhe eram atribuídos. Andavam sempre numa correria, cada um tratava dos seus clientes, sempre preocupados com o lucro e não com o cliente! A dificuldade em vender os produtos tornava-se clara e era cada vez maior, a concorrência era feroz e a desilusão estampava-se no rosto dos comerciais a cada contacto que faziam. A somar a toda esta frustração, o processo de entrega era lento, as devoluções por avaria ou defeito eram cada vez maiores e a consequência era óbvia: os clientes estavam descreditados, a perder a confiança na organização e a procurar a concorrência.

 

Falta de foco

A organização apresentava-se no mercado com linhas de produtos muito distintas o que obrigava a processos de aquisição, desenvolvimento e distribuição completamente diferentes. Por sua vez, os seus colaboradores tinham pouco espaço para se especializarem numa única linha de produção o que aumentava a insegurança e o desconforto, quando surgia alguma situação fora do habitual.

Falta de fluxo

As áreas da organização debatiam-se para responder às solicitações umas das outras, para conseguirem desenvolver as atividades que lhes eram solicitadas. Muitas vezes, tinham dependências e deixavam as tarefas de lado à espera de uma resposta outras vezes continuavam as tarefas, prejudicando a qualidade da entrega, sabendo de antemão que teriam de voltar a resolver o que não foi resolvido. Em qualquer dos casos era uma perda significativa de eficiência, e um aumento do custo. 

Falta de espírito de equipa

As pessoas esforçavam-se para fazer as entregas, preocupando-se com o desempenho pessoal e não o da equipa de trabalho o que por diversas vezes colocava-os em situações desagradáveis. Existiam constantemente pessoas à espera que as outras terminassem as tarefas, não existia um espirito de entreajuda para que a equipa tivesse sucesso e fosse mais eficiente. Os indivíduos trabalhavam individualmente e focavam-se nos seus objetivos pessoais. Era perceptível que um conjunto de pessoas não formavam uma equipa.

« A vida é uma aprendizagem diária, Afasto-me do Caos e sigo um simples pensamento: quanto mais simples melhor! »

José Saramago – Prémio Nobel da Literatura

A administração e a direção estavam a começar a ficar desesperados, as vendas estavam a descer, o número de clientes estava a diminuir, as reclamações estavam a aumentar. Já tinham tomado ações, tinham aumentado a força de vendas, tinham reduzido os custos das matérias-primas e alterado os contratos com os fornecedores, tinham aumentado os valores dos prémios aos comerciais se atingissem os objetivos. Nada parecia funcionar e o ambiente piorava a cada dia que passava.

Falta de entendimento e políticas

Os gestores reclamavam que os colaboradores não despachavam o trabalho, os colaboradores reclamavam que os gestores não davam as orientações necessárias para desenvolver as tarefas que tinham em mãos. Um dia era para fazer de uma forma e no outro dia era para fazer de outra forma. Ninguém se sentia satisfeito, todos reclamavam e ninguém tinha razão! Se tudo continuasse na mesma a empresa estava destinada ao caos!

A direção agendou uma reunião de emergência, durante a sessão e após discussões acesas entre a direção comercial, a direção de operações e a direção de desenvolvimento, o único consenso entre eles, era que tinham de mudar e transformar a empresa em algo diferente, de resto tudo discutia e ninguém se entendia!

Quando a certo momento o Administrador, que tinha estado um largo período ausente por doença, pede a palavra e diz:

Após esta conversa percebi que estamos perante vários problemas de fundo e teremos de os resolver um de cada vez.

  • Temos falta de foco na estratégia, nos produtos que comercializamos e nos canais que utilizamos para chegar aos nossos clientes;
  • Não estamos preocupados em satisfazer o cliente;
  • Falta-nos perceber o fluxo de trabalho e os tempos que levamos a terminar as tarefas desde que entram nas áreas até que saem delas;
  • Existem muitas tarefas a iniciar e poucas a terminar, levamos muito tempo a terminar as tarefas;
  • Temos muitas tarefas que necessitam de voltar a ser feitas devido a erros;
  • Atualmente temos grupos de pessoas a trabalhar em conjunto, não temos equipas;
  • Não existem políticas claras, visíveis aos olhos de todos que criem previsibilidade e deem confiança na forma de executar.

« It does not matter how slow you go, as long as you do not stop! »

Confucius – Filosofo Chinês

Esta empresa, mais do que mudar, de se transformar, necessita de evoluir e melhorar, uma melhoria de cada vez leva-nos à mudança. A mudança, por si só, pode levar-nos a uma situação diferente, mas não necessariamente a um lugar melhor!

Vamos começar a partir do ponto onde estamos, começar a melhorar com o que temos e não vamos fazer alterações bruscas. Este é um princípio do qual não posso abdicar, trará disponibilidade e confiança por parte de todos os colaboradores.

Vamos melhorar os processos internos, desenvolver as pessoas para gerar equipas, visualizar os fluxos de trabalho e diminuir as entregas com erros. Ao nível externo vamos criar uma oferta única, diferente, pensando na qualidade e nas necessidades dos clientes, vamos afastar-nos da concorrência.

Estas linhas orientadoras vão permitir que a médio-longo prazo os colaboradores se sintam orgulhosos de trabalhar aqui e os clientes se revejam na organização, que se tornem fiéis e leais à marca.

Nos próximos meses vamos seguir um processo de entregas faseadas, desenvolvendo e entregando os resultados à medida que vamos terminado e gerando valor, e para isso vamos fazer o seguinte:

Internamente:

  • Listar todos os problemas internos e externos;
  • Mapear e descrever as relações e dependências entre as áreas por linha de produto;
  • Criar regras, visíveis a todos, para aceitar e iniciar tarefas vindas de outras áreas;
  • Criar regras, visíveis a todos, para dar como finalizadas as tarefas em curso;
  • Medir a quantidade de tarefas e tempos de desenvolvimento;
  • Começar a terminar as tarefas e só depois iniciar novas tarefas;
  • Criar um grupo com 20% das pessoas da empresa que possam impulsionar as melhorias a identificar;
  • Criar equipas, aumentando as competências e tornando-as mais produtivas;
  • Desenhar um novo fluxo de trabalho por linha de produto.

Externamente:

  • Identificar quem são e qual é o tipo de clientes que se identifica com a organização;
  • Analisar os canais de comercialização e verificar quais são os preferenciais dos clientes;
  • Identificar quem são os concorrentes, qual a oferta e como a comercializam;
  • Recolher informação sobre eventos Políticos, Económicos, Sociais e Tecnológicos que possam influenciar o mercado, a empresa e os clientes;
  • Executar sessões de criação de ideias para melhorar os produtos;
  • Procurar parceiros que permitam criar alianças e sinergias.

Continua…

Não percam os próximos passos!